Quy trình ghi sổ kế toán như thế nào?

Sổ sách kế toán là gì? Sổ sách kế toán bao gồm những gì? Quy trình ghi sổ kế toán như thế nào? Bài viết dưới đây của Kế Toán Việt Hưng sẽ giải đáp thắc mắc cho các bạn học viên mới bước vào ngành kế toán.

Sổ sách kế toán là gì? 

Sổ kế toán là 1 loại sổ sách được thiết kế khoa học và hợp lý, liên hệ qua lại với nhau. Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu các chứng từ kế toán. Quy trình ghi sổ kế toán phải theo đúng trình tự quy định chi tiết tại Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Là các loại sổ sách ghi nhận tất cả các chứng từ phát sinh trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Là cơ sở để tổng hợp làm báo cáo. Là tài liệu phục vụ công tác tra cứu sau này.

Sổ sách kế toán bao gồm những gì?

Sổ kế toán tổng hợp

Sổ nhật ký chung:

Loại sổ này ghi nhận tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong một kỳ kế toán của doanh nghiệp (Tháng, Quý, Năm) dựa theo căn cứ chứng từ kế toán. Nội dung được ghi nhận vào sổ nhật ký chung phải có đầy đủ các thông tin sau:

• Ngày – tháng ghi sổ.
• Số hiệu, ngày – tháng của loại chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ.
• Nội dung tóm tắt về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• Số tiền phát sinh từ nghiệp vụ kinh tế – tài chính đó.

Sổ cái:

Sổ cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của từng tài khoản kế toán được ghi nhận trong sổ nhật ký chung theo từng kỳ kế toán của doanh nghiệp. Việc ghi nhận thông tin vào sổ cái là để theo dõi sự biến động tăng – giảm của các yếu tố: nguồn vốn, tài sản, doanh thu, chi phí – về mặt giá trị. Nội dung ghi nhận vào sổ cái phải có đầy đủ các thông tin sau:

• Ngày – tháng ghi thông tin vào sổ
• Số hiệu, ngày – tháng của loại chứng từ kế toán làm căn cứ để ghi sổ.
• Nội dung tóm tắt các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• Số tiền phát sinh từ nghiệp vụ kinh tế, tài chính – ghi vào phần bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản.

Sổ kế toán chi tiết

Sổ kế toán chi tiết là các loại sổ ghi chép cụ thể các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của các tài khoản kế toán cần được theo dõi kỹ theo yêu cầu từ hoạt động quản lý doanh nghiệp. Số liệu được ghi nhận trong sổ kế toán chi tiết được dùng để phục vụ cho mục đích quản lý từng loại nguồn vốn, tài sản, doanh thu, chi phí chưa được ghi nhận trong sổ nhật ký chung và sổ cái.

Về số lượng – kết cấu sổ kế toán chi tiết không có quy định phải tuân theo khuôn mẫu nào. Mỗi đơn vị doanh nghiệp tùy thuộc vào hệ thống tài khoản kế toán đang được áp dụng và yêu cầu quản lý mà thực hiện việc mở các loại sổ kế toán chi tiết cần thiết, ví dụ như:

• Sổ chi tiết tiền mặt
• Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng Việt Nam
• Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh
• Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng
• Sổ chi tiết chi phí sản xuất
• Sổ chi tiết doanh thu cung cấp dịch vụ
• Sổ chi tiết GTGT được khấu trừ của hàng hóa – dịch vụ
• Sổ chi tiết thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp
• Sổ chi tiết tiền lương
• Sổ chi tiết Quỹ Bảo hiểm xã hội
• Sổ chi tiết thu nhập doanh nghiệp…

Quy trình ghi sổ sách kế toán?

Có hai cách ghi sổ kế toán. Đó là ghi bằng tay hoặc bằng máy vi tính. Phải thực hiện đúng trình tự quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa theo quy định của Luật kế toán.

Quy trình mở sổ

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán. Sổ kế toán có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ. Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:

a) Đối với sổ dạng quyển

Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.

b) Đối với sổ tờ rơi

Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.

Quy trình ghi sổ

Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh.

Doanh nghiệp được áp dụng 1 trong 5 cách ghi sổ sau:

• Kế toán Nhật ký chung
• Kế toán Nhật ký – Sổ Cái
• Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
• Kế toán trên máy vi tính
• Hình thức kế toán nhật ký – chứng từ

Quy trình khóa sổ

Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước khi lập Báo cáo tài chính. Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Sửa chữa sổ kế toán

• Khi phát hiện sổ kế toán của kỳ báo cáo có sai sót thì phải sửa chữa bằng phương pháp phù hợp với quy định của Luật kế toán.
• Trường hợp phát hiện sai sót trong các kỳ trước, doanh nghiệp phải điều chỉnh hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”.

Sổ sách kế toán là căn cứ để quyết toán khi có quyết định của cơ quan quản lý thuế cũng như các cơ quan ban ngành khác. Mỗi kế toán viên cần nắm chắc quy trình ghi nhận sổ sách kế toán để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả nhất.