Báo cáo quyết toán lên sai số liệu trong đơn vị HCSN | Với khối lượng dữ liệu lớn và phức tạp, quá trình lên báo cáo quyết toán xảy ra lỗi là điều khó tránh khỏi. Điển hình là trường hợp báo cáo quyết toán B01/BCQT không lên hoặc lên sai số liệu làm khá nhiều Kế toán lúng túng. Kế toán có thể tham khảo 5 cách xử lý báo cáo B01/BCQT không lên hoặc lên sai số liệu dưới đây để kịp thời xử lý.
1. Chỉ tiêu Nguồn hoạt động khác được để lại không lên số liệu trên B01/BCQT
Nhiều trường hợp kế toán in báo cáo B01/BCQT có các chỉ tiêu Nguồn hoạt động khác được để lại không lên số liệu thì phải xử lý như thế nào?
Ví dụ: Đơn vị thu nguồn xây dựng, thu nguồn học phí, thu viện phí, học phí,… nhưng khi in báo cáo B01/BCQT (Báo cáo quyết toán kinh phí hoạt động) không lên số liệu.
Kế toán có thể dựa theo các nguyên nhân sau để kiểm tra:
Nguyên nhân 1: Chưa tích vào ô Bao gồm số liệu hoạt động SXKD hoặc Chỉ hiển thị số liệu hoạt động SXKD tại bảng Tham số báo cáo.
Đối với trường hợp quên tích vào các tham số báo cáo này, kế toán có thể lựa chọn một trong các cách xử lý sau:
Cách 1: Tích chọn vào một trong hai ô sau tại phần Tham số báo cáo:
- Mục Bao gồm số liệu hoạt động SXKD: Khi tích vào đây, hệ thống sẽ lấy cả số liệu từ các nguồn ngân sách, nguồn viện trợ,… để lên báo cáo.
- Mục Chỉ hiển thị số liệu hoạt động SXKD: Hệ thống sẽ chỉ hiển thị số liệu của nguồn khác như nguồn học phí, nguồn thu khác,… lên báo cáo và không hiển thị số liệu các nguồn ngân sách, viện trợ,…
Khi đó, hệ thống sẽ hiển thị số liệu Nguồn học phí vào phần Nguồn hoạt động khác được để lại
Nguyên nhân 2: Do hạch toán nhầm nguồn
Hạch toán nhầm nguồn nghĩa là đáng lẽ kế toán phải hạch toán nguồn chi tiết thuộc Nguồn khác nhưng đã thực hiện hạch toán vào nguồn chi tiết thuộc nguồn phí, lệ phí để lại,…).
Cách xử lý: Thực hiện hạch toán lại theo đúng nguồn.
Nguyên nhân 3: Do thiết lập và nhập liệu chưa đúng quy trình.
Cách xử lý: hạch toán các nguồn thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ gồm có thu học phí, viện phí, thu dịch vụ gửi xe,…
Nguyên nhân 4: Do số dư năm trước chuyển sang hoặc chưa nhập chi tiết theo nguồn
Giải pháp:
- Nếu số dư đầu năm TK 4212 chưa nhập chi tiết theo Nguồn, loại khoản thì nhập lại số dư TK 4212 chi tiết theo nguồn.
- Nếu số dư đầu kỳ của TK 4212 đã nhập số dư đầu kỳ chi tiết theo nguồn nhưng bị sai số tiền hoặc sai nguồn thực tế thì thực hiện nhập lại số dư theo đúng số tiền và nguồn thực tế.
2. Số dư quý trước không bằng đầu quý sau trên báo cáo B01/BCQT
Khi đối chiếu, có trường hợp kế toán phát hiện số dư cuối quý trước không bằng đầu quý sau ở báo cáo B01/BCQT. Cụ thể là chỉ tiêu Mã số 80 hoặc 81 của kỳ này không bằng với số liệu chỉ tiêu Mã số 95 hoặc 96 cuối kỳ liền trước. Trường hợp này xảy ra có thể do nguyên nhân như sau:
Nguyên nhân 1: Cuối kỳ trước chưa xác định kết quả hoạt động
Cách xử lý: Thực hiện kết chuyển xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo Quý và Ngày CT, Ngày HT để là ngày cuối quý.
Nguyên nhân 2: Do TK 154 cuối kỳ trước vẫn còn dư
Cách xử lý:
- Nếu trên thực tế, cuối kỳ trước đơn vị không có dở dang chuyển sang kỳ sau thì kế toán thêm bút toán mới kết chuyển toàn bộ số dư từ TK 154 sang TK 632.
- Nếu thực tế đơn vị có dở dang chuyển sang kỳ sau (số dư trên TK 154) thì hiện tại phần mềm không mang đúng được số dư cuối kỳ trước Mã số 95 hoặc 96 sang kỳ này Mã số 80 hoặc 81.
3. Chỉ tiêu số thu được trong năm (Mã số 86 hoặc 87) lên sai số liệu trên B01/BCQT
Khi in báo cáo B01/BCQT, chỉ tiêu số thu được trong năm (Mã số 86 hoặc 97) lên sai số liệu thì có thể do các nguyên nhân sau:
Nguyên nhân 1: Hạch toán đúng tài khoản nhưng sai nguồn, sai số tiền, thừa/thiếu chứng từ
Cách xử lý: Vào lại báo cáo/sổ kế toán chọn lại đúng nguồn, in lại báo cáo để kiểm tra. Nếu thấy đã đúng nguồn nhưng phát sinh thừa hoặc thiếu chứng từ, bạn kiểm tra lại để sửa hoặc bổ sung thêm.
Nguyên nhân 2: Do hạch toán đúng nguồn, số tiền, đủ chứng từ nhưng sai tài khoản hạch toán
Cách xử lý: Vào lại báo cáo/sổ kế toán, kiểm tra từng nguồn có phát sinh TK sai lệch hay không.
Nguyên nhân 3: Các nguồn được thêm mới không được khai báo đúng là con của Nguồn khác trên danh sách nguồn
Các nguồn được thêm mới như nguồn học phí, nguồn học thêm và 1 số nguồn khác không được khai báo đúng là con của Nguồn khác trên danh sách nguồn.
GIẢI PHÁP:
- Nếu do bạn chưa tích vào ô Bao gồm số liệu hoạt động SXKD hoặc Chỉ hiển thị số liệu hoạt động SXKD thì cần tích chọn Bao gồm số liệu hoạt động SXKD hoặc Chỉ hiển thị số liệu hoạt động SXKD khi in Phụ biểu F01-01/BCQT.
- Nếu các nguồn được thêm mới như nguồn học phí, thu viện phí, thu nguồn xây dựng, thu liên kết,… không được khai báo đúng là con của Nguồn khác trên danh sách nguồn thì cần kiểm tra lại và thực hiện chuyển nguồn.
- Nếu do trên các chứng từ hạch toán liên quan đến các tài khoản 154, 642, 821 bị chọn nhầm nguồn, thiếu nguồn, thiếu mục hay tiểu mục thì thực hiện lọc tại bảng Tìm kiếm chứng từ, lấy phát sinh liên quan đến các tài khoản này để lọc.
4. Số kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết toán lên sai số liệu
Khi số kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết toán (Mã số 92 hoặc 93) lên sai số liệu, kế toán kiểm tra theo 4 nguyên nhân sau:
Nguyên nhân 1: Chứng từ hạch toán liên quan đến các tài khoản 154, 642, 821 chọn sai nguồn
Cách xử lý: Kế toán chọn tìm kiếm, lọc các tài khoản trên tại cột TK Nợ, lọc tìm các chứng từ phát sinh sau đó nhập lại nguồn đúng.
Nguyên nhân 2: Chứng từ hạch toán đúng nguồn nhưng không hạch toán đúng tài khoản 154, 642, 821
Cách xử lý: Lọc tìm kiếm như nguyên nhân 1, lọc cột nguồn để kiểm tra xem có tài khoản nào hạch toán khác tài khoản 154, 642, 821 hay không để thực hiện sửa.
Nguyên nhân 3: Do hạch toán thừa hoặc thiếu chứng từ chi cho hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc hạch toán sai số tiền chi so với thực tế.
Cách xử lý: Tìm kiếm như hai nguyên nhân trên, lọc lần lượt các tài khoản 154, 642, 821 tại cột TK Nợ để lọc ra tất cả các chứng từ phát sinh và kiểm tra, đối chiếu với thực chi:
- Nếu chứng từ chi bị hạch toán thiếu: Thực hiện hạch toán bổ sung.
- Nếu chứng từ chi bị hạch toán thừa: Nhấn vào chứng từ bị sai để bỏ/xóa chứng từ.
- Nếu chứng từ chi bị hạch toán sai: Chọn chứng từ bị sai để sửa lại cho đúng.
Nguyên nhân 4: Đơn vị thêm nguồn thu con đang thuộc nguồn phí, lệ phí hoặc thêm nguồn thu ngang cấp với Nguồn khác
CÁCH XỬ LÝ: Kế toán kiểm tra theo 4 trường hợp sau:
TRƯỜNG HỢP 1: Chưa tích chọn vào ô Bao gồm số liệu hoạt động SXKD hoặc Chỉ hiển thị số liệu hoạt động SXKD trên bảng Tham số báo cáo khi in Phụ biểu F01-01/BCQT.
Giải pháp: Tích chọn Bao gồm số liệu hoạt động SXKD hoặc Chỉ hiển thị số liệu hoạt động SXKD khi in Phụ biểu F01-01/BCQT.
TRƯỜNG HỢP 2: Kế toán không được khai báo đúng Các nguồn được thêm mới như nguồn học phí,thu nguồn xây dựng, thu liên kết, thu viện phí,.. là con của Nguồn khác trên danh sách nguồn.
Giải pháp: Kiểm tra các nguồn được thêm mới tạo có thuộc Nguồn khác hay không sau đó thực hiện chuyển nguồn.
TRƯỜNG HỢP 3: Do trên các chứng từ hạch toán liên quan tới các Tài khoản 154, 642, 821 bị chọn nhầm nguồn, thiếu nguồn hoặc thiếu Mục, Tiểu mục.
Giải pháp: thực hiện như các hướng dẫn nêu trên.
5. Số tiền Có TK 531 ở báo cáo S05-H không khớp Số thu trong năm Mã 85 trên B01-BCQT
Để lấy số liệu Số thu trong năm Mã 85 trên B01-BCQT, kế toán căn cứ bút toán kết chuyển TK 531 của các Nguồn hoạt động khác để lại và kiểm tra theo 3 nguyên nhân:
Nguyên nhân : Phát sinh chứng từ giảm thu hạch toán Nợ TK 531 dẫn đến 2 báo cáo lệch.
Số tiền Có TK 531 ở báo cáo S05-H lệch với Doanh thu (Mã số 10) trên B02/BCTC.
Cách xử lý: Kế toán tìm kiếm xem có chứng từ giảm thu Nợ TK 531, Có TK 111, 112,… hay không tại bảng “tìm kiếm chứng từ”:
- Nếu chứng từ tìm thấy là số liệu thực tế phát sinh nghĩa là 2 báo cáo lệch nhau là đúng.
- Nếu chứng từ tìm thấy bị hạch toán sai tài khoản thì kế toán cần mở chứng từ lên để hạch toán lại cho đúng sau đó kết chuyển kết quả hoạt động.
Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào về nghiệp vụ kế toán cần tháo gỡ MỜI BẠN THAM GIA ĐẶT CÂU HỎI để giải đáp NGAY LẬP TỨC bởi đội ngũ kế toán trưởng tại Group CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN: https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan
Trên đây là chia sẻ Kế Toán Việt Hưng về 5 cách xử lý Báo cáo B01/BCQT không lên hoặc lên sai số liệu khi làm báo cáo quyết toán. Kế toán có thể tham khảo để tìm ra nguyên nhân và giải pháp xử lý trong từng trường hợp & đừng quên Like Fanpage đón chờ ưu đãi hấp dẫn về các khóa học kế toán nhé!
