Hạch toán hàng cho biếu tặng trong doanh nghiệp như thế nào?

Hạch toán hàng cho biếu tặng khách hàng, nhân viên trong doanh nghiệp như thế nào? Kế toán viên phải ghi nhận chi phí đó như thế nào? Cách xuất hóa đơn ra sao? 

Hóa đơn hạch toán hàng cho biếu tặng 

Chứng từ hóa đơn là công cụ để cơ quan thuế kiểm soát hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp.

Đối với kế toán viên, hóa đơn là chứng từ thường gặp nhưng nhiều kế toán lại chưa thực sự kiểm soát chặt chẽ. Đặc biệt, với trường hợp hóa đơn hàng cho biếu tặng thì nhiều bạn chưa biết cách xử lý.

Theo khoản 7 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC:

• Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ. Bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động. Trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất
• Như vậy khi xuất hàng hóa biếu tặng, trả thay lương phải xuất hóa đơn.

Cách viết hóa đơn

Theo khoản 9 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC. Sử dụng hoá đơn, chứng từ đối với hàng hoá, dịch vụ khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, cho, biếu, tặng đối với tổ chức kê khai. Nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

• Đối với hàng hoá, dịch vụ dùng để cho biếu tặng, trả thay lương cho người lao động thì phải lập hoá đơn GTGT (hoặc hoá đơn bán hàng).
• Trên hoá đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hoá đơn xuất bán hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng

Theo luật 71/2014 đã sửa đổi áp dụng từ ngày 1/1/ 2015:

• Bỏ quy định khống 15%, áp dụng các khoản chi phí bao gồm: Chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng, môi giới; chi tiếp tân, khánh tiết, hội nghị; chi hỗ trợ tiếp thị, hỗ trợ chi phí; chi cho biếu, tặng hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.

Giá tính thuế GTGT

Theo khoản 3, điều 7 thông tư 219/2012/TT-BTC

• Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ (kể cả mua ngoài hoặc do cơ sở sản xuất kinh doanh tự sản xuất) dùng để trao đổi, biếu, tặng, trả thay lương, là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương đương, tại thời điểm phát sinh hoạt động này.

Hạch toán hàng cho biếu tặng trong doanh nghiệp

Đối với bên mua hàng cho biếu tặng

a) Trường hợp mua về biếu tặng ngay không qua kho

Nợ TK 641: Theo thông tư 200

Nợ TK 6422: Theo thông tư 133

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào

Có TK 331, 111,112:

Có TK 3331: Phản ánh thuế GTGT đầu ra.

Giải thích hạch toán:

Vì khi mua về bản chất của hàng biếu tặng không được khấu trừ thuế nhưng lại được ghi nhận chi phí. Do đó theo như bút toán trên thì tiền thuế GTGT đầu vào và đầu ra là bù trừ cho nhau. Nguyên tắc phải xuất hóa đơn, nhưng khi hạch toán không ghi nhận doanh thu. Vì thế nếu trường hợp mua về biếu tặng không qua kho thì kế toán hạch toán gộp luôn như nghiệp vụ trên.

b) Hàng mua về để biếu tặng nhưng thông qua kho

Nếu sản phẩm, hàng hóa mua về dùng cho biếu tặng nhưng nhập kho sau đó mới xuất đi biếu tặng sau

+ Khi mua căn cứ vào hóa đơn mua vào

Nợ TK 152, 153, 156…

Nợ TK 1331

Có TK 331, 111,112…

+ Khi xuất hóa đơn hàng cho biếu tặng phải căn cứ vào hóa đơn xuất ra:

Khi xuất hóa đơn ghi nhận thuế  GTGT bán ra nhưng không ghi nhận hóa đơn

Nợ TK 641, 642

Có TK 152,153,156

Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra

Như vậy trên đây là 2 trường hợp cơ bản về hàng mua về biếu tặng cho nhân viên hoặc khách hàng.

c) Định khoản xuất hàng biếu tặng cho

Đối với đối tượng ngoài doanh nghiệp. Các bạn thực hiện như sau:

• Ghi nhận chi phí:

Nợ TK 641 (Nếu DN áp dụng theo Thông tư 200)
Nợ TK 6421 (Nếu DN áp dụng theo QĐ 48)
Có TK 152,153,156,211…

• Doanh nghiệp phải kê khai thuế GTGT đầu ra. Ghi tăng phần chênh lệch của giá vốn và giá bán của hàng cho biếu tặng.

Nợ TK 641: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 511: Chênh lệch giá xuất biếu tặng lớn hơn giá vốn (nếu có)
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.(tính trên giá xuất biếu tặng)

• Khấu trừ Thuế GTGT đầu vào và đầu ra.

Nợ TK 133
Có TK 333

Đối với cán bộ, công nhân viên trong doanh nghiệp:

Chi phí để mua hàng tặng cán bộ, công nhân viên được lấy từ Quỹ khen thưởng phúc  lợi. Do đó:

• Ghi nhận doanh thu được trả từ Qũy Khen thưởng, phúc lợi của doanh nghiệp:

Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.

• Ghi nhận giá vốn hàng bán đối với hàng hóa dùng để biếu, tặng công nhân viên và người lao động:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có các TK 152, 153, 155, 156

Đối với bên nhận hàng cho biếu tặng

Nợ tk 156, 641: ( tổng giá trị+thuế)

Có tk 711:

Lưu ý:

Theo khoản 10 điều 1 TT 26/2015/TT-BTC quy đinh bên nhận hàng cho biếu tặng không phải thanh toán tiền. Do đó bên nhận sẽ không có chứng từ thanh toán. Nên cũng sẽ không được khấu trừ thuế GTGT của hóa đơn hàng biếu tặng.

Bài viết trên chia  sẻ đầy đủ phương pháp hạch toán hàng cho biếu tặng trong doanh nghiệp theo thông tư mới nhất. Các bạn kế toán viên cần cập nhật để đi theo đúng quy chuẩn kế toán hiện hành. Chúc các bạn thành công.