7 lưu ý làm kế toán trong nhà hàng khách sạn

Công ty nhà hàng khách sạn vốn là ngành đặc thù với 2 loại hình: nhà hàng và khách sạn. Do đó, việc làm kế toán trong nhà hàng khách sạn cũng đòi hỏi nghiệp vụ cao để xử lý mọi phát sinh trong quá trình hoạt động. Vậy bạn có biết khi làm kế toán trong nhà hàng khách sạn kế toán viên cần lưu ý những vấn đề gì không? Bài viết của Kế Toán Việt Hưng dưới đây sẽ giúp bạn hiểu và hoàn thành công việc tốt hơn. Cùng tìm hiểu nhé!

Làm kế toán trong nhà hàng khách sạn cần lưu ý gì?

Kế toán viên làm việc tại công ty nhà hàng khách sạn cần bám vào khối lượng công việc và chia ra các nghiệp vụ cần làm, cụ thể là:

1. Về doanh thu trong nhà hàng khách sạn

1.1 Về hồ sơ:

– Với mảng nhà hàng: 

+ Với mảng nhà hàng thì không cần hợp đồng, do khách hàng là phát sinh đột xuất 

+ Hóa đơn GTGT kèm bảng kê chi tiết – mặc dù quy định là viết trực tiếp nhưng vì lượng món ăn, đồ uống trong nhà hàng bạn cần chi tiết kèm hóa đơn sẽ dễ xử lý hơn

+ Phiếu thu tiền mặt 

+ Thực đơn theo mùa

– Với mảng khách sạn:

+ Nếu với các khách hàng ở lâu thì cần có hợp đồng dịch vụ lưu trú

+ Bảng lưu trú in từ phần mềm tự động ra để lưu vào hồ sơ đính kèm

+ Nên phô tô chứng minh thư nhân dân người ở

+ Khi xuất hóa đơn GTGT nếu thông tin là công ty thì người mua hàng: Là người đến khách sạn đại diện cho công ty khác hàng lấy hóa đơn. 

1.2 Về lưu ý hạch toán: 

Kế toán cần chi tiết doanh thu riêng cho từng loại trong công ty này cụ thể:

– TK 5111: Doanh thu nước uống

+ Phản ánh doanh thu 

Nợ TK 131

     Có TK 511

     Có TK 3331

Trong đó:

+ TK 5111: Doanh thu thương mại.

+ TK 5112: Doanh thu các món ăn 

+ TK 5113: Doanh thu dịch vụ khách sạn

Nhớ lưu ý phải hạch toán đúng tài khoản chi tiết từng loại doanh thu để đối chiếu.

2. Về nguyên vật liệu: 

2.1 Về hồ sơ:

Với mảng nhà hàng:

+ Nguyên vật liệu của nhà hàng chia làm 2 phần: Nguyên vật liệu đã qua chế biến là chịu thuế 5%, nguyên vật liệu chưa qua chế biến là không chịu thuế

+ Nguyên vật liệu mua của nông dân, người khai thác không có hóa đơn cần lập bảng kê 01/TNDN – kèm theo các giấy tờ: Phiếu nhập kho – Biên bản giao hàng – Giấy chứng nhận cung cấp nông hải sản, giấy chứng nhận kinh doanh ki ót số… Sẽ là hồ sơ hợp lý cho việc mua NVL không có hóa đơn.

+ Nguyên vật liệu mua ở các công ty kinh doanh hàng thực phẩm cần:

* Hợp đồng 

* Hóa đơn GTGT

* Bảng kê NVL với thuế 5% và Không chịu thuế tách ra riêng 

– Khai mã, hạch toán nguyên vật liệu đầu vào: cần chú ý việc quy đổi mã NVL 

Ví dụ: Mua về thịt cá tôm cua là Kg nhưng khi định mức gam thì chú ý quy đổi đơn vị tính. Hay là mua 1 thùng bia 24 lon thì quy đổi: 1 thùng = 24 lon vì khi xuất lẻ là xuất bằng lon

==> Vậy căn cứ vào đơn vị xuất ra để quy đổi cho hợp lý :

– Định mức NVL chiếm 40% trên tổng giá thành: Tức NVL chiếm 40% trong tổng của (Nguyên vật liệu + Nhân công + Chi phí chung + Chi phí khấu hao + Chi phí Phân bổ CCDC) 

– Cần lập ra bảng đối chiếu giá thành để tính ra được tỉ lệ nguyên vật liệu như vậy là phù hợp.

– Về nguyên vật liệu trong khách sạn.

+ Các NVL để tạo ra các món ăn miễn phí cho bên mảng khách sạn tập hợp tính giá thành theo dịch vụ Tạo mã khách sạn chứ không qua thành phẩm như bên nhà hàng.

3. Về Công cụ dụng cụ trong nhà hàng và khách sạn:

3.1 Hồ sơ: 

– Hợp đồng mua CCDC nếu mua số lượng lớn:

– Hóa đơn mua CCDC

– Biên bản bàn giao Công cụ dụng cụ 

– Công cụ dụng cụ trong nhà hàng: tủ lạnh, điều hòa, bếp, tủ bảo quản.

– Công cụ dụng cụ trong khách sạn như: dép, chụp tóc, lược, xà bông, kem đánh răng ==> Nhưng thường mua số lượng lớn 1 lần.

3.2 Về mặt hạch toán: 

– Trường hợp 1:  

+ Với CCDC mua về cho nhà hàng là những CCDC có giá trị lớn, số lượng vừa đủ để sử dụng sẽ hạch toán thẳng vào 242

Nợ TK 242

Nợ TK 1331

     Có TK 331, 111

+ Khi phân bổ CCDC vào chi phí vào quản lý cho bộ phận quản lý 

Nợ TK 6422 (Theo TT 133), Nợ TK 6423 (Theo TT 200)

     Có TK 242: giảm giá trị phân bổ

+ Khi phân bổ CCDC vào chi phí cho bộ phận Nhà hàng – Khách sạn

Nợ TK 154 (Theo TT 133), Nợ TK 6273 (Theo TT 200)

     Có TK 242

– Trường hợp 2:

Với Khách sạn thường nhập CCDC nhiều 1 lúc nên bước 1 thường đưa qua kho

Nợ TK 153

Nợ TK 1331

     Có TK 331,111

Sau đó căn cứ vào định mức sử dụng: ví dụ 1 tháng có bao nhiêu phòng khách ở- phòng đơn hay phòng đôi: Lập ra 1 danh sách số lượng Công cụ dụng cụ sử dụng cho từng bộ phận của khách sạn.

==> Khi xuất sẽ xuất thẳng vào chi phí chứ không qua 242 nữa

Nợ TK 154 (Theo TT 133) – Nợ TK 6273 (Theo TT 200)

     Có TK 153

Nợ TK 6422 (Theo TT 133) và Nợ TK 6427 (Theo TT 200) 

     Có TK 153: 

==> Lưu ý không qua TK 242 nữa vì khi xuất theo định mức là xuất theo tháng 

4. Về Tài sản cố định trong công ty Nhà hàng Khách sạn.

4.1 Về hồ sơ:

– Hợp đồng mua TSCĐ (chắc chắn phải có vì giá trị TSCĐ là từ 30.000.000đ trở lên yêu cầu cần có hợp đồng)

– Biên bản bàn giao TSCĐ

– Hóa đơn mua TSCĐ

– Thanh lý hợp đồng mua TSCĐ

– Biên bản nghiệm thu lắp đặt: Chú ý ngày mua và ngày nghiệp thu khác nhau thì thời điểm trích khấu hao là ngày nghiệm thu TSCĐ.

4.2 Về mặt hạch toán TSCĐ 

– Mua TSCĐ 

Nợ TK 211 (1,2,3) Tùy thuộc TSCĐ là máy móc hay phương tiện vận tải…

Nợ TK 1332

     Có TK 331

– Khấu hao TSCĐ tính vào chi phí quản lý DN 

+ Nợ TK 6422: 

     Có TK 214: 

– Khấu hao TSCĐ tính vào chi phí giá thành nhà hàng hoặc khách sạn

Nợ TK 154 (Theo TT 133), Nợ TK 6274 (Theo TT200)

     Có TK 214

5. Về chi phí trong nhà hàng Khách sạn: 

– Chi phí quản lý:

Nợ TK 6422 (Theo TT 133) Nợ TK 6428 (Theo TT 200)

Nợ TK 1331

     Có TK 111, 331

– Chi phí trực tiếp sản xuất kinh doanh 

Các chi phí chung trong khách sạn như: Chi phí sửa cầu thang máy, chi phí tiền trang phục, chi phí quảng cáo…

Nợ TK 154 (TT 133) , Nợ TK 6278 (TT 200)

Nợ TK 1331

     Có TK 111,331

Các chi phí chung cho mảng nhà hàng như: Chi phí trang phục- chi phí dọn dẹp vệ sinh, chi phí mua túi đựng…

=> Vì công ty vừa cho nhà hàng vừa cho mảng khách sạn nên cần phân ra chi phí cho từng mảng để phân bổ giá thành song song. 

6. Về nhân công trong nhà hàng – Khách sạn 

6.1 Về hồ sơ nhân công trong nhà hàng khách sạn:

– Hồ sơ lương gồm có:

+ Sơ yếu lý lịch + Giấy tờ + đơn xin việc => Hồ sơ nhân sự có dấu của địa phương nhân viên

– Về hồ sơ lương cần chuẩn bị gồm các nội dung:

+ Quy chế lương: Bám sát quy chế lương thưởng để xây dựng bảng lương cho nhà hàng KS.

+ Giấy ủy quyền đại diện 1 nhân viên nhận thay lương cho cả Tổ

+ Bảng chấm công 

+ Bảng lương chia ra 3 bộ phận: quản lý – Nhà hàng – khách sạn để BHXH cũng đi theo lương.

+ Hợp đồng lao động

+ Hồ sơ nhân công, hợp đồng cộng tác viên, 

+ Mẫu 02/CK-TNCN, nếu cá nhân cam kết năm 2021 trở về trước theo thông tư 92/2015/TT-BTC 

+ Mẫu 08/CK-TNCN Theo thông tư 80/2021 áp dụng cho năm 2022.

6.2 Về hạch toán lương trong công ty nhà hàng khách sạn.

+ Trích lương phải trả 

Nợ TK 642: Lương cho quản lý

Nợ TK 154 (Theo TT 133), nợ TK 622 (Theo TT 200) – Lương của nhân công bên nhà hàng và nhân công bên khách sạn như lễ tân, buồng phòng.

=> Tiền lương trong nhà hàng chiếm 35% trong tổng giá thành thành phẩm món ăn 

=> Tiền lương trong mảng khách sạn chiếm 40% trên tổng giá thành dịch vụ khách sạn. 

7. Tập hợp chi phí và tính Giá thành trong công ty nhà hàng Khách sạn:

7.1 Tập hợp chi phí phát sinh trong mảng nhà hàng 

– Chi phí trong mảng nhà hàng:

Nguyên vật liệu + Nhân công + Chi phí phân bổ CCDC + Chi phí khấu hao TSCĐ + Chi phí khác 

Tỷ trọng:    

+ Nguyên vật liệu: 40%

+ Nhân công: 35%

+ Khấu hao 15%

+ Công cụ: 5%

+ Chi phí khác: 5%

==> Tổng giá vốn cân tầm 90% doanh thu => tức lợi nhuận gộp là 10%

– Kết chuyển

+ Theo thông tư 133:

Nợ TK 6322

     Có TK 155

+ Theo thông tư 200

Kết chuyển chi phí trước

Nợ TK 154

     Có TK 621

     Có TK 622

     Có TK 6273,4,7

Sau đó:

Nợ TK 6322

     Có TK 155

7.2 Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh trong mảng khách sạn.

Chi phí trong khách sạn gồm: 

– Nguyên vật liệu + Nhân công + chi phí khấu hao TSCĐ + Chi phí phân bổ CCDC + Chi phí khác (Thuê nhà, trang phục)

– Nguyên vật liệu chiếm 5%: NVL trong khách sạn buffet xuất từ nguyên vật liệu ra: 

– Nhân công: 40%

– Khấu hao: 15%

– Công cụ dụng cụ trong Khách sạn: 15%

– Chi phí khác: 25% vì trong khách sạn tiền thuê nhà rất lớn hoặc đầu tư xây dựng khách sạn để tính khấu hao thì giữa chi phí khác và chi phí khấu hao sẽ san sẻ cho nhau.

=> Giá vốn của khách sạn chiếm tầm 85 – 90% tổng doanh thu:

+ Kết chuyển giá vốn khách sạn

Nợ TK 6323

     Có TK 154

Chú ý với Thông tư 200 thêm bước kết chuyển chi phí:

Kết chuyển chi phí trước

Nợ TK 154

     Có TK 621

     Có TK 622

     Có TK 6273,4,7

Hi vọng bài viết về những lưu ý khi làm kế toán trong nhà hàng khách sạn đã giúp các bạn kế toán đang làm trong lĩnh vực này hiểu hơn, nắm chắc hơn và xử lý nghiệp vụ kế toán nhanh, chính xác hơn. Còn rất nhiều bài viết liên quan đến nghiệp vụ kế toán đang chờ bạn tìm hiểu, truy cập ngay fanpage của chúng tôi nhé!