Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 32

Để sử dụng được hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải làm những gì cho đúng trình tự pháp lý? Ngoài chữ ký số, phần mềm hóa đơn điện tử, kế toán viên cần phải làm thủ tục thông báo phát hành hoá đơn điện tử. Kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn bạn đọc trong bài viết dưới đây. 

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Đặc biêt là hóa đơn điện tử phải được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc:

• Xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian
• Mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

THỦ TỤC THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ QUA MẠNG

1. Những lợi ích khi áp dụng hoá đơn điện tử

• In hóa đơn (Chỉ cần in hóa đơn trong trường hợp khách hàng có yêu cầu sử dụng hóa đơn giấy)
• Phát hành hóa đơn đến khách hàng (Được phát hành qua phương tiện điện tử thông qua portal, e-mail)
• Lưu trữ hoá đơn (Lưu trữ bằng các phương tiện điện tử với chi phí nhỏ)
• Thuận tiện hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu
• Không xảy ra mất mát, hư hỏng, thất lạc hoá đơn
• Đơn giản hóa việc quyết toán thuế của Quý công ty
• Thuận tiện cho việc kiểm tra của đơn vị quản lý Thuế
• Thuận tiện sử dụng
• Phát hành nhanh chóng, theo lô lớn
• Đơn giản hóa việc quản lý, thống kê, tìm kiếm hoá đơn.

Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng Hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

2. Điều kiện đăng ký thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Điều kiện để Doanh nghiệp được phát hành hóa đơn điện tử như sau:

• Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện. Và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế. Hoặc các doanh nghiệp đang sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Doanh nghiệp phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Doanh nghiệp cần có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;
• Có đội ngũ kỹ thuật, người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định

3. Các thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bước 1: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

• Mẫu này được gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy. Hoặc bằng văn bản điện tử. Gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32/2011/TT-BTC).
• Cổng thông tin điện tử của Cơ quan Thuế: https://thuedientu.gdt.gov.vn/

Bước 2: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp

(theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)

Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu.

Sau gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Như vậy để phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần chuẩn bị 3 mẫu trên. Và gửi cùng lúc lên chi cục thuế nơi doanh nghiệp đang hoạt động. Tùy chi cục thuế sẽ có cách phản hồi lại doanh nghiệp khác nhau.

Trường hợp 1:

• Phản hồi thông tin qua địa chỉ email, gọi điện…với nội dung chấp thuận, từ chối hoặc chỉnh sửa.

Trường hợp 2:

• Sau 3 ngày là việc tính từ ngày gửi 3 mẫu kể trên lên chi cục thuế.
• Nếu không có phản hồi thì doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
• Còn nếu có phản hồi thì doanh nghiệp tùy vào nội dung phản hồi của mà điều chỉnh (Thư phản hồi có nội dung yêu cầu chỉnh sửa hoặc thư từ chối việc cấp phép sử dụng và lý do của việc từ chối ).

Trên đây là các bước tiến hành thủ tục thông báo phát hành hoá đơn điện tử qua mạng với cơ quan thuế. Kế toán viên cần nắm rõ các bước để làm thủ tục khi doanh nghiệp bạn chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Chúc bạn thành công!