Việc quản lý tốt doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh là yếu tố quan trọng góp phần tăng cường năng lực cạnh tranh, đảm bảo đạt hiệu quả cao khi ban hành các quyết định kinh doanh đưa doanh nghiệp phát triển. Do vậy, kế toán doanh thu chi phí và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp chiếm vị trí vô cùng quan trọng.
Cùng tìm hiểu nghiệp vụ thực trạng của kế toán doanh thu, chi phí & xác định kết quả kinh doanh tại một doanh nghiệp kinh doanh đa dạng các mặt hàng chủ yếu là cung cấp thiết bị viễn thông và điện tử trong bài viết dưới đây cùng Kế toán Việt Hưng nhé.
1. Tổ chức bộ máy kế toán trong công ty
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý, công ty đã áp dụng bộ máy kế toán tập trung, hầu hết mọi công việc kế toán được thực hiện ở phòng kế toán trung tâm, từ khâu thu thập kiểm tra chứng từ ghi sổ đến khâu tổng hợp, lập báo cáo kế toán, từ kế toán chi tiết đến kế toán tổng hợp.
Ở phòng kế toán mọi nhân viên kế toán đều đặt dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng. Bộ máy kế toán của công ty được bố trí nhân viên có trình độ đại học và nắm vững chuyên môn.
– Kế toán trưởng: Là người tổ chức, chỉ đạo toàn diện công tác kế toán và toàn bộ các mặt công tác của phòng, là người giúp việc cho phó giám đốc về mặt tài chính của công ty. Kế toán trưởng có quyền dự các cuộc họp của công ty bàn và quyết định các vấn đề thu chi, kế hoạch kinh doanh, quản lý tài chính, đầu tư, mở rộng kinh doanh, nâng cao đời sống vật chất của cán bộ công nhân viên.
– Kế toán tổng hợp: Là kế toán ghi sổ tổng hợp đối chiếu với sổ chi tiết, xác định kết quả kinh doanh, lập các báo cáo tài chính.
– Kế toán mua hàng: Có nhiệm vụ lập các chứng từ và ghi sổ chi tiết mua hàng.
– Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ lập chứng từ và ghi sổ kế toán chi tiết công nợ, thanh toán, lập báo cáo công nợ và báo cáo thanh toán.
– Kế toán bán hàng: Tổ chức sổ sách phù hợp với phương pháp kế toán bán hàng trong công ty. Căn cứ vào chứng từ hợp lệ theo dõi tình hình bán hàng và biến động tăng giảm hàng hóa trong quá trình kinh doanh.
– Kế toán thuế: Căn cứ vào các chứng từ đầu vào hóa đơn giá trị gia tăng, theo dõi và hạch toán các hóa đơn mua hàng hóa, hóa đơn bán hàng và lập bảng kê chi tiết, tờ khai báo cáo thuế. Đồng thời theo dõi tình hình vật tư hàng hóa của công ty.
– Thủ kho: Là người theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn và lập bảng kê nhập, xuất hàng dựa trên các chứng từ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
2. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
Hiện tại Công ty đã cập nhật và áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014:
– Đơn vị tiền tệ được sử dụng tại công ty là đồng Việt Nam.
– Kỳ kế toán năm được bắt đầu từ ngày 01/01/N-31/12/N.
– Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là: Hình thức nhật ký chung.
– Phương pháp hạch toán tổng hợp Hàng Tồn Kho: Kê Khai Thường Xuyên.
– Phương pháp tính giá hàng tồn kho xuất kho: Bình quân gia quyền
– Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
– Phương pháp khấu hao tài sản cố định đang áp dụng: Tài sản cố định được phản ánh theo nguyên giá và giá trị hao mòn lũy kế. Nguyên giá tài sản cố định được xác định theo giá mua ghi trên hóa đơn và các chi phí trực tiếp khác có liên quan như chi phí: vận chuyển, lắp đặt chạy thử…
3. Hệ thống sổ kế toán tại công ty
Hằng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ để lập sổ chi tiết, sổ quỹ và sổ nhật ký chung. Căn cứ vào sổ nhật ký chung hằng ngày kế toán lấy số liệu vào sổ cái. Sổ cái là cơ sở để đối chiếu với sổ quỹ và định kỳ làm căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính. Định kỳ kế toán tổng hợp số liệu vào báo cáo tài chính, lập báo cáo tài chính sau khi đối chiếu kiểm tra khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và sổ chi tiết.
Các loại sổ kế toán và chứng từ được quản lý và lưu trữ theo đúng quy định của nhà nước.
Mô hình DN siê nhỏ và vẫn sử dụng hình thức ghi sổ thủ công. Công ty không sử dụng phần mềm hỗ trợ nào để hạch toán. Nhưng công ty có sử dụng công cụ hỗ trợ kế toán làm việc hiệu quả hơn đó là Microsoft Office Excel giúp kế toán tính toán và lập các sổ dễ dàng hơn, Microsoft Office Word giúp lập các hợp đồng, đề nghị, … nhanh chóng và dễ dàng. Ngoài ra trong kế toán nộ i bộ còn sử dụng chương trình Microsoft Office Ascess giúp cho quá trình quản lý tốt và hiệu quả.
4. Thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại công ty CP
4.1 Thực trạng kế toán doanh thu tại công ty
a. Đặc điểm doanh thu của công ty
Doanh thu của công ty gồm doanh thu bán hàng, doanh thu tài chính và thu nhập khác.
Trong đó doanh thu bán hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất trong hoạt động của công ty.
Hàng hóa mà công ty CP kinh doanh là các mặ t hàng điện thoại, modem như: SIMENS, EUROSET802, ACATEL… được nhập khẩu từ Trung Quốc sau đó đem bán và tiêu thụ cho các Bưu Điện hay các cửa hàng, đại lý trên toàn nước.
Công ty CP áp dụng tính thuế GTGT phải nộp theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng là doanh thu chưa tính thuế GTGT và doanh nghiệp sử dụng “hóa đơn GTGT”.
Công ty CP áp dụng hai hình thức tiêu thụ chính là:
– Bán buôn là phương thức bán hàng chủ yếu của công ty vì phương thức này giúp công ty tiêu thụ hàng hóa với số lượng lớn, tránh hiện tượng thất thoát và thu hồi vốn nhanh. Bán buôn thường dựa vào chứng từ là các hợp đồng kinh tế đã ký hoặc đơn đặt hàng của khách hàng vì theo phương thức này hoạt động kinh doanh của công ty có cơ sở vững chắc về pháp lý, mặt khác công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh của công ty.
Hiện nay công ty chỉ áp dụng chiết khấu thương mại khi khách hàng mua hàng với số lượng lớn để khuyến khích khách hàng mua nhiều.
Về phương thức thanh toán công ty chấp nhận mọ i hình thức thanh toán: Tiền mặt, chuyển khoản, ngoại tệ… trong thời gian quy định trong hợp đồng. Ngoài ra công ty cũng áp dụng hình thức bán lẻ cho khách hàng và thu tiền trực tiếp. Miễn phí giao hàng tận nơi cho những khách hàng trong thành phố.
b. Nội dung kế toán doanh thu tại công ty
♣ Kế toán doanh thu từ hoạt động bán hàng
Doanh thu từ hoạt động này chiếm tỷ trọng chủ yếu trong tổng doanh thu của công ty, là nguồn thu chủ yếu để bù đắp chi phí và duy trì hoạt động kinh doanh của công ty.
*) Chứng từ kế toán
Chứng từ chủ yếu sử dụng để ghi nhận doanh thu là hóa đơn GTGT (phụ lục 13)
Ngoài ra còn sử dụng một số chứng từ sau:
– Phiếu xuất kho (Phụ lục 12)
– Phiếu thu (Phụ lục 14) – Giấy báo có của ngân hàng…
*) Tài khoản sử dụng
Công ty không mở chi tiết tài khoản mà theo dõi doanh thu bán hàng trên tài khoản 511.
*) Trình tự kế toán
Khi có đề nghị mua hàng hoặc đơn đặt hàng từ khách hàng, nhân viên phòng kinh doanh sẽ soạn thảo hợp đồng kinh tế làm căn cứ mua bán giữa hai bên. Sau khi HĐKT được ký kết, kế toán tiến hành viết hóa đơn GTGT và chuyển cho giám đốc hoặc kế toán trưởng ký. Sau đó, kế toán tiến hành lập phiếu thu (nếu là bán hàng thu tiền ngay). Phiếu thu sau khi được ký duyệt thì thủ quỹ thu tiền và thủ kho xuất hàng cho khách hàng. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng để tiến hành ghi sổ chi tiết 511 (Phụ lục 17), sổ nhật ký chung (Phụ lục 26) và sổ cái TK 511 (phụ lục 18) và được kế toán công nợ lưu trữ.
*) Doanh thu bán lẻ
Đối với một số khách hàng mua lẻ công ty sẽ bán hàng và trực tiếp thu tiền không xuất Hóa đơn GTGT (phụ lục 14)
♣ Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Như đã trình bày ở trên hiện tại công ty chỉ áp dụng chiết khấu thương mại nên tài khoản sử dụng là:
TK 5211 : Chiết khấu thương mại
Tuy nhiên tại kỳ khảo sát thực tế trong quý II/2015 Công ty không có phát sinh khoản giảm trừ doanh thu nào.
♣ Kế toán doanh thu hoạt động tài chính
Doanh thu hoạt động tài chính của công ty bao gồm các khoản tiền lãi tiền gửi ngân hàng, lãi tỷ giá hối đoái.
*) Chứng từ kế toán: Giấy báo có – Phiếu thu và Bảng tính lãi (nếu có)
*) Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính để ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính.
*) Trình tự kế toán :
Hàng tháng khi nhận được giấy báo có của ngân hàng Vietcombank về số tiền lãi tiền gửi không kỳ hạn, kế toán hạch toán vào sổ chi tiết TK 515, sổ nhật ký chung và sổ cái TK 515.
Trong trường hợp thanh toán tiền thuê nhà làm văn phòng công ty, tỷ giá thực ngày thanh toán nhỏ hơn tỷ giá ghi sổ làm phát sinh doanh thu hoạt động tài chính. Căn cứ vào các chứng từ thanh toán, kế toán hạch toán vào sổ chi tiết TK 515, sổ nhật ký chung và sổ cái TK 515.
Cuối kỳ kế toán kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính để xác định kết quả kinh doanh.
Qua khảo sát thực tế trong quý II/2015 tại công ty khoản doanh thu hoạt động tài chính phát sinh là rất nhỏ không đáng kể , nên tác giả không trình bày.
♣ Kế toán thu nhập khác
Các khoản thu nhập khác ít phát sinh ở công ty thường là từ phạt vi phạm hợp đồng, nhượng bán thanh lý tài sản cố định.
*) Chứng từ sử dụng: Phiếu thu – BB thanh lý TSCĐ và Hóa đơn GTGT.
*) Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 711 “Thu nhập khác” để hạch toán các khoản chi trên.
*) Trình tự kế toán: Trong kỳ phát sinh khoản thu khác: thanh lý, nhượng bán TSCĐ, vi phạm hợp đồng kinh tế. Căn cứ vào các phiếu thu, giấy báo có, BB thanh lý, nhượng bán TSCĐ kế toán hạch toán vào sổ nhật ký chung, sổ cái TK 711.
4.2 Thực trạng kế toán chi phí tại công ty CP
a. Đặc điểm chi phí tại công ty
Các loại chi phí tại công ty
– Chi phí tại công ty CP bao gồm chi phí về giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính và chi phí khác.
– Chi phí về giá vốn hàng bán: Là chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí tại công ty. Giá vốn hàng bán tại công ty là giá trị thực tế xuất kho của một số hàng hóa bán được gồm cả chi phí mua hàng phân bổ cho hàng hóa đã bán ra trong kỳ.
Giá thực tế xuất kho
Công ty CP sử dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để xác định giá vốn hàng xuất kho.
Từ đó xác định giá trị hàng hóa thực tế xuất kho:
Chi phí mua hàng: Chi phí mua hàng phát sinh không đáng kể ngoài giá vốn nên tại công ty không được theo dõi riêng.
Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp: Là các khoản CP bao gồm:
– Chi phí nhân viên: Bao gồm trả lương cho các nhân viên trong công ty gồm nhân viên các bộ phận và nhân viên bán hàng. (Phụ lục 16)
Mức lương trả cho nhân viên hành chính dựa trên mức lương thỏa thuận với người lao động được tính theo công thức:
Chi phí đồ dùng văn phòng: Bao gồm chi phí mua các đồ dùng sử dụng cho các phòng như: máy tính, máy in, bàn ghế, tủ,…
Chi phí khấu hao dùng cho hoạt động bán hàng và quản lý gồm khấu hao các loại tài sản như: máy tính, điều hòa, văn phòng….
Chi phí khấu hao được tính theo phương pháp đường thẳng:
Chi phí bằng tiền khác: Gồm các loại chi phí ngoài các chi phí nêu trên liên quan đến hoạt động bán hàng và quản lý tại công ty như chi phí tài liệu, chi phí điện, nước, điện thoại, hoa hồng đại lý…
– Chi phí tài chính: Bao gồm các khoản lãi vay dùng cho hoạt động kinh doanh.
– Chi phí khác: Các nghiệp vụ làm phát sinh chi phí khác tại công ty hầu như không phát sinh. (Phụ lục 22)
b. Nội dung kế toán chi phí tại công ty
♣ Kế toán giá vốn hàng bán
– Chứng từ sử dụng: Phiếu xuất kho kiêm bảo hành
– Tài khoản sử dụng: Sử dụng tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán” để phản ánh giá trị hàng xuất kho trong kỳ.
– Trình tự kế toán: Khi khách hàng có yêu cầu mua hàng, nhân viên phòng kinh doanh sẽ lập phiếu yêu cầu xuất hàng và xin phê duyệt lệnh xuất của giám đốc hoặc kế toán trưởng. Sau khi tiếp nhận yêu cầu xuất hàng của nhân viên phòng kinh doanh, thủ kho chuẩn bị hàng theo đúng yêu cầu. Cán bộ phòng kinh doanh tiến hành lập phiếu xuất kho thành 3 bản: 1 bản chuyển cho đơn vị nhận hàng, 1 bản chuyển cho kế toán, 1 bản lưu tại kho. Kế toán dựa vào phiếu xuất kho để ghi nhận giá vốn.
Từ những căn cứ trên kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán trên sổ chi tiết TK 632 (phụ lục 19), sổ nhật ký chung (phụ lục 26) và sổ cái TK 632 (phụ lục 20). Cuối kỳ làm bút toán kết chuyển giá vốn sang TK 911- Xác định kết quả kinh doanh.
♣ Kế toán chi phí bán hàng
– Chứng từ kế toán sử dụng: Hóa đơn GTGT / Giấy báo nợ / Phiếu chi / Bảng tổng hợp tiền lương / Bảng phân bổ khấu hao…
– Tài khoản sử dụng: TK 6421 “Chi phí bán hàng”
– Trình tự kế toán:
Căn cứ vào các chứng từ: Phiếu chi, Giấy báo có, bảng tổng hợp tiền lương cho nhân viên bán hàng, bảng tính khấu hao… kế toán ghi nhận các khoản chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng vào sổ chi tiết TK 6421 (phụ lục 21), sổ nhật ký chung (phụ lục 26) và sổ cái TK 642 (phụ lục 22).
♣ Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
– Chứng từ kế toán sử dụng: Hóa đơn GTGT / Giấy báo nợ / Phiếu chi / Bảng phân bổ tiền lương / Bảng phân bổ khấu hao…
– Tài khoản sử dụng: TK 6422 – “Chi phí quản lý doanh nghiệp”
– Trình tự kế toán: Căn cứ vào các chứng từ: Phiếu chi, bảng tổng hợp tiền lương cho nhân viên quản lý doanh nghiệp kế toán ghi nhận khoản chi phí liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp trên vào sổ chi tiết TK 6422 (phụ lục 21), sổ nhật ký chung (phụ lục 26) và sổ cái TK 642 (phụ lục 22)
♣ Kế toán chi phí tài chính
– Chứng từ sử dụng: Bảng tính lãi vay – Giấy báo nợ – Phiếu chi – Hợp đồng vay vốn
– Tài khoản sử dụng: TK 635 – Chi phí hoạt động tài chính.
– Trình tự kế toán:
Hàng tháng kế toán sẽ nhận được các chứng từ kế toán như: Giấy báo nợ, bảng tính lãi vay… kế toán sẽ ghi nhận các khoản chi phí liên quan đến hoạt động tài chính vào sổ chi tiết 635, sổ nhật ký chung và sổ cái TK635. Trong kỳ khảo sát tại công ty không phát sinh khoản chi phí này.
♣ Kế toán chi phí khác
- Để hạch toán khoản chi phí khác tại công ty kế toán căn cứ trên chứng từ:
- BB thanh lý, nhượng bán TSCĐ, phiếu chi, giấy báo nợ, hóa đơn GTGT…
- Để hệ thống hóa nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí khác kế toán sử dụng
- TK 811 “Chi phí khác” Tại công ty khoản chi phí này rất ít, hầu như không có
4.3 Kế toán xác định kết quả kinh doanh tại công ty CP
Khảo sát thực tế tại công ty cho thấy kết quả kinh doanh của công ty bao gồm kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả hoạt động tài chính, kết quả hoạt động khác. Trong đó kết quả hoạt động kinh doanh là chủ yếu của công ty. Kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển doanh thu và chi phí phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh của công ty.
Tài khoản sử dụng: TK 911 – “Xác định kết quả kinh doanh”
Trình tự kế toán:
Cuối kỳ sau khi đã kiểm tra số liệu khớp với số liệu đã ghi chép, căn cứ trên sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản 511, tài khoản 632, tài khoản 642, kế toán tổng hợp thực hiện các bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
Qua khảo sát thực tế quý II/2015 tại công ty Các bút toán kết chuyển xác định kết quả kinh doanh được theo dõi chi tiết trên sổ chi tiết tài khoản 911 (phụ lục 23) và sổ cái tài khoản 911 (phụ lục 24)
Trên đây là nghiệp vụ của kế toán doanh thu chi phí và xác định kết quả kinh doanh. Nếu các bạn có câu hỏi hay thắc mắc hãy liên hệ với kế toán Việt Hưng để được tư vấn và hỗ trợ nhé. Chúc các bạn thành công!