Chi phi tiền lương, thưởng, phụ cấp,… cho công nhân viên được doanh nghiệp trả nhưng khi quyết toán lại bị loại. Bởi lý do kế toán không chuẩn bị đầy đủ giấy tờ liên quan. Dẫn tới khi quyết toán, các khoản chi phí này không được trừ. Vậy để chi phí tiền lương hợp lý kế toán cần chuẩn bị những gì? Mời các bạn tham khảo bài viết của kế toán Việt Hưng.
Căn cứ pháp luật
Theo TT 96/2015/TT-BTC, được sửa đổi, bổ sung tại điều 3 thông tư 26/2018/TT – BTC quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp.
Chi phí tiền lương
Chi phí tiền lương tại doanh nghiệp bao gồm các khoản chi sau:
- Chi tiền lương cho người lao động
- Các khoản tiền thương, chi nộp bảo hiểm xã hội cho người lao động
- Các chi phí đồng phục nhân viên bằng hiện vật và tiền mặt
- Các khoản chi phụ cấp đi lại, nghỉ phép theo quy định của bộ luật lao động.
- Những khoản chi khác mang tính phúc lợi: hiếu, hỷ cho người lao động, nghỉ mát, hỗ trợ điều trị, hỗ trợ đào tạo trình độ nhân viên, hỗ trợ người lao đọng bị ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch họa.
Hồ sơ chuẩn bị cho chi phí lương hợp lý
Để đưa chi phí tiền lương hợp lý, thì cần có:
- Hợp đồng lao động
- Quy chế lương, thưởng, phụ cấp (ghi rõ điều kiện hưởng và mức hưởng)
- Quy chế tài chính
- Quyết định tăng lương (trong trường hợp tăng lương)
- Bảng chấm công hàng tháng
- Bảng thanh toán lương có đầy đủ chữ ký
- Thang bảng lương do doanh nghiệp tự xây dựng
- Phiếu chi thanh toán lương hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hàng
- Nếu là cá nhân ủy quyền quyết toán thuế TNCN thì phải có mã số thuế cá nhân
- Nếu đi công tác cần các chứng từ hóa đơn đi công tác, giấy đi đường,…
Ngoài ra, cần phải có thêm những giấy tờ sau:
- Tờ khai thuế TNCN tháng, quý nếu có phát sinh phải nộp thuế TNCN
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN cuối năm
- Các chứng từ nộp thuế TNCN (Nếu có).
Đối với những lao động thời vụ, thử việc cần có:
- Phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân 10% trước khi trả thu nhập cho những lao động thời vụ, nếu thu nhập từ 2 triệu/ lần hoặc tháng. Nếu dưới 2 triệu thì không cần khấu trừ. Khi khấu trừ kê khai thuế TNCN của nhân viên thời vụ. Doanh nghiệp cần cấp cho họ một chứng từ khấu trừ thuế.
- Nếu không muốn khấu trừ 10% thu nhập trước khi trả lương thì phải có bản cam kết mẫu 02/CK – TNCN theo TT 92.
- Nếu là người nước ngoài, không phải là cá nhân cư trú thì khấu trừ 20% thuế thu nhập cá nhân.
Đối với hợp đồng giao khoán
- Hợp đồng giao khoán
- Biên bản bàn giao
- Biên bản nghiệm thu
- Hóa đơn hoặc chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của những cá nhân nhận giao khoán.
Kinh nghiệm làm cho chi phí tiền lương hợp lý
Kiểm tra Tài khoản 334:
- Số dư Nợ đầu kỳ sổ cái TK 334 = Số dư Nợ đầu kỳ TK 334 trên bảng cân đối phát sinh.
- Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh thu nhập được ở Bảng lương trong kỳ (Lương tháng + Phụ cấp + tăng ca),
- Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng đã thanh toán + các khoản giảm trừ ( bảo hiểm) + tạm ứng;
- Tổng Số dư Có cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ ở bảng cân đối phát sinh.
- Kiểm tra xem số liệu trên bảng lương đã khớp với số liệu trên TK Thuế TNCN chưa (Phần Thu Nhập Chịu Thuế)?
- Danh sách, tên tuổi đã khớp giữa bảng lương với tên tuổi trên tờ khai QT Thuế TNCN chưa?
- Kiểm tra hợp đồng lao động đã đầy đủ chưa?
- Các khoản thu nhập + phụ cấp trên bảng lương đã quy định cụ thể trong HĐLĐ chưa? Nếu chưa phải làm phụ lục HĐLĐ đưa hết vào trong HĐLĐ các khoản lương, thưởng, phụ cấp rõ ràng nhé.
- Hoặc các khoản phụ cấp phải được quy định trong: Thỏa ước lao động, quy định của Công ty.
Chi phí tiền lương hợp lý là một trong số những nghiệp vụ quan trọng. Kế toán viên cần đặc biệt lưu tâm khi xử lý hóa đơn, chứng từ hay các giấy tờ liên quan tới nhân viên, lương thưởng, các khoản chi phúc lợi,…. Bởi, tập hợp đầy đủ giấy tờ liên quan trong các khoản lương thưởng sẽ giúp doanh nghiệp trừ đi một khoản thuế khi quyết toán thuế. Chúc các bạn thành công.