Xử lý công nợ nhỏ lẻ – Kế toán theo dõi công nợ đòi hỏi phải theo dõi tỉ mỉ và chi tiết để có thể xác định được công nợ phải thu khách hàng hoặc công nợ phải trả nhà cung cấp tại bất kỳ thời điểm nào một cách chính xác và đúng đến từng đồng. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp phát sinh công nợ nhỏ lẻ của khách hàng hoặc nhà cung cấp không yêu cầu thanh toán. Vậy những trường hợp này kế toán xử lý thế nào cho hợp lý. Sau đây Kế Toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn các bạn cách xử lý công nợ nhỏ lẻ trên tài khoản công nợ phải thu và công nợ phải trả.
1. Kế toán cần làm gì xử lý công nợ nhỏ lẻ khi phát sinh công nợ nhà cung cấp?
– Việc đầu tiên là kế toán công nợ phải kiểm tra lại việc hạch toán kế toán có nhầm lẫn số học gì không? Vì có nhiều trường hợp xuất hiện số dư nhỏ lẻ chỉ do nhầm lẫn trong quá trình hạch toán kế toán. Nếu sau khi kiểm tra lại việc hạch toán kế toán không có sai sót gì, thì kế toán tiến hành xử lý như sau:
2. Xử lý công nợ nhỏ lẻ trên tài khoản công nợ phải thu khách hàng (TK 131)
2.1 Đặc điểm tài khoản công nợ phải thu khách hàng
– TK 131: Là tài khoản lưỡng tính – Có số dư cả bên Có hoặc bên Nợ
2.2 Một số nguyên nhân dẫn đến phát sinh công nợ nhỏ lẻ của TK 131 (Bên Có hoặc bên Nợ TK 131)
– Thanh toán tiền mặt khách hàng không có tiền lẻ để thanh toán theo đúng số tiền trên hóa đơn
Ví dụ 1: Ông Tuấn mua máy tính của Công ty Việt Hưng số tiền trên hóa đơn là: 12.716.440 đồng. Ông Tuấn trả tiền mặt là 12.716.000 đồng. Kế toán hạch toán như sau:
+ Nợ TK 131: 12.716.440
Có TK 511: 11.560.400
Có TK 333.1: 1.156.040
+ Nợ TK 111: 12.716.000
Có TK 131: 12.716.000
Như vậy trong nghiệp vụ này phát sinh công Nợ nhỏ lẻ là Số dư Nợ TK 131: 440 đồng (Ông Tuấn trả thiếu 440 đồng).
– Khách hàng trả tiền bằng chuyển khoản nhưng chuyển thừa hoặc thiếu số tiền lẻ ở cuối
Ví dụ: Công ty Thăng Long nợ tiền hàng Công ty Việt Hưng số tiền trên hóa đơn là: 27.757.400 đồng. Nhưng khi Công ty Thăng Long trả tiền chuyển khoản công nợ thì số tiền trên Báo có ngân hàng của Công ty Việt Hưng là: 27.758.000 đồng. Kế toán hạch toán như sau:
+ Nợ TK 131: 27.757.400
Có TK 511: 25.234.000
Có TK 333.1: 2.523.400
+ Nợ TK 112: 27.758.000
Có TK 131: 27.758.000
Như vậy trong nghiệp vụ này phát sinh công Nợ nhỏ lẻ là Số dư Có TK 131 – Công ty Thăng Long: 600 đồng. (Công ty Thăng Long trả thừa 600 đồng)
2.3 Cách xử lý công nợ nhỏ lẻ đối với công nợ phải thu
– Nếu khách hàng vẫn đang có hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ với công ty thì Kế toán có thể thỏa thuận với khách hàng bù trừ vào những hóa đơn của những lần mua hàng tiếp theo. Đây là cách xử lý phổ biến đơn giản mà các kế toán vẫn đang áp dụng.
– Nếu khách hàng không phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ với Công ty cũng lâu rồi thì để cho sổ sách kế toán được gọn gàng thì kế toán sẽ xử lý công nợ nhỏ lẻ này vào thu nhập khác (TK 711) – (nếu phát sinh Dư Có TK 131) hoặc hạch toán vào chi phí khác (TK 811) – (nếu phát sinh Dư Nợ TK 131). Bút toán xử lý này thường được kế toán áp dụng vào kỳ cuối cùng của năm BCTC.
Trở lại ví dụ 1: kế toán sẽ hạch toán
Nợ TK 811: 440
Có TK 131-Ông Tuấn: 440
Như vậy số Dư công nợ phải thu của Ông Tuấn bằng 0
Trở lại ví dụ 2: kế toán sẽ hạch toán
Nợ TK 131- Công ty Thăng Long: 600
Có TK 711: 600
3. Xử lý công nợ nhỏ lẻ trên tài khoản công nợ phải trả nhà cung cấp
3.1 Đặc điểm tài khoản công nợ phải trả nhà cung cấp – TK 331: Là tài khoản lưỡng tính – Có số dư cả bên Có hoặc bên Nợ
3.2 Một số nguyên nhân dẫn đến phát sinh công nợ nhỏ lẻ của TK 331 (Bên Có hoặc bên Nợ TK 331)
– Thanh toán tiền mặt Công ty không có tiền lẻ để thanh toán theo đúng số tiền trên hóa đơn của nhà cung cấp nên thanh toán chẵn tiền. Với lại số tiền nhỏ nên nhà cung cấp cũng không yêu cầu thanh toán đủ (không trọng yếu).
Ví dụ 3: Ngày 01/04/2024, Công ty Việt Hưng mua màn hình máy tính của Công ty Nhật Minh với số tiền chưa thuế là 3.255.000 đồng (VAT 10%). Công ty Việt Hưng thanh toán tiền mặt cho Công ty Nhật Minh tổng tiền 3.580.000 đồng.
Kế toán Công ty Việt Hưng hạch toán công nợ nhỏ lẻ như sau:
+ Nợ TK 156: 3.255.000
Nợ TK 133: 325.500
Có TK 331-Công ty Nhật Minh: 3.580.500
+ Nợ TK 331-Công ty Nhật Minh: 3.580.000
Có TK 111: 3.580.000
Như vậy trong nghiệp vụ này phát sinh công Nợ nhỏ lẻ là Số dư Có TK 331- Công ty Nhật Minh: 500 đồng.
– Trả tiền nhà cung cấp bằng chuyển khoản nhưng chuyển thừa hoặc thiếu số tiền lẻ ở cuối
Ví dụ 4: Ngày 15/11/2024 Công ty Việt Hưng nợ tiền hàng Công ty Phú Thịnh là 58.250.080 đồng. Ngày 10/12/2024 Công ty Việt Hưng trả tiền chuyển khoản cho Công ty Phú Thịnh số tiền 58.251.000 đồng . Kế toán Việt Hưng hạch toán công nợ nhỏ lẻ như sau:
Nợ TK 331-Công ty Phú Thịnh: 58.251.000
Có TK 112: 58.251.000
Như vậy trong nghiệp vụ này phát sinh công Nợ nhỏ lẻ là Số dư Nợ TK 331- Công ty Phú Thịnh: 920 đồng.
3.3 Cách xử lý công nợ nhỏ lẻ đối với công nợ phải trả nhà cung cấp
– Nếu nhà cung cấp vẫn đang có hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ với công ty thì Kế toán có thể thỏa thuận với khách hàng bù trừ vào những hóa đơn của những lần mua hàng tiếp theo. Đây là cách xử lý phổ biến đơn giản mà các kế toán vẫn đang áp dụng.
– Nếu khách hàng không phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ với Công ty cũng lâu rồi thì để cho sổ sách kế toán được gọn gàng thì kế toán sẽ xử lý công nợ nhỏ lẻ này vào thu nhập khác (TK 711) – (nếu phát sinh Dư Có TK 331) hoặc hạch toán vào chi phí khác (TK 811) – (nếu phát sinh Dư Nợ TK 331). Bút toán xử lý này thường được kế toán áp dụng vào kỳ cuối cùng của năm BCTC.
Trở lại ví dụ 4: kế toán sẽ hạch toán
Nợ TK 811: 920
Có TK 331 – Công ty Phú Thịnh: 920
Trở lại ví dụ 3: kế toán sẽ hạch toán
Nợ TK 331 – Công ty Nhật Minh: 500
Có TK 711: 500
4. Những lưu ý kế toán cần lưu ý khi xử lý số dư công nợ nhỏ lẻ
– Trước khi xử lý công nợ nhỏ lẻ kế toán cũng nên kiểm tra lại xem phát sinh công nợ nhỏ lẻ đã đúng chưa, nguyên nhân phát sinh công nợ nhỏ lẻ là gì để có phương án xử lý hợp lý nhất
– Thời gian hợp lý để xử lý công nợ nhỏ lẻ là kỳ cuối cùng của năm báo cáo tài chính
Ví dụ: Công ty Việt Hưng hạch toán sổ sách kế toán theo tháng, thì đến tháng 12 hàng năm khi phát sinh số dư công nợ nhỏ lẻ này kế toán sẽ xử lý, như vậy sẽ dễ theo dõi công nợ mà cuối năm sổ sách kế toán vẫn gọn gàng.
– Quá trình xử lý công nợ nhỏ lẻ cần được xử lý lần lượt từng khách hàng/nhà cung cấp trên nguyên tắc đảm bảo số liệu xử lý đúng đối tượng và
– Cuối năm kế toán sẽ phải làm biên bản xác nhận số dư công nợ với khách hàng, nhà cung cấp. Khi kế toán xử lý công nợ nhỏ lẻ này thì trên biên bản cũng nên thể hiện số liệu đã xử lý này để khách hàng/ nhà cung cấp biết.
– Chứng từ kế toán sử dụng: Phiếu kế toán tổng hợp/chứng từ tổng hợp
– Việc xử lý công nợ nhỏ lẻ trên sổ sách kế toán sẽ không bị cơ quan thuế bắt bẻ. Nguyên nhân do việc ghi nhận thu nhập khác và chi phí khác khi xử lý công nợ nhỏ lẻ thường là những số tiền rất nhỏ không ảnh hưởng trọng yếu đến Báo cáo thuế của doanh nghiệp.
– Trên tờ khai quyết toán thuế TNDN mẫu 03/TNDN kế toán cần lưu ý:
+ Chi phí khác (TK 811) liên quan dến xử lý công nợ nhỏ lẻ là chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN, điền tại chỉ tiêu B4-Tờ khai quyết toán thuế TNDN mẫu 03/TNDN năm.
+ Thu nhập khác(TK 711) liên quan đến xử lý công nợ nhỏ lẻ kế toán đưa vào thu nhập khi doanh nghiệp làm tờ khai quyết toán thuế TNDN.
+ Ngoài những tài khoản 131, TK 331 nêu trên, trong quá trình hạch toán kế toán có thể phát sinh nhiều khoản công nợ phải thu, phải trả khác (TK 138, TK 338, TK 141, TK 334,…) cũng có số Dư công nợ là các khoản nhỏ lẻ, kế toán có thể xử lý theo nguyên tắc tương tự như TK 131, TK 331.
Nếu có bất kỳ các nghiệp vụ kế toán phát sinh cần hỗ trợ giải đáp ngay ghé sang hộp box góc phải ở cuối màn hình để hỗ trợ 1:1 mọi lúc mọi nên trên các thiết bị ĐT/Ipad/Máy tính tại: https://ketoanviethung.vn/
Trên đây Kế Toán Việt Hưng đã hướng dẫn các bạn cách cách hạch toán xử lý công nợ nhỏ lẻ, mang tính chất không trọng yếu trên sổ sách kế toán khi kết thúc năm. Hi vọng bài viết này cung cấp cho các bạn kế toán những kiến thức bổ ích trong công việc của mình và đừng quên theo dõi Fanpage cập nhật ưu đãi mới nhất về học phí dành cho các khóa học kế toán – dịch vụ kế toán của chúng tớ nhé!