Phần mềm VIDAT có thể tự động hóa bảy nhóm công việc kế toán lặp lại nhiều nhất: hóa đơn điện tử, mua hàng, bán hàng, ngân hàng, kho – giá thành, tiền lương và tổng hợp báo cáo. Mục tiêu đúng của tự động hóa không phải “bỏ kế toán”, mà là để kế toán dành nhiều thời gian hơn cho kiểm tra, phân tích và tư vấn.
1. Tiếp nhận và kiểm tra hóa đơn điện tử
Thay vì tải từng hóa đơn rồi nhập lại, hệ thống có thể tiếp nhận dữ liệu hóa đơn điện tử, đọc thông tin người bán, mã số thuế, ngày chứng từ, mặt hàng và số tiền. VIDAT còn được thiết kế để đối chiếu dữ liệu hóa đơn với thông tin kê khai và trạng thái chứng từ.
Điểm kiểm soát của kế toán là hóa đơn sai thông tin, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, giao dịch không phục vụ hoạt động kinh doanh và trường hợp thời điểm ghi nhận kế toán khác thời điểm lập hóa đơn.
2. Nhập chứng từ mua hàng và gợi ý định khoản
Với hóa đơn mua vào, phần mềm VIDAT có thể nhận diện nhà cung cấp, phát hiện mã hàng đã có hoặc gợi ý tạo mới, phân loại hàng hóa dịch vụ qua kho hay không qua kho và đề xuất tài khoản hạch toán. Điều này giảm đáng kể thao tác gõ lại.
Quy tắc nên dùng là “máy gợi ý – người duyệt”. Kế toán cần kiểm tra thuế suất, điều kiện khấu trừ, kỳ hạch toán, bộ phận chịu chi phí và hợp đồng liên quan trước khi ghi sổ.
3. Nhập bán hàng, phiếu thu và theo dõi công nợ
Dữ liệu bán hàng có thể được chuyển thành chứng từ kế toán, đồng thời nhận diện mặt hàng trong kho và gợi ý định khoản. Khi có dòng tiền, hệ thống hỗ trợ tạo phiếu thu và đối trừ với công nợ khách hàng. Lợi ích lớn nhất là giảm tình trạng doanh thu, công nợ và dòng tiền nằm ở ba bảng khác nhau.
4. Xử lý sao kê ngân hàng
VIDAT hỗ trợ nhập giao dịch ngân hàng từ Excel hoặc PDF, nhận diện khách hàng, nhà cung cấp, gợi ý định khoản và đối trừ công nợ. Với doanh nghiệp có hàng trăm dòng sao kê mỗi ngày, đây thường là quy trình mang lại hiệu quả sớm nhất.
Cần thiết lập quy tắc cho nội dung chuyển khoản thiếu mã khách hàng, phí ngân hàng, lãi tiền gửi, khoản chuyển nội bộ và giao dịch treo. Không nên tự động ghi sổ mọi dòng tiền nếu chưa có cơ chế ngoại lệ.
5. Cân đối kho và tính giá thành
Đối với sản xuất, xây dựng và gia công, công việc khó không chỉ là nhập kho – xuất kho mà còn là liên kết vật tư với sản phẩm hoặc công trình. VIDAT có các chức năng cân đối nguyên vật liệu, hàng hóa, thành phẩm; tạo phiếu xuất kho; hỗ trợ tính giá thành sản phẩm và công trình.
Trước khi tự động hóa, doanh nghiệp phải chuẩn hóa đơn vị tính, mã vật tư, định mức và đối tượng tập hợp chi phí. Nếu danh mục đầu vào lộn xộn, phần mềm chỉ giúp xử lý sai nhanh hơn.
6. Chấm công, tính lương và hợp đồng lao động
Hệ thống có thể tạo bảng chấm công, bảng lương, tính thưởng KPI, hỗ trợ cân đối lương và soạn hợp đồng lao động. Để vận hành đúng, doanh nghiệp cần thống nhất quy chế lương thưởng, dữ liệu chấm công, mức đóng bảo hiểm và phân quyền xem thông tin nhân sự.
7. Chốt số liệu và lập báo cáo
Khi dữ liệu từ hóa đơn, ngân hàng, kho và lương đã được liên kết, bước tổng hợp trở nên nhanh hơn. VIDAT cung cấp báo cáo kế toán, công cụ tìm chứng từ, cảnh báo công việc, quản lý tiến độ và phân tích số liệu. Giá trị ở đây không chỉ là “in báo cáo”, mà là truy ngược được số liệu báo cáo về chứng từ nguồn.
Lộ trình triển khai an toàn trong bốn giai đoạn
- Đo hiện trạng: ghi lại số chứng từ, thời gian xử lý, số lỗi và thời gian chốt sổ.
- Chọn một luồng thí điểm: ưu tiên hóa đơn điện tử hoặc ngân hàng vì dữ liệu có cấu trúc.
- Thiết lập ngoại lệ và phân quyền: xác định trường hợp phần mềm dừng để kế toán xử lý.
- Mở rộng sau khi đo: chỉ đưa kho, giá thành và lương vào khi luồng thí điểm đã ổn định.
Khi nào chưa nên tự động hóa toàn bộ?
Doanh nghiệp chưa nên mở rộng nếu danh mục khách hàng – vật tư bị trùng, số dư đầu kỳ chưa đối chiếu, quy trình phê duyệt không rõ hoặc không có người chịu trách nhiệm dữ liệu. Hãy xử lý nền tảng trước, vì tự động hóa cần kỷ luật dữ liệu.
Xem chi tiết chức năng và đăng ký tư vấn tại trang phần mềm kế toán VIDAT. Nếu đã có ngân sách, đọc thêm cách chọn gói VIDAT theo ngành nghề.
Câu hỏi thường gặp về tự động hóa kế toán bằng VIDAT
Phần mềm VIDAT tự động hóa được những việc gì?
VIDAT hỗ trợ tự động hóa tiếp nhận hóa đơn, nhập mua bán, giao dịch ngân hàng, đối trừ công nợ, kho, giá thành, tiền lương và tổng hợp báo cáo.
Tự động hóa có thay thế hoàn toàn kế toán không?
Không. Hệ thống xử lý dữ liệu và gợi ý hạch toán, còn kế toán cần kiểm tra chứng từ, chính sách thuế, ngoại lệ và phê duyệt trước khi ghi sổ.
Doanh nghiệp nên bắt đầu tự động hóa từ đâu?
Nên bắt đầu từ quy trình có dữ liệu chuẩn và lặp lại nhiều nhất, thường là hóa đơn điện tử hoặc sao kê ngân hàng, rồi mới mở rộng sang kho và giá thành.
Bài viết mô tả khả năng theo hồ sơ sản phẩm VIDAT được đối chiếu ngày 28/07/2026. Phạm vi thực tế phụ thuộc gói, cấu hình và chất lượng dữ liệu đầu vào.
BÀI LIÊN QUAN
Quy trình đối chiếu hóa đơn, ngân hàng và kho trên VIDAT
Chi phí phần mềm kế toán VIDAT: Chọn gói theo ngành nghề
Phần Mềm Kế Toán Hộ Kinh Doanh Miễn Phí – Trung Tâm Kế Toán Việt Hưng
Phần mềm xử lý hóa đơn điện tử VI-VOICE
Chỉ dẫn các bước làm tờ khai thuế môn bài 2020 trên phần mềm HTKK
