Mỗi một lần cơ quan thuế vào kiểm tra là doanh nghiệp lại phải chuẩn bị rất nhiều về cả con người và sổ sách chứng từ để giải trình cho cơ quan thuế về những số liệu mà doanh nghiệp đã khai báo. Vậy chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế doanh nghiệp sản xuất ra sao để thuận lợi nhất cho mỗi lần thanh tra, kiểm tra. Sau đây Ketoanviethung chia sẻ với các bạn những công việc và hồ sơ cần chuẩn bị trước khi thanh tra
KINH NGHIỆM CHUẨN BỊ HỒ SƠ QUYẾT TOÁN THUẾ DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
Chuẩn bị hồ sơ pháp lý doanh nghiệp
– Giấy phép đăng ký kinh doanh (sao y bản chính)
– Biên bản họp hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị mới nhất (đối với công ty cổ phần)
– Nếu có thay đổi vốn điều lệ trong đăng ký kinh doanh thì cần Phô tô các chứng từ liên quan đến việc tăng vốn ( Sổ cổ đông, Phiếu thu, Chứng từ ngân hàng,…)
– Điều lệ Công ty: Đây là Quyển điều lệ của công ty ban hành các nội quy, quy chế được áp dụng trong công ty
– Quy chế tài chính công ty:
Điều lệ Công ty Hoặc có thể là Quy chế tài chính Công ty: đây là hồ sơ quan trọng mà cơ quan thuế sẽ chiếu vào đây để xác định chi phí hợp lý, hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN
Ví dụ như: Quy chế về tiền lương, tiền thưởng, công tác phí,….
Chú ý: Vì vậy, Doanh nghiệp nên liệt kê các chi phí phát sinh và rà soát lại xem chi phí đó đã được nêu trong quy chế của Công ty chưa. Nếu quy chế chưa có, thì phải bổ sung vào, như vậy thì chi phí đó mới được trừ khi tính thuế
Sổ sách kế toán
*Sổ sách bản cứng (chứng từ giấy)
– In toàn bộ Sổ sách kế toán liên quan đến năm quyết toán thuế
+ Sổ Cái tất cả các tài khoản: Từ đầu 1 đến đầu 9
+ Sổ chi tiết các tài khoản để lên được sổ cái:
Ví dụ: Sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả
+ Các bảng tổng hợp: để đối chiếu giữa chi tiết và tổng hợp:
Ví dụ: Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm
+ Các bảng phân bổ: tiền lương, bảng khấu hao TSCĐ
+ Bảng kê hóa đơn GTGT mua vào – bán ra phát sinh theo quý hoặc tháng
+ In toàn bộ chứng từ nộp tiền thuế vào ngân sách Nhà nước bao gồm: thuế môn bài, tiền thuê đất, tiền thuế GTGT, TTNCN, thuế TNDN, các khoản tiền phạt về thuế
– Kết xuất tất cả các sổ Cái phát sinh trong năm quyết toán thuế đó ra file excel để gửi cho cơ quan thuế
Chứng từ kê khai và quyết toán thuế
– Kẹp Hóa đơn GTGT đầu vào phát sinh theo tháng/quý.
Chú ý: Nên đánh số thứ tự tờ hóa đơn gốc trùng với số thứ tự trong bảng kê hóa đơn mua vào để tránh tình trạng thất lạc hóa đơn
– Kiểm tra lại toàn bộ quyển hóa đơn GTGT đầu ra trong năm quyết toán thuế đối chiếu với Báo cáo tình hình sử dụng hóa để xem kế toán đã kê khai báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn chuẩn chưa
Chú ý: Những số hóa đơn nào xóa bỏ chưa xé khỏi cuống thì phải gạch chéo 3 liên, những số hóa đơn nào xóa bỏ đã xé khỏi cuống thì phải dán cả Biên bản thu hồi hóa đơn vào để khi cán bộ thuế kiểm tra cho dễ dàng.
– In tất cả các tờ khai thuế phát sinh trong kỳ kiểm tra thuế:
+ Tờ khai thuế GTGT theo tháng/quý
+ Tờ khai thuế TNCN tháng/quý
+ Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
+ Thông báo phát hành hóa đơn, và các tờ khai thuế liên quan khác (nếu có) phát sinh trong kỳ quyết toán thuế
+ Tờ khai thuế TNDN 03/TNDN
+ Báo cáo tài chính: Bảng cân đối số phát sinh, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính. Và cung cấp cả Báo cáo tài chính của năm trước liền kề để làm căn cứ đối chiếu số liệu
4.Chứng từ ngân hàng
Hàng tháng sao kê của ngân hàng và các chứng từ khác gồm: ủy nhiệm chi, giấy báo có, giấy báo nợ,… được kẹp với chứng từ thanh toán.
Trước khi kiểm tra thì kế toán kiểm tra lại một lần nữa xem có thiếu chứng từ ngân hàng nào không? Nếu Ủy nhiệm chi nào bị mất thì làm công văn lên ngân hàng xin sao y trích lục
Chứng từ thu – chi tiền mặt
Phiếu thu chi sẽ được kẹp cùng các chứng từ liên quan để chứng minh cho khoản thu chi đó là hợp lý.
Vì khi cơ quan thuế vào kiểm tra họ sẽ rà soát từng phiếu thu, phiếu chi. Xem khoản chi đó doanh nghiệp chi cho mục đích gì, nếu không có đủ chứng từ chứng minh thì sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý và truy thu thuế GTGT.
Nên ngay từ đầu, kế toán thanh toán phải làm chi tiết và cẩn thận phần này. Nếu giờ kiểm tra lại chứng từ 1 lần nữa mà thiếu chứng từ thì cần làm bổ sung luôn.
Phần nguyên vật liệu, thành phẩm trong doanh nghiệp sản xuất
– Nguyên vật liệu chiếm một phần lớn trong giá thành của sản phẩm. Vì vậy việc tính định mức tiêu hao nguyên vật liệu là rất quan trọng. Kế toán phải căn cứ vào thực tế định mức tiêu hao ở dưới xưởng và đối chiếu với định mức tiêu hao trên sổ sách để lập ra một định mức tiêu hao cho phù hợp.
– Xắp xếp toàn bộ phiếu nhập – xuất kho nguyên vật liệu, vật tư, phụ tùng, thành phẩm theo từng tháng. Và kiểm tra đối chiếu lại sự khớp đúng giữa Phiếu nhập xuất và thẻ kho vật tư xem có sai lệch gì không, để tìm ra nguyên nhân. Tránh trường hợp để đến khi cơ quan thuế họ tìm ra thì lúc đấy giải trình nó khó hơn.
– Với những trường hợp vay mượn nguyên vật liệu, tiêu hủy hoặc nhập thêm thì phải có đủ chứng từ chứng minh: hợp đồng vay mượn, bảng tổng hợp nhập xuất tồn, phiếu nhập kho hoặc xuất kho như vậy thì chi phí này mới được tính vào chi phí hợp lý, hợp lệ
Chi phí tiền lương và bảo hiểm xã hội
– Trong doanh nghiệp sản xuất thì số lượng công nhân trực tiếp sản xuất chiếm phần lớn trong doanh nghiệp. Lượng công nhân ra vào công ty cũng thường xuyên biến động. Vì vậy, để phục vụ cho công tác kiểm tra quyết toán thuế, thì ngay từ khâu tuyển dụng, doanh nghiệp phải lưu trữ hồ sơ lao động đầy đủ các thông tin của cá nhân
– Hồ sơ về chi phí tiền lương cần những chứng từ sau:
+ Hợp đồng lao động (cùng bộ hồ sơ xin việc đầy đủ của cá nhân)
+ Bảng chấm công
+ Bảng lương hàng tháng
+ Chứng từ trả lương: phiếu chi lương, Chứng từ chuyển lương bằng chuyển khoản
+ Các quyết định tăng lương, phụ cấp, phụ lục hợp đồng lao động
+ Thông báo nộp bảo hiểm xã hội hàng tháng và bảng theo dõi quyết toán tiền bảo hiểm
+ Quyết toán thuế TNCN đầy đủ
Chú ý: Tất cả các chứng từ trả lương phải có đầy đủ chữ ký của người nhận tiền.
Tính giá thành sản phẩm
– Tập hợp toàn bộ chi phí liên quan đến tính giá thành sản phẩm
– Phương pháp tính giá thành sản phẩm
– Xuất file excel tính giá thành để gửi cơ quan thuế
Đối với doanh nghiệp sản xuất, khi mà cơ quan thuế kiểm tra, thì sẽ phát sinh rất nhiều vấn đề cần giải trình và hồ sơ chứng từ kế toán kèm theo. Dù bạn là kế toán có nhiều năm kinh nghiệm, nhưng trong quá trình làm cũng không tránh khỏi những thiếu sót. Để các bạn có thể tự tin hơn với mỗi lần quyết toán thuế thì các bạn có thể đến với Ketoanviethung để được chúng tôi hỗ trợ và tư vấn cụ thể cho các bạn.