Phân loại về chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là công việc mà mỗi kế toán viên phải làm. Bởi đây là một trong những phần quan trọng và mấu chốt trong các hoạt động của công ty. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu tổng quan về chứng từ kế toán cho các bạn kế toán viên mới bắt đầu công việc. 

1.Chứng từ kế toán là gì?

Căn cứ điều 4, khoản 7 Luật kế toán: Chứng từ kế toán là những giấy tờ hay là vật mang tin phản ánh đúng nghiệp vụ tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành rồi. Kế toán viên lấy nó làm căn cứ để ghi chép lại trong sổ kế toán.

Một chứng từ kế toán được công nhận phải có đầy đủ những thông tin dưới đây:

• Tên và số hiệu của chứng từ kế toán.
• Ngày tháng năm lập chứng từ kế toán.
• Tên và địa chỉ đơn vị lập chứng từ.
• Tên và địa chỉ đơn vị nhận chứng từ.
• Nội dung nghiệp vụ tài chính phát sinh phải được ghi trong chứng từ.
• Số lượng, đơn giá, số tiền được ghi bằng sổ và tổng số tiền được ghi bằng số và chữ dùng để thu và chi tiền.
• Chữ ký có ghi rõ họ tên của người lập, người duyệt, người nhận hay những người có liên quan.

Ngoài những nội dung chính trên thì tùy thuộc vào mỗi loại chứng từ còn có những nội dung phụ khác nhau. Do đó, khi xem xét một chứng từ nào đó, kế toán viên cần nghiên cứu thật kỹ xem chứng từ đó cần phải chú ý điều gì. Để xác nhận là một chứng từ đúng hay không.

2.Các loại chứng từ kế toán trong doanh nghiệp

Trong kế toán có nhiều loại chứng từ kế toán ngoài hóa đơn, thì phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất, ủy nhiệm chi, … là chứng từ đi kèm chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

a) Chứng từ liên quan tới tiền

Phiếu thu tiền: 

• Phiếu thu tiền là một chứng từ ghi nhận lại việc thu tiền từ các dịch vụ bán hàng hóa, dịch vụ hay thành phẩm mà khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt.

Phiếu chi tiền:

• Phiếu chi tiền là một chứng từ ghi nhận lại việc chi tiền của công ty để mua hàng hóa, dịch vụ hay nguyên vật liệu đã thanh toán ngay bằng tiền mặt cho nhà cung cấp.

Séc tiền mặt:

• Séc tiền mặt là một chứng từ phát sinh trong trường hợp công ty phát hành séc cho nhân viên đi rút tiền từ ngân hàng để nhập quỹ tiền mặt.

Ủy nhiệm chi:

• Là phương pháp thanh toán mà người trả tiền phải lập ra một lệnh thanh toán theo mẫu có sẵn do ngân hàng mà mình mở tài khoản quy định. Sau đó gửi cho ngân hàng đó và yêu cầu họ trích một số tiền nhất định để chuyển cho người mà mình muốn gửi.
• Đây là phương thức không dùng tiền mặt trực tiếp mà dùng qua bên thứ 3 là ngân hàng để gửi tiền.

Nộp tiền vào tài khoản:

• Đây là chứng từ thể hiện các nội dung kiểu như tài khoản được nộp tiền. Thông qua các hình thức là khách hàng chuyển tiền để mua hàng, nộp tiền vào tk ngân hàng. Hay tiền lãi, tiền gửi hàng tháng.

Chuyển tiền nội bộ:

• Là chứng từ phát sinh khi chuyển tiền từ tài khoản tiền VND sang ngoại tệ.

Tiền đang chuyển

• Là chứng từ thể hiện nội dung tiền đang chuyển chưa vào tài khoản nhà cung cấp.

b) Chứng từ liên quan tới hóa đơn

Hóa đơn bán hàng:

• Là hóa đơn ghi lại việc giao nhận hàng hóa cho khách hàng và tiền này được ghi vào doanh thu.

Hóa đơn mua hàng:

• Là hóa đơn ghi nhận việc mua hàng của công ty

Hàng bán trả lại:

• Là chứng từ phát sinh khi khách hàng trả lại hàng và chứng từ này sẽ kèm với hóa đơn khách trả lại hàng.

Hàng mua trả lại hàng:

• Là chứng từ kèm theo hoá đơn đầu ra ghi nhận việc mua hàng rồi trả lại nhà cung cấp

Tổng hợp hóa đơn bán lẻ:

• Là các chứng từ tổng hợp các hoá đơn bán lẻ kẹp cùng hoá đơn bán hàng. Có chữ ký giữa người bán và người mua.

c) Chứng từ kế toán liên quan tới vật tư, hàng hóa

Phiếu nhập kho:

• Là chứng từ ghi nhận lại việc nhập các nguyên vật liệu, các sản phẩm đã mua vào kho.
• Dựa vào phiếu nhập kho mà nắm được tình hình thông tin hàng hóa trong kho.

Phiếu xuất kho:

• Là chứng từ ghi lại việc xuất kho nguyên vật liệu hay hàng hóa.
• Căn cứ trên hoá đơn bán hàng hoá, xuất kho thành phẩm để bán cho khách hàng

Chuyển kho: 

• Là chứng từ liên quan đến việc chuyển kho hàng hóa từ kho này sang kho khác. Để tiện việc bán hàng hoặc sản xuất hàng hóa.

d) Chứng từ liên quan đến tài sản cố định

• Chứng từ ghi tăng tài sản cố định
• Chứng từ ghi giảm tài sản cố định
• Điều chỉnh tài sản cố định
• Chứng từ khấu hao TSCĐ
• Chứng từ ghi tăng công cụ dụng cụ
• Chứng từ ghi giảm công cụ dụng cụ
• Chứng từ phân bổ công cụ dụng cụ
• Báo hỏng, báo mất công cụ dụng cụ

3. Nội dung bộ chứng từ kế toán đầy đủ

Các yếu tố cơ bản bắt buộc mọi chứng từ kế toán phải có như:

• Tên gọi chứng từ kế toán
• Số chứng từ và ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán
• Tên địa chỉ của cá nhân , đơn vị lập và nhận chứng từ kế toán
• Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
• Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu chi tiền ghi bằng số và chữ
• Chữ ký của người lập và người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ. Các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân phải có chữ ký của người kiểm soát và người phê duyệt, đóng dấu của đơn vị.

Các yếu tố để chứng từ kế toán là hợp lệ:

Chứng từ kế toán là cơ sở ghi sổ kế toán và là cơ sở pháp lý cho mọi thông tin kế toán cung cấp. Do đó chứng từ được dùng làm cơ sở ghi sổ kế toán phải là các chứng từ hợp pháp, hợp lệ. Tức là phải đảm bảo các yêu cầu sau:

• Chứng từ kế toán phải đảm bảo đúng nội dung, bản chất và quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính không được viết tắt, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo
• Chứng từ kế toán phải phản ánh đúng mẫu biểu quy định, ghi chép chứng từ phải rõ ràng không tẩy xóa, sửa chữa chứng từ
• Chứng từ phải đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố cơ bản theo quy định

4. Ý nghĩa của chứng từ kế toán

• Lập chứng từ kế toán – đây là khởi điểm của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ. Nếu thiếu chứng từ, sẽ không thể thực hiện được công việc kế toán của doanh nghiệp.
• Ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành. Điều này đảm bảo tính hợp kệ và hợp pháp của nghiệp vụ.
• Lập chứng từ kế toán để ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về nghiệp vụ phát sinh. Tính chất pháp lý.
• Là căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ phát sinh.
• Là căn cứ pháp lý chứng minh cho số liệu kế toán thể hiện trên các tài liệu kế toán.
• Là căn cứ cho công tác kiểm tra việc thi hành sản xuất kinh doanh. Tính hợp pháp của nghiệp vụ, phát hiện các hành vi vi phạm lãng phí tài sản của đơn vị.
• Là  căn cứ để cơ quan tư pháp giải quyết các vụ tranh chấp, khiếu nại, tố cáo.
• Là căn cứ cho việc kiểm tra tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế đối với nhà nước của đơn vị.
• Là căn cứ xác định trách nhiệm về nghiệp vụ phát sinh của cá nhân, đơn vị.

Trên đây là tổng hợp các nội dung về chứng từ kế toán cũng như ý nghĩa tầm quan trọng của chứng từ. Bạn đọc nên tham khảo và nghiên cứu sâu để  bổ sung kiến thức chuyên môn, vận dụng chính xác vào công việc kế toán. Chúc các bạn thành công.