Thủ tục chuẩn bị chứng từ trong đơn vị hành chính sự nghiệp tương đối phức tạp. Để được cơ quan cấp trên phê duyệt thì các chứng từ trong đơn vị hành chính sự nghiệp phải đầy đủ và được trình bày, sắp xếp rõ ràng và khoa học. Cùng theo dõi bài viết về chủ đề này của kế toán Việt Hưng nhé!
Nội dung của chứng từ trong đơn vị hành chính sự nghiệp
Chứng từ trong đơn vị hành chính sự nghiệp phải thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kinh tế và các quy định trong chế độ này.
Đơn vị hành chính sự nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù chưa có mẫu chứng từ quy định tại danh mục mẫu chứng từ trong chế độ kế toán này thì áp dụng mẫu chứng từ quy định tại chế độ kế toán riêng trong các văn bản pháp luật khác hoặc phải được Bộ Tài chính chấp thuận.
Quy trình bộ chứng từ trong đơn vị hành chính sự nghiệp
+ Giấy rút dự toán ngân sách
+ Bảng kê chứng từ thanh toán
+ Kế hoạch hoặc điều lệ (nếu có)
+ Báo giá (đối với CK tối thiểu 3 đơn vị báo giá)
+ Tờ trình đề nghị phê duyệt dự toán (đối với những dự toán giá trị lớn)
+ Quyết định phê duyệt dự toán (đối với những dự toán có giá trị lớn)
+ Dự trù kinh phí hoặc dự toán kinh phí (đối với những dự toán có giá trị lớn)
+ Quyết định lựa chọn nhà thầu hoặc nhà cung cấp
+ Hợp đồng kinh tế
+ Biên bản nghiệm thu và bàn giao
+ Biên bản thanh lý hợp đồng
+ Hoá đơn, chứng từ đi kèm
+ Tờ trình đề nghị phê duyệt quyết toán kinh phí (đối với những dự toán có giá trị lớn)
+ Quyết định phê duyệt quyết toán kinh phí (đối với những dự toán có giá trị lớn)
+ Quyết toán kinh phí
+ Bảng quyết toán A -B (đối với những dự toán có giá trị lớn, XDCB, sửa chữa….)
+ Bảng xác định khối lượng hoàn thành theo hợp đồng (đối với những dự toán có giá trị lớn, XDCB, Sửa chữa….)
– Sổ kế toán tổng hợp: (Ban hành theo QĐ số 19/2006/BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
+ Sổ quỹ tiền mặt (lập theo tháng) Mẫu số: S11-H
+ Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc Mẫu số S12-H
+ Sổ nhật ký – sổ cái (theo tháng) Mẫu số: S01-H đối với hình thức NK-SC
+ Sổ cái – Hình thức chứng từ ghi sổ: Mẫu số: S02c-H
+ Sổ cái – Hình thức NKC: Mẫu số: S03-H
+ Sổ chi tiết chi hoạt động các loại khoản (lập theo quý) Mẫu số: S61- H
+ Sổ chi tiết các tài khoản như: TK 461,661,334,332…. (Lập theo năm) Mẫu số S33 – H
+ Sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí: Mẫu số: S42-H
+ Sổ tài sản cố định Mẫu số: S31- H
Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ trong đơn vị hành chính sự nghiệp
Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
– Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
– Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Thủ trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ (nếu có);
– Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;
– Lưu trữ, bảo quản chứng từ kinh doanh..
Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán.
– Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;
– Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán; Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;
– Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho…) đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản cho Thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
Hệ thống báo cáo
– Bảng cân đối tài khoản: Mẫu số B01-H (Quý, năm)
– Bảng tổng hợp tình hình KP và Quyết toán KP đã sử dụng Phần I và Phần II: Mẫu số B02-H (Quý, năm)
– Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động: Mẫu số F02-1H (Quý, năm)
– Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại KBNN (Quý, năm): Mẫu số F02-3aH
– Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ: Mẫu số B04-H (Năm)
– Báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh: Mẫu số: B03-H
– Báo cáo kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang: Mẫu số B05-H (Năm)
– Thuyết minh Báo cáo tài chính: Mẫu số: B06-H (Năm).
Trên đây là bài viết của kế toán Việt Hưng về hệ thống chứng từ trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Nếu có câu hỏi hay thắc mắc gì hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhé!