Khóa sổ kế toán là công việc quan trọng mà mỗi người làm kế toán phải lập vào cuối kỳ kế toán. Khóa sổ kế toán đòi hỏi kế toán phải có cái nhìn tổng quát từ chi tiết đến tổng hợp để có thể chốt được số dư đúng của từng tài khoản. Sau đây Kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn các bạn trình tự khóa sổ kế toán năm 2019.
1. Khóa sổ kế toán là gì?
Khái niệm: Khóa sổ kế toán là bước cuối cùng của quá trình ghi sổ kế toán. Là việc cộng số để tính ra tổng số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán
Khóa sổ kế toán có thể được thực hiện theo kỳ tính thuế của doanh nghiệp: hàng tháng, hàng quý và cuối năm. Trong đó Khi lên Báo cáo tài chính được xác định là bước khóa sổ cuối cùng của năm tài chính
2. Trình tự khóa sổ kế toán năm 2019
2.1. Kiểm tra đối chiếu số liệu trước khi khóa sổ kế toán
– Sau khi đã vào hạch toán hết các hóa đơn, chứng từ vào sổ sách, kế toán tiến hành kiểm tra lại số liệu, cách hạch toán, định khoản vào sổ kế toán đã đúng chưa.
*) Tiền mặt
– Kiểm tra tiền mặt để tránh bị âm tại thời điểm nào đó
– Kiểm tra tiền mặt tồn quỹ tại thời điểm khóa sổ có khớp giữa thực tế và sổ sách
Nếu trường hợp bị âm thì xử lý
*) Tiền gửi ngân hàng
Đối chiếu số dư sổ phụ ngân hàng tại thời điểm cuối ngày 31/12 với số dư tại Sổ Chi tiết theo dõi tài khoản ngân hàng
*) Các khoản thuế
– Thuế môn bài đầu năm
– Thuế GTGT
+ Nếu phát sinh số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau thì số liệu tại chỉ tiêu [43] trên tờ khai thuế sẽ bằng với số dư Sổ cái TK 133
+ Nếu phát sinh số thuế GTGT phải nộp thì số liệu tại chỉ tiêu [40] trên tờ khai thuế sẽ bằng với số dư TK 333.1 (trường hợp doanh nghiệp chưa đến hạn nộp thuế)
– Thuế TNDN: Số phát sinh có TK 333.4 có đúng với chỉ tiêu [E] trên tờ khai quyết toán thuế TNDN 03/TNDN
– Thuế TNCN:
+ Kiểm tra xem đối với các trường hợp lao động thuê ngoài, tiền hoa hồng môi giới thì phải khấu trừ tại nguồn với mức thuế suất 10%
*) Công nợ phải thu, phải trả
Đối chiếu sổ chi tiết công nợ khách hàng với từng khách hàng. Hàng tháng phải lập Biên bản đối chiếu công nợ với từng khách hàng để có gì sai sót thì đối chiếu, kiểm tra luôn
*) Hàng tồn kho
Đối chiếu số liệu tồn kho giữa sổ sách và thực tế
*) Phân bổ chi phí trả trước
Kiểm tra sổ chi tiết phân bổ và số dư tài khoản 242 trên Bảng cân đối tài khoản
*) Tài sản cố định
– Xem hồ sơ về tài sản cố định đã đầy đủ chưa
– Trích khấu hao từng tài sản cố định đã đúng chưa
*) Lương và các khoản trích theo lương
– Hạch toán chi phí tiền lương đã đầy đủ chưa
– Đối chiếu việc trích và nộp BHXH, BHYT, BHTN đã khớp với Thông báo đóng bảo hiểm chưa
*) Các khoản tiền vay
– Kiểm tra lại xem việc vay mượn đã đầy đủ hợp đồng và tính lãi hàng kỳ chưa
*) Doanh thu
– Kiểm tra lại xem việc tập hợp doanh thu đã đúng và đủ chưa. Đối chiếu số liệu giữa sổ theo dõi doanh thu và doanh thu trên tờ khai thuế GTGT hàng tháng (quý)
*) Giá vốn
– Kiểm tra việc tính giá vốn đã đúng chưa
– Những khoản giá vốn không được trừ cần được tập hợp để loại trừ khi tính thuế TNDN
*) Chi phí
– Kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ, chứng từ cho các khoản chi phí hợp lý, không hợp lý
– Xử lý các khoản chi phí không hợp lý trước khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp
2.2. Thực hiện các bút toán kết chuyển cuối kỳ
Bút toán kết chuyển cuối kỳ nhằm xác định kết quả kinh doanh lãi hoặc lỗ là khâu cuối cùng trong việc khóa sổ kế toán
*) Kết chuyển phần doanh thu
– Bút toán 1: Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu vào tài khoản doanh thu
Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 521 (Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại)
– Bút toán 2: Sau đó kết chuyển doanh thu sang TK 911
Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Nợ TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính
Nợ TK 711: Thu nhập khác
Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
– Bút toán 3: Kết chuyển chi phí sang TK 911
Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 635: Chi phí tài chính
Có TK 641: Chi phí bán hàng
Có TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 811: Chi phí tài chính
– Bút toán 4: Xác định lãi, lỗ
+ Nếu Có TK 911 > Nợ TK 911: Lãi
Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 4212:
+ Nếu Có TK 911 < Nợ TK 911: Lỗ
Nợ TK 4212:
Có TK 911:Xác định kết quả kinh doanh
2.3. Cách kiểm tra lại xem việc khóa sổ kế toán đã thực hiện đúng chưa
– Sau khi việc kết chuyển và xác định lãi, lỗ hoàn thành, thì các bạn có thể lập được Sổ Cái từng tài khoản
– Từ Sổ Cái từng tài khoản các bạn sẽ Lập Bảng cân đối số phát sinh
Sau đó các bạn kiểm tra xem Bảng cân đối số phát sinh lập đã đúng chưa với các nguyên tắc sau:
+ Tổng Nợ (Số dư đầu kỳ) = Tổng Có (Số dư đầu kỳ)
+ Tổng Nợ (Số phát sinh trong kỳ) = Tổng Có (Số phát sinh trong kỳ)
+ Tổng Nợ (Số dư cuối kỳ) = Tổng Có (Số dư cuối kỳ)
+ Tài khoản loại 1, loại 2 có Số dư Bên Nợ
+ Tài khoản loại 3, loại 4 có Số dư Bên Có
+ Tài khoản loại 5, 6, 7, 8, 9 không có Số dư
Ví dụ về Trình tự khóa sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Trên đây Kế toán Việt Hưng đã nêu lên những công việc chung nhất mà kế toán phải làm khi muốn khóa sổ kế toán cuối kỳ. Mọi thắc mắc cần giải đáp các bạn có thể liên hệ với Ketoanviethung để được giải đáp cụ thể.