Chứng từ kế toán là gì và cách phân loại các chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán (CTKT) và phân loại các chứng từ kế toán là một trong những khái niệm cơ bản mà nhân viên kế toán cần phải biết. Bài viết dưới đây kế toán Việt Hưng sẽ sẽ chỉ ra các cách phân loại chứng từ theo các tiêu thức cụ thể khác nhau nhé.

chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là gì và cách phân loại các chứng từ KT

1. Chứng từ kế toán là gì?

Căn cứ Điều 4, khoản 7 Luật kế toán “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán”.

2. Tác dụng của chứng từ kế toán 

Thứ nhất, việc lập chứng từ KT giúp thực hiện kế toán ban đầu. Nó là khởi điểm của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Nếu thiếu chứng từ sẽ không thể thực hiện được kế toán ban đầu cũng như toàn bộ công tác kế toán.

Thứ hai, việc lập chứng từ KT là để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành. Điều này đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của nghiệp vụ.

Thứ ba, việc lập chứng từ KT là để tạo ra căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ phát sinh.

Thứ tư, việc lập chứng từ KT là để ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về nghiệp vụ phát sinh.

3. Phân loại chứng từ kế toán 

Do tính chất đa dạng và phong phú về nội dung và đặc điểm của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh dẫn đến có rất nhiều loại chứng từ khác nhau về hình thức, nội dung phản ánh, công dụng, thời gian, địa điểm lập,..

Phân loại theo công dụng của chứng từ.

– Chứng từ mệnh lệnh: là những chứng từ dùng để truyền đạt mệnh lệnh của các cấp lãnh đạo đến những người thực hiện. Loại chứng từ này không được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.

– Chứng từ chấp hành: là loại chứng từ xác minh mệnh lệnh đã được thi hành hoặc nghiệp vụ kinh tế đã hoàn thành. Chứng từ này được dùng làm căn cứ cho việc ghi sổ kế toán.

– Chứng từ thủ tục kế toán: là những chứng từ dùng để tổng hợp phân loại các nghiệp vụ kinh tế có liên quan làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán.

– Chứng từ liên hợp: là loại chứng từ kết hợp nhiều công dụng trên một chứng từ

Phân loại theo địa điểm lập chứng từ 

Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được phân chia thành chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài:

– Chứng từ bên trong (chứng từ nội bộ): là chứng từ do kế toán hoặc các bộ phận trong trong đơn vị lập chỉ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế giải quyết những quan hệ trong nội bộ đơn vị 

– Chứng từ bên ngoài: là chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến tài sản của đơn vị nhưng do cá nhân hoặc đơn vị khác lập và chuyển đến.

Phân loại theo mức độ phản ánh trên chứng từ (theo trình tự lập)

Theo cách phân loại này chứng từ KT được chia thành chứng từ gốc và chứng từ tổng

hợp:

– Chứng từ gốc (chứng từ ban đầu): là chứng từ phản ánh trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nó là cơ sở để kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế

– Chứng từ tổng hợp: là chứng từ được lập trên cơ sở các chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế có nội dung kinh tế giống nhau. Sử dụng chứng từ tổng hợp có tác dụng thuận lợi trong ghi sổ kế toán, giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ.

Phân loại theo yêu cầu quản lý chứng từ của nhà nước

Theo cách phân loại này chứng từ kế toán được chia thành CTKT bắt buộc và chứng từ mang tính chất hướng dẫn:

– Chứng từ bắt buộc: là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Loại chứng từ này nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách biểu mẫu, chi tiêu phản ánh và áp dụng cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế 

Ví dụ: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn GTGT

– Chứng từ KT mang tính chất hướng dẫn: là chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị. Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế vận dụng vào từng trường hợp cụ thể. Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phản ánh, nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ.

Phân loại theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ

Theo cách phân loại này CTKT được chia thành các loại khác nhau như:

– Chứng từ lao động và tiền lương

– Chứng từ kế toán về hàng tồn kho

– Chứng từ về tài sản cố định

– Chứng từ bán hàng: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng,…

– Chứng từ tiền mặt: phiếu thu, phiếu chi, biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt,…

4. Nội dung chứng từ KT

a. Chứng từ KT phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

– Tên của chứng từ KT;

– Số hiệu của chứng từ KT;

– Ngày, tháng, năm lập chứng từ;

– Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập CTKT;

– Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận CTKT;

– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

– Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

– Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến CTKT.

b. Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán nói trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ

5. Lập chứng từ kế toán

– Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ KT và chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, theo đúng mẫu quy định

– Không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa chứng từ; chỗ trống phải gạch chéo; Khi viết sai vào mẫu chứng từ KT thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

– Chứng từ KT phải được lập đủ số liên quy định.

– Chứng từ KT được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định. Chứng từ điện tử phải được in ra giấy và lưu trữ.

6. Ký chứng từ kế toán

– Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

– Chữ ký trên chứng từ KT phải được ký bằng bút bi hoặc bút mực. Không được ký chứng từ KT bằng mực đỏ, bằng bút chì hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.

– Chữ ký trên chứng từ KT của một người phải thống nhất và giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó.

– Chữ ký của người đứng đầu đơn vị (Đại diện pháp luật hoặc được ủy quyền từ đại diện pháp luật) phải đúng theo trên ĐKKD, của kế toán trưởng phải theo đăng ký với Công ty hoặc người đại diện theo pháp luật, chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.

– Các chứng từ chỉ có giá trị pháp lý khi có chữ ký đại diện của Pháp luật hoặc ủy quyền của đại diện pháp luật. Người được ủy quyền của đại diện pháp luật không được thừa ủy quyền lại.

– Chữ ký của Kế toán trưởng, kế toán viên, thủ quỹ, thủ kho cần phải được đăng ký mẫu với Người đại diện pháp luật và lưu tại doanh nghiệp.

7. Các loại chứng từ 

Chứng từ KT bắt buộc: Là mẫu chứng từ đặc biệt có giá trị như tiền gồm: Séc, Biên lai thu tiền, Tín phiếu, Trái phiếu, Công trái, hóa đơn GTGT và các loại chứng từ kế toán bắt buộc khác. Mẫu chứng từ bắt buộc do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu mẫu mà các đơn vị kế toán phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế toán hoặc từng đơn vị kế toán.

– Chứng từ KT hướng dẫn: Là mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định; ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.

– Chứng từ điện tử: Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung trên và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán., được bảo mật và đăng ký sử dụng theo quy định chặt chẽ của Pháp luật. Lúc hạch toán kế toán có thể in chứng từ điện tử ra chứng từ giấy có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi, kiểm tra… nhưng không có giá trị thanh toán hay giao dịch.

chứng từ kế toán

8. Quản lý, sử dụng chứng từ KT

– Thông tin, số liệu trên chứng từ KT là căn cứ để ghi sổ kế toán, do vậy các doanh nghiệp phải sử dụng mẫu chứng từ KT đã được Bộ Tài chính quy định trong chế độ kế toán, không được sửa chữa biểu mẫu bắt buộc.

– Phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật, không được hư hỏng, mục nát. Sec và giấy tờ có giá phải quản lý như tiền.

– Biểu mẫu chứng  bắt buộc do Bộ tài chính hoặc đơn vị được Bộ tài chính ủy quyền in và phát hành phải in đúng theo mẫu và chấp hành theo quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính

– Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.

– Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ KT phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.

Trên đây là một số cách phân loại chứng từ KT mà nhân viên kế toán cần phải nắm được. Chúc các bạn thành công! 

 

Theo dõi
Thông báo cho
guest
0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
0973.241.678
0982.929.939
0973.241.678
0982.929.939