Kế toán bán hàng là công việc được nhiều bạn sinh viên mới ra trường lựa chọn để khởi nghiệp. Vậy, kế toán bán hàng cần làm những công việc gì? Trách nhiệm của kế toán bán hàng là làm gì? Hãy cùng Kế toán Việt Hưng tìm hiểu qua bài viết ngay sau đây.
Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa gắn với phần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng. Đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
Đây là khâu cuối cùng của hoạt động kinh doanh trong các doanh nghiệp. Là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho người mua và doanh nghiệp thu tiền về hoặc được quyền thu tiền.
Trách nhiệm của nhân viên kế toán bán hàng
Cập nhật giá, hàng hóa và quản lý các hóa đơn, chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng
- Thường xuyên cập nhật giá, sản phẩm hàng hóa mới vào phần mềm quản trị kế toán.
- Thông báo sửa đổi đến các bộ phận có liên quan.
- Nhập số liệu bán hàng, mua hàng vào phần mềm kế toán, bao gồm:
– Bảng kê khai chi tiết các hóa đơn bán hàng trong ngày
– Tính tổng giá trị hàng đã bán cộng với thuế VAT (nếu có)
- Cập nhật đầy đủ các hóa đơn bán hàng có liên quan, bao gồm hóa đơn bán hàng và hóa đơn bán dịch vụ
- Cập nhật và theo dõi việc giao – nhận hóa đơn (có ký nhận trong sổ giao nhận)
- Quản lý sổ sách, các hóa đơn chứng từ liên quan đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp, bao gồm:
– Các hóa đơn xuất – nhập kho; hóa đơn khách hàng mua sản phẩm; hóa đơn doanh nghiệp mua hàng hóa;…
Thực hiện các nghiệp vụ Kế toán bán hàng phát sinh
- Phối hợp với Kế toán kho, Thủ kho hàng ngày kiểm tra và nắm rõ:
– Số lượng, giá trị của lượng hàng hóa xuất ra
– Số lượng sản phẩm được nhập vào
– Đối chiếu với số liệu trên phần mềm hệ thống để đảm bảo tính trùng khớp
- Thực hiện lập và xuất các hóa đơn bán hàng có liên quan theo quy định; ghi nhận doanh thu/ doanh số bán hàng
- Lập hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng theo quy định. Tính thuế GTGT của hàng hóa bán ra
- Theo dõi và thực hiện tính tỷ lệ chiết khấu cho khách hàng, bao gồm chiết khấu thương mại hoặc chiết khấu thanh toán (nếu có)
- Cùng với Kế toán doanh thu, Kế toán công nợ phải thu thống kê tình hình công nợ, thu hồi công nợ và quản lý tiền hàng
- Lên kế hoạch thu hồi công nợ và thực hiện đốc thúc công nợ của khách hàng
- Quản lý khách nợ, theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ của khách
Vào bảng kê chi tiết, lập các hóa đơn bán hàng, báo cáo bán hàng có liên quan
- Cuối ngày tiến hành vào bảng kê chi tiết các hóa đơn bán hàng; tính tổng giá trị hàng đã bán, thuế GTGT (nếu có) trong ngày
- Cùng với Kế toán kho, Thủ kho đối chiếu số liệu hàng xuất – tồn; tổng hợp số liệu bán – mua hàng trong ngày, lấy đó làm căn cứ để lập báo cáo liên quan vào cuối ngày.
- Lập báo cáo danh mục hàng hóa bán ra theo kỳ
- Lập báo cáo công nợ phải thu theo yêu cầu của quản lý/ Trưởng bộ phận
- Định kỳ hàng tháng/ quý/ năm lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tài chính trong kỳ theo biểu mẫu có sẵn
Các công việc khác
- Giao tiếp với khách hàng; tư vấn, giới thiệu hàng bán cho khách hàng; chăm sóc khách hàng theo tiêu chuẩn quy định
- Làm báo giá sản phẩm hàng hóa, soạn thảo hợp đồng bán hàng hóa, dịch vụ khi được phân công
- Ghi nhận, cập nhật và quản lý thông tin khách hàng; sử dụng thông tin khách hàng để làm các loại thẻ ưu đãi (thẻ VIP) cho khách nếu có
- Thực hiện các công việc phát sinh khác theo sự phân công của cấp trên
Kinh nghiệm khi làm kế toán bán hàng
- Thường xuyên kiểm tra, cập nhật
- Lưu trữ và sắp xếp hóa đơn, chứng từ cẩn thận. Tránh trường hợp mất hóa đơn GTGT – đây là điều cần đặc biệt lưu ý.
- Chú ý khi làm báo giá cho khác hàng. Phải xem xét kỹ xem khách hàng có thuộc đối tượng ưu tiên nào của công ty, doanh nghiệp hay không. Sau đó, làm báo giá kịp thời theo yêu cầu của khách hàng.
- Trong việc quản lý thông tin của khách hàng cũng như các loại sổ sách, chứng từ, hóa đơn liên quan phải hoàn toàn chính xác và đầy đủ.
- Các khoản tạm ứng nội bộ phải theo dõi chi tiết, cụ thể, tránh thiếu xót, gây tăng chi phí cho doanh nghiệp.
- Quản lý công nợ, liên hệ với khách hàng, tránh tình trạng khách hàng nợ lâu quá, làm ảnh hưởng đến vòng quay vốn.
- Chăm sóc khách hàng chu đáo, nhiệt tình, phán ảnh và thu nhận được ý kiến khách hàng để hỗ trợ cho cấp quản lý đưa ra các chiến lược kinh doanh hiệu quả.
- Phải biết cách kiểm tra số liệu nhanh nhất, liên kết với phân hệ kế toán khác để khớp số liệu.
Khi làm công việc của một kế toán bán hàng, các bạn cần lưu ý những kỹ năng, kinh nghiệm mà Kế toán Việt Hưng chia sẻ trong bài viết. Hy vọng, với những góp ý trên giúp các kế toán viên có thêm kiến thức vận dụng khi xử lý nghiệp vụ.