Muốn làm kế toán tài sản cố định một cách chuyên nghiệp nhất, việc nắm rõ quy trình kế toán tài sản cố định là điều bắt buộc bạn cần biết. Tìm hiểu ngay bài viết dưới của Kế Toán Việt Hưng để không bỏ lỡ những nội dung quan trọng nhé!
Tài sản cố định là 1 bộ phận của tư liệu SX, nắm vai trò tư liệu LĐ chủ yếu của quá trình SX. Chúng được coi là CSVC kỹ thuật trong hoạt động sản xuất kinh doanh, là điều kiện tăng năng suất lao động XH và phát triển nền KT quốc dân => Do vậy việc quản lý tốt tài sản cố định vô cùng quan trọng, chúng ta cùng tìm hiểu về quy trình kế toán tài sản cố định trong DN, cụ thể như sau:
Kế toán tài sản cố định trong DN
– Là nghiệp vụ của kế toán liên quan đến tài sản cố định.
– Theo các quy định thì mọi tài sản cố định trong doanh nghiệp phải có bộ hồ sơ riêng bao gồm biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng, hóa đơn mua TSCĐ và các chứng từ, giấy tờ khác có liên quan). Mỗi tài sản cố định phải đều có thẻ riêng, được phân loại và đánh số, được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi tài sản cố định và được phản ánh trong sổ theo dõi TSCĐ.
– Mỗi loại tài sản này phải được quản lý theo nguyên giá, số hao mòn lũy kế và giá trị còn lại trên sổ sách kế toán. Đối với những TSCĐ không cần dùng, chờ thanh lý nhưng chưa hết khấu hao, doanh nghiệp phải thực hiện quản lý, theo dõi, bảo quản và trích khấu hao theo quy định hiện hành.
Quy trình kế toán tài sản cố định tại các doanh nghiệp
Trước khi bạn muốn làm tốt các nhiệm vụ của kế toán TSCĐ thì việc đầu tiên là bạn cần nắm vững quy trình kế toán tài sản cố định, cụ thể như sau:
Nội dung kế toán chi tiết TSCĐ
– Lập và thu thập các chứng từ ban đầu có liên quan đến TSCĐ, gồm:
– Việc theo dõi tài sản cố định tại nơi sử dụng nhằm mục đích xác định trách nhiệm sử dụng và bảo quản, giúp nâng cao trách nhiệm và hiệu quả sử dụng. Tại các phòng ban, phân xưởng sẽ sử dụng sổ “TSCĐ theo đơn vị sử dụng” để theo dõi trong phạm vi bộ phận quản lý.
– Bộ phận kế toán sử dụng “Thẻ tài sản cố định” và “Sổ tài sản cố định” toàn DN để theo dõi tình hình tăng giảm, hao mòn TSCĐ.
+ Thẻ tài sản cố định là do kế toán lập cho từng đối tượng ghi TSCĐ của DN. Thẻ này được thiết kế để phản ánh chỉ tiêu chung về tài sản cố định, sự hao mòn nguyên giá, giá trị còn lại đồng thời theo dõi tình hình tăng giảm của TSCĐ.
+ Sổ tài sản cố định là loại sổ được mở để theo dõi tình hình tăng giảm, hao mòn TSCĐ toàn doanh nghiệp. Mỗi loại TSCĐ có thể dùng riêng 1 sổ hoặc một số trang sổ.
Kế toán tăng giảm TSCĐ
* Tăng TSCĐ.
– TSCĐ tăng do các trường hợp mua mới, nhận góp vốn, điều chuyển từ đơn vị cấp trên, tăng do đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành hoặc do đánh giá lại TSCĐ. Kế toán phản ánh trên các TK: 211 “Tài sản cố định hữu hình”; TK 212 “Tài sản cố định thuê tài chính”; TK 213 “Tài sản cố định vô hình”.
– Căn cứ vào các chứng từ liên quan như biên bản giao nhận, hóa đơn mua… thì ghi:
Nợ TK 211, 212, 213 (Phần nguyên giá)
Nợ TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331,… (Theo giá trị thanh toán – Nếu là mua mới)
Có TK 411 (Nếu là góp vốn)
Có TK 136… (Điều chuyển từ đơn vị cấp trên)
Có TK 241… (Xây dựng cơ bản hoàn thành)
– Đồng thời phản ánh giá trị hao mòn (Nếu có)
* Giảm tài sản cố định
– Tài sản sử dụng ở các DN giảm do các nguyên nhân: Thanh lý khi hết hạn sử dụng, nhượng bán TSCĐ lại cho đơn vị khác, góp vốn liên doanh… => Trường hợp này phải lập các chứng từ ban đầu hợp lệ, hợp pháp. Ngoài các tài khoản đã nêu, còn sử dụng TK 711 “Thu nhập khác”, TK 811 “Chi phí khác để phản ánh”.
– Căn cứ vào biên bản thanh lý, ghi:
Nợ TK 214: Hao mòn TSCĐ (Phần giá trị đã hao mòn)
Nợ TK 811: Chi phí khác (Phần giá trị còn lại)
Có TK 211, 213: TSCĐ hữu hình (Phần nguyên giá)
– Với các khoản thu nhập khi thanh lý ghi nhận Có TK 711 “Thu nhập khác”, với các khoản chi phí khi thanh lý ghi nhận Nợ TK 811 “Chi phí khác”.
Kế toán khấu hao TSCĐ
– Khấu hao TSCĐ là sự phân bổ 1 cách có hệ thống giá trị phải khấu hao của TSCĐ trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản đó vào giá trị hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ được sáng tạo ra. Đây là biện pháp chủ quan của con người nhằm thu hồi số vốn đã đầu tư mua sắm để sử dụng nên được hiểu như 1 lượng giá trị hữu dụng được phân phối cho SXKD trong suốt thời gian sử dụng hữu ích.
– Tuy nhiên dù có hay không tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh và nhiều nguyên nhân khác, thì TSCĐ vẫn bị giảm sút về mặt giá trị và giá trị sử dụng. Đó được gọi là hao mòn TSCĐ.
– Tài khoản kế toán sử dụng để phản ánh tình hình tăng, giảm giá trị hao mòn của toàn bộ TSCĐ trong quá trình sử dụng là Tk 214 “Hao mòn TSCĐ”, ghi:
Bên Nợ: Hao mòn TSCĐ giảm
Bên Có: Hao mòn TSCĐ tăng
– Định kỳ, căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ => Trích khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh, đồng thời phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ, ghi:
Nợ TK 641, 642, 627,241, 632…
Có TK 214: Hao mòn TSCĐ (Tài khoản cấp 2 phù hợp)
– Đối với TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi và hoạt động sự nghiệp, TSCĐ đầu tư mua sắm bằng quỹ phát triển khoa học và công nghệ thì phản ánh giá trị hao mòn như sau:
Nợ TK 353, 466…
Có TK 214: Hao mòn TSCĐ
– Với các trường hợp TSCĐ mua về chưa đưa vào sử dụng hoặc chờ thanh lý thì vẫn ghi nhận giá trị hao mòn của TSCĐ. Tuy nhiên các chi phí này không được hạch toán vào chi phí hợp lý khi tính Thuế TNDN, ghi:
Nợ TK 811
Có TK 214: Hao mòn TSCĐ
Kế toán sửa chữa TSCĐ
Trong quá trình sử dụng, TSCĐ bị hao mòn và hư hỏng từng bộ phận do nhiều nguyên nhân khác nhau. Do tính chất, mức độ hao mòn và hư hỏng của TSCĐ rất khác nhau nên tính chất và quy mô của việc sửa chữa được chia thành 2 loại:
* Sửa chữa thường xuyên, bảo dưỡng
– Là việc sửa chữa nhỏ, thường xuyên theo yêu cầu kỹ thuật để đảm bảo cho TSCĐ hoạt động bình thường. Chi phí sửa chữa thường xuyên được hạch toán thẳng vào chi phí sản xuất kinh doanh của Bộ phận có tài sản sửa chữa, ghi:
Nợ TK 627, 641, 642… (Nếu chi phí sửa chữa nhỏ)
Nợ TK 242: Chi phí trả trước (Nếu chi phí sửa chữa cần phân bổ dần)
Nợ TK 1331 (Nếu là dịch vụ sửa chữa thuê ngoài)
Có 111,112…
– Đồng thời xác định mức phân bổ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 627, 641, 642…
Có TK 242: Chi phí trả trước
* Sửa chữa lớn
Mang tính chất khôi phục hoặc nâng cấp, cải tạo khi TSCĐ bị hư hỏng nặng hoặc theo yêu cầu kỹ thuật. Thời gian sửa chữa lớn thường dài, chi phí sửa chữa phát sinh nhiều => Do vậy doanh nghiệp phải lập kế hoạch, dự toán (Sử dụng TK 241 để phản án), cụ thể như sau:
– Khi phát sinh chi phí sửa chữa lớn, ghi:
Nợ TK 2413 – Sửa chữa lớn TSCĐ
Có các TK liên quan: 111, 112, 152, 242…
– Khi sữa chữa lớn hoàn thành ghi nhận các chi phí thỏa mãn ghi tăng nguyên giá TSCĐ, ghi:
Nợ TK 211: TSCĐ hữu hình
Có TK 2143: Sửa chữa lớn TSCĐ
Quy trình kế toán tài sản cố định hữu hình khi kiểm kê tại thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp để cổ phần hóa doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước
a) Kế toán kết quả kiểm kê tài sản: Khi nhận được thông báo hoặc quyết định cổ phần hóa của cơ quan có thẩm quyền, doanh nghiệp cổ phần hóa có trách nhiệm kiểm kê, phân loại TSCĐ hữu hình doanh nghiệp đang quản lý, sử dụng tại thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp.
– Trường hợp thiếu TSCĐ hữu hình, ghi:
Nợ TK 1381 -Tài sản thiếu chờ xử lý (giá trị còn lại)
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn luỹ kế)
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá).
– Trường hợp phát sinh thừa TSCĐ: Doanh nghiệp chủ động theo dõi và ghi chép trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính các tài sản phát hiện thừa qua kiểm kê. Sau đó, ghi vào các tài khoản có liên quan trong Bảng Cân đối kế toán sau khi tìm hiểu nguyên nhân và có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền.
b) Kế toán xử lý TSCĐ hữu hình thừa, thiếu trong kiểm kê: Doanh nghiệp phải phân tích làm rõ nguyên nhân của tài sản thừa, thiếu và xác định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân để xử lý bồi thường trách nhiệm vật chất theo qui định hiện hành. Giá trị TSCĐ hữu hình thiếu sau khi trừ đi các khoản bồi thường được ghi nhận vào chi phí khác.
– Đối với tài sản phát hiện thiếu qua kiểm kê, căn cứ vào “Biên bản xử lý tài sản thừa, thiếu qua kiểm kê”, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 1388 – Phải thu khác (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (nếu trừ lương của người lao động phạm lỗi)
Nợ TK 811 – Chi phí khác (phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu qua kiểm kê phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp)
Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.
– Đối với TSCĐ hữu hình phát hiện thừa qua kiểm kê, căn cứ vào “Biên bản xử lý tài sản thừa, thiếu qua kiểm kê”, ghi:
Nợ TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (nếu tài sản thừa của người bán)
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3388)
Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu (đối với TSCĐ hữu hình thừa không xác định được nguyên nhân và không tìm được chủ sở hữu).
c) Kế toán nhượng bán, thanh lý tài sản không cần dùng, tài sản ứ đọng, chờ thanh lý:
Sau khi được chấp thuận bằng văn bản của cơ quan quyết định cổ phần hóa, doanh nghiệp tổ chức, nhượng bán, thanh lý theo qui định hiện hành. Kế toán phải theo dõi, hạch toán số thu, chi phí và ghi giảm tài sản, cụ thể như sau:
– Phản ánh số thu về nhượng bán, thanh lý TSCĐ không cần dùng, TSCĐ chờ thanh lý, ghi:
Nợ TK 111,112,131
Có TK 711 – Thu nhập khác
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
– Phản ánh chi phí về nhượng bán, thanh lý TSCĐ không cần dùng, TSCĐ chờ thanh lý, ghi:
Nợ TK 811 – Chi phí khác
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111,112, 331.
– Phản ánh giảm TSCĐ đã nhượng bán, thanh lý, ghi:
Nợ TK 811 – Chi phí khác (giá trị còn lại)
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình.
d) Trường hợp doanh nghiệp chuyển giao TSCĐ hữu hình không cần dùng, chờ thanh lý theo quy định của pháp luật, ghi:
Nợ TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình.
đ) Kế toán chuyển giao tài sản là các công trình phúc lợi
– Trường hợp chuyển giao nhà ở cán bộ, công nhân viên đầu tư bằng nguồn Quỹ phúc lợi của doanh nghiệp cho cơ quan nhà đất của địa phương để quản lý, kế toán, ghi:
Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại)
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị còn lại)
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá).
– Đối với tài sản là công trình phúc lợi được đầu tư bằng nguồn vốn nhà nước, nếu doanh nghiệp cổ phần hóa sử dụng cho mục đích kinh doanh thì kế toán ghi như sau:
Nợ TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ
Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu.
e) Kế toán giá trị TSCĐ hữu hình được đánh giá lại khi xác định giá trị doanh nghiệp
Căn cứ vào hồ sơ xác định lại giá trị doanh nghiệp, doanh nghiệp điều chỉnh lại giá trị
TSCĐ hữu hình theo nguyên tắc sau: Chênh lệch tăng giá trị còn lại của TSCĐ được ghi nhận vào bên Có TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản; Chênh lệch giảm giá trị còn lại của TSCĐ được ghi nhận vào bên Nợ của TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản và phải chi tiết khoản chênh lệch này theo từng TSCĐ. Cụ thể cho từng trường hợp ghi sổ như sau:
– Trường hợp TSCĐ đánh giá lại có giá trị cao hơn giá trị ghi sổ kế toán và nguyên giá TSCĐ, hao mòn luỹ kế đánh giá lại tăng so với giá trị ghi sổ, kế toán ghi:
Nợ TK 211 – Nguyên giá TSCĐ (phần đánh giá tăng)
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ (phần đánh giá tăng)
Có TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản (giá trị TSCĐ tăng thêm).
– Trường hợp TSCĐ đánh giá lại có giá trị thấp hơn giá trị ghi sổ kế toán và nguyên giá TSCĐ, hao mòn luỹ kế đánh giá lại giảm so với giá trị ghi sổ, kế toán ghi:
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (phần đánh giá giảm)
Nợ TK 412 – Chênh lệch đánh giá lại tài sản (phần giá trị TSCĐ giảm đi)
Có TK 211 – Nguyên giá TSCĐ (phần đánh giá giảm).
Doanh nghiệp trích khấu hao TSCĐ theo nguyên giá mới sau khi đã điều chỉnh giá trị do đánh giá lại.
g) Bàn giao TSCĐ cho công ty cổ phần
– Trường hợp cổ phần hóa doanh nghiệp độc lập
Trường hợp cổ phần hóa doanh nghiệp độc lập, kế toán thực hiện các thủ tục bàn giao theo đúng qui định hiện hành về bàn giao tài sản, nợ phải trả và nguồn vốn cho công ty cổ phần. Toàn bộ chứng từ kế toán, sổ kế toán và Báo cáo tài chính của doanh nghiệp cổ phần hóa thuộc diện phải lưu trữ được chuyển giao cho công ty cổ phần để lưu trữ tiếp tục.
– Trường hợp cổ phần hóa doanh nghiệp hạch toán phụ thuộc của Công ty Nhà nước độc lập, Tập đoàn, Tổng công ty, Công ty mẹ, Công ty thành viên hạch toán độc lập của Tổng Công ty.
Khi bàn giao tài sản, nợ phải trả và nguồn vốn cho công ty cổ phần, căn cứ vào biên bản bàn giao tài sản, các phụ lục chi tiết về tài sản bàn giao cho công ty cổ phần vàn các chứng từ, sổ kế toán có liên quan, kế toán phản ánh giá trị TSCĐ hữu hình bàn giao cho công ty cổ phần, ghi:
Nợ TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (phần đã hao mòn)
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình.
Hi vọng nội dung về quy trình kế toán tài sản cố định trên đây đã giúp bạn hiểu rõ hơn về những công việc cần làm của kế toán tài sản cố định. Tìm hiểu thêm nhiều thông tin hữu ích hơn tại fanpage của chúng tôi nhé! Chúc bạn luôn hoàn thành tốt công việc tại doanh nghiệp.