Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng là một loại chứng từ quan trọng trong quản lý hợp đồng và dự án. Chứng từ này được sử dụng để xác nhận việc hoàn thành các công việc hoặc dịch vụ theo đúng các điều khoản đã được thỏa thuận trong hợp đồng và làm cơ sở để hai bên tiến hành thanh toán và chấm dứt hợp đồng.
Biên bản nghiệm thu thường được lập khi một công trình xây dựng hoặc một dự án cụ thể hoàn thành. Nó ghi nhận về:
- Số lượng và chất lượng của công việc đã hoàn thành.
- Sự phù hợp với các yêu cầu kỹ thuật và tiêu chuẩn đã được đặt ra.
- Bất kỳ lệch lạc nào từ yêu cầu ban đầu cần được điều chỉnh.
Biên bản thanh lý hợp đồng thường được lập sau khi công việc trong hợp đồng đã được nghiệm thu và tất cả các vấn đề liên quan đã được giải quyết. Biên bản này ghi nhận:
- Việc chấm dứt hợp đồng giữa hai bên.
- Sự hoàn tất của các nghĩa vụ tài chính và phi tài chính.
- Việc trả lại bảo lãnh, cọc, tài sản hoặc thông tin liên quan nếu có.
Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng được quy định cụ thể trong các điều khoản của hợp đồng và theo các quy định của pháp luật liên quan. Các yêu cầu cụ thể về nội dung và hình thức của biên bản có thể khác nhau tùy thuộc vào loại hợp đồng và ngành nghề cụ thể.
Thông thường, biên bản này cần được lập thành ít nhất hai bản, mỗi bên giữ một bản và cần có chữ ký của đại diện hai bên tham gia hợp đồng. Biên bản này phải được lưu trữ cẩn thận như một phần của hồ sơ hợp đồng và có thể được sử dụng làm bằng chứng trong trường hợp có tranh chấp hoặc kiểm tra, kiểm toán.