Kế toán tiền lương là công việc rất quan trọng đối với mỗi kế toán viên. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần có và không cho phép xảy ra sai sót. Bởi nó gây ra ảnh hưởng tới quyền lợi của người lao động hoặc thất thoát cho doanh nghiệp. Cách lấy tiền lương vào chi phí hợp lý? Bài viết sau sẽ chia sẻ kỹ năng, kinh nghiệm làm kế toán lương nhé.
Những điều cần biết về kế toán tiền lương
Kế toán tiền lương là gì?
Kế toán tiền lương là việc hạch toán tiền lương dựa vào các yếu tố chính như: bảng chấm công, ngày giờ tăng ca, phụ cấp, hợp đồng khoán,… . Để thanh toán lương và bảo hiểm cho người lao động trong doanh nghiệp.
Vai trò của kế toán viên tiền lương
Người làm kế toán tiền lương đóng vai trò vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp vì phải đảm bảo được quyền bình đẳng cho tất cả mọi người.
Công việc này yêu cầu người đảm nhận sự cẩn thận, nhanh nhay, hạn chế tối đa sai xót. Đặc biệt là những trường hợp xảy ra thất thoát thu nhập của người lao động.
Yêu cầu đối với kế toán viên tiền lương
Để làm tốt công việc của nhân viên kế toán tiền lương, bạn phải là người am hiểu các chính sách về nhân sự và tiền lương. Kế toán viên cần dựa vào bảng lương, danh sách nhân viên, hợp đồng lao động, chính sách thưởng, chứng từ chuyển tiền và bảng tính thuế thu nhập cá nhân. Để có căn cứ kiểm tra chi phí lương.
Bên cạnh đó, kế toán viên cũng cần trang bị cho mình những kiến thức về các mảng nghiệp vụ khác của kế toán để có thể phối hợp tốt với công việc khác như:
- Có chuyên môn, biết cách tính và khai báo các khoản phụ cấp, thu nhập các khoản khấu trừ.
- Nắm thông tin bảng lương của nhân viên, phụ cấp, BHXH..
- Các yếu tố ảnh hưởng đến nghiệp vụ tính lương: ngày giờ làm việc, bảo hiểm..
- Biết khai báo thuế TNCN.
Công việc của kế toán tiền lương
Kế toán viên tiền lương cần đảm bảo quản lý kỳ lương chính. Công việc cụ thể:
- Xây dựng kỳ tính lương với nhiều thông số, chi tiết: loại lương, cách tính giờ làm,…
- Tính các khoản thu nhập, giảm trừ lương cuối kỳ để áp dụng cho một nhóm nhân viên hoặc một nhân viên cụ thể
- Áp dụng các tỉ giá hối đoái mới nhất để đảm bảo tính lương chính xác
- Tính các chỉ tiêu nghĩa vụ với nhà nước theo lương như thuế TNCN, BHXH,…
- Quản lý, theo dõi các khoản quỹ của nhân viên
- Quản lý các khoản thu nhập ngoài lương để quyết toán thuế TNCN cuối năm
Quản lý tạm ứng lương:
- Quản lý các đợt tạm ứng trong công ty
- Tính tạm ứng lương cho toàn thể nhân viên
- Xây dựng mức tạm ứng lương: % số lương cơ bản
Yêu cầu bắt buộc đối với kế toán tiền lương:
- Chấm công cần đảm bảo chuẩn xác
- Điền mức lương cơ bản theo quy định công ty
- Nếu làm trên excel nên chú ý công thức, cách tính phải thật chính xác. Đặc biệt là các chỉ tiêu lương của từng người và tổng lương của toàn công ty
- Nếu tính lương trên phần mềm kế toán, người làm kế toán cần nhập dữ liệu chính xác và kiểm tra, đối chiếu lại báo cáo.
Các chứng từ sử dụng kế toán tiền lương
- Bảng chấm công.
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành.
- Hợp đồng lao động.
- Bảng thanh toán lương và BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
- Lập đề nghị thanh toán lương,
- Bảng tạm ứng lương.
- Báo cáo quyết toán thuế TNCN.
- Bảng thanh toán tiền thưởng.
- Các quyết định thôi việc, chấm dứt Hợp đồng
- Các hồ sơ, giấy tờ khác liên quan
Tài khoản sử dụng chính khi thực hiện công việc kế toán lương là TK 334.
Kết cấu tài khoản 334
- Phát sinh bên Nợ: các khoản khấu trừ vào tiền lương, công của NLĐ ( trừ tiền tạm ứng, các khoản trích bảo hiểm, thuế TNCN), số tiền lương đã thanh toán.
- Số dư bên Nợ: Tạm ứng trước lương cho nhân viên
- Số dư bên Có: Tiền lương, tiền công và các khoản phải trả cho CBNV.
Các nghiệp vụ chủ yếu kế toán tiền lương
Tính tiền lương phải trả trong tháng cho người lao động (TK 334)
Tổng số tiền lương bao gồm bảo hiểm, thuế phải trả cho người lao động
- Nợ TK 154 (QĐ 48)
- Nợ TK 622 (Thông tư 200)
- Nợ TK 642: 6421 (NV bán hàng)
- Nợ TK: 6422 (NV QLDN)
- Có TK 334
Trích các khoản theo lương quy định (tính vào chi phí) 24% lương đóng bảo hiểm (BHXH 18%, BHYT 3%, BHTN 1%, CPCĐ 2%)
- Nợ TK 6422 (phần DN chịu
- Có TK 3382 (CPCĐ 2%)
- Có TK 3383 (BHXH 18%)
- Có TK 3384 (BHYT 3%)
- Có TK 3389 (BHTN 1%)
Trích bảo hiểm các loại theo quy định và tiền lương của người lao động
- Nợ TK 334 (10,5%) (phần NLĐ chịu)
- Có TK 3383 (BHXH 8%)
- Có TK 3384 (BHYT 1,5%)
- Có TK 3389 (BHTN 1%)
Nộp các khoản bảo hiểm theo quy định
- Nợ TK 3382 (CPCĐ 2%)
- Nợ TK 3383 (BHXH 26%)
- Nợ TK 3384 (BHYT 4,5%)
- Nợ TK 3389 (BHTN 2%)
- Có TK 112 (34,5%)
Tính thuế thu nhập cá nhân (nếu có)
- Nợ TK 334
- Có TK 3335 Thuế TNCN
Thanh toán tiền lương cho công nhân viên
Số tiền lương phải trả cho người lao động sau khi đã trừ thuế, bảo hiểm và các khoản khác
- Nợ TK 334
- Có TK 111, 112
Nộp thuế TNCN (Hồ sơ khai thuế 02/KK-TNCN, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước): Tổng tiền thuế đã khấu trừ của người lao động trong tháng hoặc quý
- Nợ TK 3335
- Có TK 111, 112
Nộp BH lên cơ quan bảo hiểm
- Nợ TK 3383, 3384, 3389
- Có TK 111, 112
Nộp Công đoàn lên sở lao động
- Nợ TK 3382
- Có TK 111, 112
Kế toán tiền lương giữ vị trí cân bằng giữa lợi ích doanh nghiệp và quyền lợi của nhân viên, người lao động. Bài viết trên đã tổng quát toàn bộ về nghiệp vụ kế toán tiền lương. Để bước chân vào lĩnh vực kế toán, các bạn kế toán viên mới bắt đầu nên tham khảo trước tiên với mảng nghiệp vụ kế toán lương. Chúc các bạn thành công.