Phụ cấp tiền ăn ca là một trong những chế độ quan trọng mà các doanh nghiệp phải đảm bảo cho người lao động. Từ năm 2025, quy định về phụ cấp tiền ăn ca sẽ có những thay đổi quan trọng, giúp cải thiện quyền lợi của người lao động và nâng cao môi trường làm việc. Trung tâm Kế Toán Việt Hưng sẽ cập nhật chi tiết các quy định mới nhất, giúp doanh nghiệp và nhân viên nắm rõ thông tin và áp dụng đúng cách. Cùng theo dõi bài viết để không bỏ lỡ những thông tin quan trọng này!
1. Nguyên tắc thực hiện chế độ ăn ca
(1) Không chi trả phụ cấp ăn ca trong các ngày không làm việc
– Người lao động không được hưởng phụ cấp ăn ca trong các ngày không làm việc, bao gồm:
+ Ngày nghỉ ốm đau, thai sản, nghỉ phép, hoặc nghỉ không hưởng lương.
+ Các ngày này không được thanh toán tiền ăn ca.
(2) Phụ cấp ăn ca theo ngày làm việc thực tế
+ Phụ cấp ăn ca được tính dựa trên số ngày làm việc thực tế, bao gồm cả ngày làm thêm giờ.
+ Số giờ làm việc tiêu chuẩn trong ngày do công ty quy định, nhưng tối đa không quá 8 giờ/ngày theo Khoản 1, Điều 3, Chương II, Nghị định số 195/CP ngày 31/12/1994 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ Luật Lao động về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.
(3) Yêu cầu về số giờ làm việc
Những ngày làm việc dưới 50% số giờ tiêu chuẩn (thường là dưới 4 giờ/ngày) sẽ không được hưởng phụ cấp ăn ca.
(4) Trường hợp doanh nghiệp gặp khó khăn tài chính
+ Các công ty sản xuất, kinh doanh gặp khó khăn không thể đưa chi phí ăn ca vào giá thành hoặc chi phí kinh doanh phải tìm mọi biện pháp giảm chi phí khác để đảm bảo tổ chức chế độ ăn ca.
+ Nếu đã áp dụng mọi biện pháp tiết kiệm mà vẫn không đủ nguồn, Giám đốc công ty cần trao đổi và thống nhất với Ban chấp hành công đoàn cơ sở để tạm thời chưa thực hiện chế độ ăn ca theo quy định.
2. Mức phụ cấp tiền ăn ca, ăn trưa tối đa
Căn cứ theo Khoản 4, Điều 22, Thông tư 26/2016/TT-BLĐTBXH ngày 01/09/2016 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (vẫn có hiệu lực đến năm 2025, chưa có văn bản thay thế hoặc sửa đổi được công bố):
Mức chi bữa ăn giữa ca cho người lao động tối đa không vượt quá 730.000 đồng/người/tháng.
Việc thực hiện chế độ ăn ca tiếp tục tuân theo hướng dẫn tại Thông tư 22/2008/TT-BLĐTBXH ngày 15/10/2008 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
LƯU Ý: Mức chi này áp dụng cho các doanh nghiệp nhà nước và các tổ chức thuộc cơ quan hành chính sự nghiệp, Đảng, Đoàn thể, các Hội. Đối với doanh nghiệp ngoài nhà nước, mức chi do thủ trưởng đơn vị thống nhất với chủ tịch công đoàn quyết định, nhưng không vượt quá mức áp dụng cho doanh nghiệp nhà nước (730.000 đồng/người/tháng).
3. Thỏa thuận với người lao động về phụ cấp ăn ca
Yêu cầu pháp lý: Mức phụ cấp ăn ca, ăn trưa phải được quy định rõ ràng trong các văn bản pháp lý nội bộ của doanh nghiệp, bao gồm:
– Hợp đồng lao động: Phải nêu rõ mức phụ cấp ăn ca, điều kiện hưởng (ví dụ: chỉ áp dụng cho ngày làm việc đủ 8 giờ), và hình thức chi trả (tiền mặt, phiếu ăn, hoặc cung cấp suất ăn).
– Thỏa ước lao động tập thể: Đây là văn bản thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và công đoàn, quy định cụ thể về chế độ ăn ca, bao gồm mức chi và cách thức thực hiện.
– Quy chế tiền lương hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp: Các quy định nội bộ này cần nêu rõ mức phụ cấp, cách tính, và các điều kiện áp dụng để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp.
→ Việc ghi rõ các điều kiện này giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) theo Thông tư 96/2015/TT-BTC và Thông tư 25/2018/TT-BTC, đồng thời đảm bảo quyền lợi cho NLĐ.
HẬU QUẢ NẾU KHÔNG TUÂN THỦ: Nếu phụ cấp ăn ca không được ghi rõ trong các văn bản trên, khoản chi này có thể bị cơ quan thuế loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, hoặc bị tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của người lao động.
4. Quy định về thuế TNDN đối với phụ cấp ăn ca
Căn cứ Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC và Khoản 2, Điều 3, Thông tư 25/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính, các khoản chi phụ cấp ăn ca được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện sau:
– Liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
– Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật.
– Thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm thuế GTGT).
– Được ghi rõ trong các tài liệu:
Hợp đồng lao động.
Thỏa ước lao động tập thể.
- Quy chế tài chính hoặc quy chế thưởng của công ty.
– Các khoản chi không được trừ:
Tiền lương, tiền thưởng, hoặc phụ cấp ăn ca không được ghi rõ điều kiện hưởng và mức hưởng trong các tài liệu nêu trên.
- Các khoản chi đã hạch toán nhưng không thực tế chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán hợp pháp.
XEM THÊM:
02 Cách Thay Đổi CMND Sang CCCD Cho Người Lao Động Tại Doanh Nghiệp
Quy trình & cách điền mẫu quy chế lương thưởng cho người lao động
5. Quy định về thuế TNCN đối với phụ cấp ăn ca
Căn cứ Khoản 2, Điều 2, Thông tư 111/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính:
– Khoản tiền ăn giữa ca, ăn trưa do người sử dụng lao động tổ chức dưới các hình thức như trực tiếp nấu ăn, mua suất ăn, hoặc cấp phiếu ăn không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
– Nếu doanh nghiệp chi tiền trực tiếp thay vì tổ chức bữa ăn, khoản chi này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN nếu không vượt quá 730.000 đồng/người/tháng. Phần chi vượt mức sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
LÝ DO GIỚI HẠN: Mức 730.000 đồng/người/tháng DN ngoài nhà nước là ngưỡng để:
→ Được miễn thuế TNCN cho người lao động đối với khoản phụ cấp ăn ca, theo Khoản 2, Điều 2, Thông tư 111/2013/TT-BTC.
→ Được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, theo Thông tư 96/2015/TT-BTC và Thông tư 25/2018/TT-BTC.
VÍ DỤ: Nếu doanh nghiệp chi 800.000 đồng/người/tháng, thì 730.000 đồng được miễn thuế TNCN và tính vào chi phí được trừ TNDN, nhưng 70.000 đồng còn lại sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
6. Quy định về BHXH đối với phụ cấp ăn ca
Theo Khoản 3 Điều 30 Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH thì tiền lương tháng tính đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc không bao gồm các khoản chế độ và phúc lợi khác, như là:
1. Tiền thưởng theo quy định tại Điều 103 của Bộ luật lao động 2012
2. Tiền thưởng sáng kiến
3. Tiền ăn giữa ca
4. Khoản hỗ trợ xăng xe
5. Khoản hỗ trợ điện thoại
6. Khoản hỗ trợ đi lại
7. Khoản hỗ trợ tiền nhà ở
8. Khoản hỗ trợ tiền giữ trẻ
9. Khoản hỗ trợ nuôi con nhỏ
10. Hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết
11. Hỗ trợ khi người lao động có người thân kết hôn
12. Hỗ trợ khi sinh nhật của người lao động
13. Trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động
14. Trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị bệnh nghề nghiệp
15. Các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động theo Khoản 11 Điều 4 của Nghị định 05/2015/NĐ-CP.
→ Tiền ăn giữa ca, ăn trưa không tính vào tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc nếu được ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể.
→ Người lao động được nhận toàn bộ khoản tiền ăn ca mà không bị khấu trừ để đóng BHXH.
Hy vọng thông tin về phụ cấp tiền ăn ca từ năm 2025 đã giúp bạn hiểu rõ hơn về các quy định mới. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về nghiệp vụ kế toán hoặc muốn tìm hiểu thêm về các khóa học kế toán tổng hợp – thuế, đừng ngần ngại để lại bình luận phía dưới bài viết. Hoặc tham gia ngay Zalo Page của Trung tâm Kế Toán Việt Hưng để nhận hỗ trợ 1:1 và cập nhật những ưu đãi hấp dẫn!