Bảng chấm công theo ca và làm thêm giờ có sự khác biệt so với bảng chấm công lương ngày. Kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn bạn đọc cách xây dựng bảng chấm công excel theo ca và làm thêm giờ trong bài viết dưới đây.
Tại sao phải làm bảng chấm công theo ca và làm thêm giờ?
Những doanh nghiệp áp dụng bảng chấm công theo ca và làm thêm giờ thường là các đơn vị sản xuất, xưởng gia công, ngành dịch vụ,…
Đặc điểm:
- Trong một ngày có thể chia làm 2 – 3 ca làm việc. Mỗi ca làm việc 8 tiếng
- Các nhân viên có thể luân chuyển các ca làm thoải mái trong ngày, theo tuần hoặc tháng
- Trong mỗi ca làm việc, có thể làm thêm giờ ngay trong ca đó
- Một ngày chỉ làm chính thức 1 ca, còn lại thời gian vượt quá sẽ tính thêm giờ.
Do đó, mỗi người trong bảng chấm công sẽ phải ghi nhận được các yếu tố sau:
- Làm việc vào ngày nào trong tháng
- Trong ngày đó làm ca nào, làm việc bao nhiêu giờ trong 1 ca
- Trong ca đó làm thêm bao nhiêu giờ
- Tổng số giờ làm việc chính thức
- Tổng số giờ làm việc tăng ca
- Ngoài yếu tố giờ làm, còn phải xác định các yếu tố nghỉ phép, không nghỉ phép, nghỉ chế độ,….
- Trợ cập làm trong ca, trợ cấp làm thêm giờ
Dựa trên các yếu tố trên, kế toán viên lập bảng chấm công excel.
BẢNG CHẤM CÔNG EXEL THEO CA & LÀM THEO GIỜ
1. Xây dựng bảng chấm công
- Tiêu đề – Bảng chấm công nhân viên
- Ngày tháng năm
- Mã nhân viên, tên nhân viên
- Ca
- Các ngày trong tháng
- Tổng cộng số ngày làm chính thức và cột số giờ làm thêm
Mỗi nhân viên sẽ có 4 dòng:
- 3 dòng ứng với 3 ca làm việc để theo dõi số công theo từng ca
- 1 dòng ứng với số thời gian làm tăng ca
Mỗi tháng sẽ có 30 – 31 ngày công. Kế toán viên đánh dấu thứ tự các ngày theo số cột tương ứng.
Ngày cuối tuần, ngày nghỉ lễ được đánh dấu màu để dễ theo dõi. Nếu đi làm vào ngày đó sẽ dễ tính ngày công.
Căn chỉnh độ rộng giữa các ô cột sao cho phù hợp, dễ nhìn, gọn gàng.
2. Cách chấm công vào bảng theo dõi
- Với chấm công trong từng ca, có thể sử dụng chấm công theo ký hiệu hoặc theo số giờ
- Với chấm công làm thêm giờ, tăng ca. Kế toán viên chỉ chấm bằng số giờ người lao động đã làm thêm
Khi chấm công làm thêm giờ, cần lưu ý chấm đúng theo ngày để xác định được làm thêm trong ca nào.
3. Ký hiệu trong bảng theo dõi
- Đi làm trong ca
- Nghỉ phép
- Không nghỉ phép
- Số giờ làm thêm
Tùy vào mỗi doanh nghiệp, kế toán viên sẽ có những ký hiệu riêng biệt để tiện theo dõi.
Khi bạn đã xây dựng được bảng chấm công theo ca và làm thêm giờ trên excel. Kế toán viên chỉ cần theo dõi tích lại mà không bị nhầm lẫn, sai sót số giờ nhân viên làm việc. Hy vọng bài viết chia sẻ trên của kế toán Việt Hưng sẽ giúp ích cho các bạn chuẩn bị làm việc trong lĩnh vực này. Chúc các bạn thành công.