Đối trừ công nợ là việc đối tác của doanh nghiệp vừa là nhà cung cấp đồng thời cũng là khách hàng. Vậy phải làm thế nào mới đảm bảo độ chính xác tuyệt đối cho quy trình này? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết cách đối trừ công nợ nhà cung cấp trong bài viết sau.
Đối trừ chứng từ công nợ là gì?
Đối từ chứng từ công nợ là một tính năng tên phần mềm kế toán giúp nhà cung cấp theo dõi công nợ phải trả chi tiết theo từng chứng từ mua hàng. Trong trường hợp thanh toán bằng ngoại tệ đối trừ chứng từ giúp xử lý chênh lệch tỷ giá nếu có.
1. Các nghiệp vụ đối trừ chứng từ hay xảy ra
Trong một doanh nghiệp hầu như tổ chức nào cũng có nhà cung cấp để phục vụ công việc sản xuất kinh doanh. Công việc của kế toán phải thực hiện là đối trừ công nợ cho nhà cung cấp, dưới đây là một số nghiệp vụ phổ biến thường xuyên xảy ra trong các doanh nghiệp.
2. Đối trừ chứng từ cho từng nhà cung cấp
Đối với trường hợp này kế toán cần thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Kế toán viên cần truy cập vào phân hệ mua hàng chọn “Chứng từ đối trừ”
Bước 2: Sau khi đã chọn chứng từ đối trừ tiếp tục nhấn vào mục lựa chọn nhà cung cấp, tiếp theo tiến hành nhập Tài khoản phải trả và loại tiền phải trả
- Bước 3: Kế toán nhấn vào ô lấy dữ liệu hệ thống sẽ tự động liệt kê các chứng từ thanh toán và chứng từ công nợ thỏa mãn những điều kiện đã chọn.
- Bước 4: Tích chọn các chứng từ thanh toán được đối trừ cho các chứng từ công nợ
Lưu ý: Có thể nhập lại số tiền được đối trừ của chứng từ thanh toán và chứng từ công nợ lại cột Số tiền đối trừ
- Bước 5: Là bước cuối cùng thực hiện thao tác nghiệp vụ cả kế toán, lúc này người thực hiện cần nhấn vào ô đối trừ rồi sau đó nhấn vào ô đóng.
Đối trừ chứng từ cho nhiều nhà cung cấp
Với trường hợp nhiều nhà cung cấp cần thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Vào Menu chọn Nghiệp vụ sau đó nhấn mua hàng và cuối cùng nhấn chọn ô chứng từ đối trừ nhiều nhà cung cấp
- Bước 2: Nhập tài khoản phải trả và nhập loại tiền cần đối trừ sau đó nhấn Lấy dữ liệu
- Bước 3: Lúc này, kế toán phải lựa chọn các nhà cung cấp cần đối trừ và chọn ô Thực hiện
- Bước 4: Trước khi thực hiện đối trừ kế toán cần kiểm tra kết quả đối trừ xem đã chính xác hay chưa.
- Bước 5: Sau khi kiểm tra kết quả thấy đã chính xác và trùng khớp kế toán viên chỉ việc nhấn hoàn thành là xong.
LƯU Ý: Khi thực hiện đối trừ công nợ cho loại tiền ngoại tệ, nếu có phát sinh chênh lệch tỷ giá giữa chứng từ thanh toán và chứng từ công nợ sau khi nhấn hoàn thành hệ thống sẽ tự động sinh ra chứng từ xử lý chênh lệch giá.
Bỏ chứng từ đối trừ công nợ của nhà cung cấp
Bỏ chứng từ đối trừ công nợ trong trường hợp thực hiện đối trừ sai giữa chứng từ thanh toán với chứng từ công nợ của nhà cung cấp. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Vào Menu chọn “Nghiệp vụ” rồi tiếp đến chọn “Mua hàng”, sau cùng chọn “Bỏ chứng từ”
Bước 2: Chọn tài khoản phải thanh toán và loại tiền cần thanh toán sau đó nhấn “Lấy dữ liệu”
Lưu ý: Khi có phát sinh chứng từ xử lý chênh lệch tỷ giá, cần phải xóa chứng từ chênh lệch đó đi trước khi thực hiện “Bỏ đối trừ”
Một số lưu ý khi thực hiện đối trừ công nợ của nhà cung cấp
- Việc thực hiện đối chiếu chứng từ công nợ sẽ được thực hiện khi một bên đã hoàn thành nghĩa vụ quy định trong hợp đồng, một bên còn lại thì chưa hoàn thành
- Các loại sổ sách, hóa đơn, chứng từ liên quan cần được kiểm tra cũng như hạch toán một cách chính xác để có thể giảm thiểu tối đa sai sót trong quá trình giao dịch.
- Quy trình đối trừ công nợ sẽ được thực hiện dựa trên toàn bộ số tiền trong quá trình thực hiện hợp đồng
- Số hợp đồng, hóa đơn công nợ và tiền thanh toán hay chưa đều phải được giải trình cụ thể và chi tiết có các chứng từ kèm theo để làm tài liệu chứng minh cũng như đối chứng.
- Khi quy trình đối trừ hoàn thành, cần phải có chữ ký xác nhận của cả 2 bên.
Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào về nghiệp vụ kế toán cần tháo gỡ MỜI BẠN THAM GIA group FB CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN để giải đáp NGAY LẬP TỨC bởi đội ngũ kế toán trưởng tại: https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan
Trên đây là những nội dung liên quan đến cách đối trừ chứng từ công nợ của nhà cung cấp. Hy vọng rằng qua bài viết này sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vấn đề này và luôn đưa ra được những cách xử lý chính xác và chuẩn nhất.