Dân nhà kế vốn nhiều chứng từ sổ sách, chứng từ nào cũng quan trọng, sổ sách nào cũng cần thiết trong quá trình làm việc. Bạn có bao giờ bị choáng ngợp khi nhìn lại những chứng từ sổ sách xếp quanh bàn làm việc của mình chưa? Xem ngay chia sẻ từ Kế Toán Việt Hưng về cách sắp xếp chứng từ kế toán nhé!
Các loại chứng từ
1. Chứng từ thu, chi liên quan đến tiền mặt
2. Chứng từ liên quan ngân hàng
3. Các loại chứng từ nhập, xuất liên quan công ty sản xuất, xây dựng
4. Các loại chứng từ khác: như bảng chấm công, bảng lương, phiếu lương…
5. Chứng từ điện tử
6. Hóa đơn bán hàng
Tầm quan trọng đối với doanh nghiệp
Trước khi tìm hiểu về cách sắp xếp chứng từ kế toán, sổ sách kế toán, bạn cũng cần biết tầm quan trọng của chúng với quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Hóa đơn, chứng từ cũng là loại giấy tờ ghi lại hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp, từ đó có thể đưa ra các phân tích, báo cáo về tình hình hoạt động của doanh nghiệp chuẩn xác nhất, và là tiền đề cho những kế hoạch định mang tính chiến lược của DN.
Đối với người mua, hóa đơn là bằng chứng quan trọng, thể hiện việc bạnh đã trả tiền để sở hữu và sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ nào đó. Trong trường hợp làm mất hóa đơn, bạn sẽ khó có thể giải quyết 1 cách ổn thỏa nếu phát sinh các tranh chấp không mong muốn
Với người bán hàng, hóa đơn là loại giấy tờ quan trọng để xác định ngày, giờ, tháng năm cung cấp sản phẩm dịch vụ cho người mua. Hóa đơn sẽ thể hiện những thông tin liên quan đến thỏa thuận của hai bên về vấn đề mua – bán sản phẩm, dịch vụ nhằm ghi lại lịch sử hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như đảm bảo sự uy tín chất lượng đối với khách hàng. Người bán cần phải có hóa đơn để làm đối chất với người mua một khi xảy ra mâu thuẫn và tranh chấp.
Hóa đơn là cơ sở để các kế toán viên kê khai các loại thuế, quyết toán, hạch toán cuối năm, làm các báo cáo tài chính để trình cho giám đốc hoặc cơ quan thuế.
1 doanh nghiệp quản lý tốt hóa đơn, chứng từ còn thể hiện sự chặt chẽ trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, tránh gây lãng phí, thất thoát và các trường hợp bị đối tượng xấu lợi dụng kẽ hở trong quản lý nhằm gian lận tiền của.
Bật mí cách sắp xếp chứng từ kế toán 1 cách khoa học
Cách sắp xếp chứng từ kế toán
Kiểm tra chứng từ:
– Kiểm tra lại xem chứng từ kế toán ra vào, hợp đồng kinh tế, hồ sơ nhân sự đã đúng quy định chưa?
– Kiểm tra xem chứng từ đã đầy đủ khớp với tờ khai chưa, thiếu cái gì, chỗ nào, lưu ý lại để bổ sung.
Sắp xếp hồ sơ:
Hồ sơ gọn gàng, ngăn nắp là yếu tố thiện cảm ban đầu các bạn ạ. Nhìn hồ sơ khoa học người khác sẽ đánh giá tốt hơn về bạn, từ đó giảm chút áp lực. Thông thường tôi thường hoàn thiện hồ sơ, đóng tệp cất tủ khi kết thúc niên độ kế toán.Cách sắp xếp chứng từ kế toán:
– Tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi, Kiểm kê quỹ (đóng quyển hoặc kẹp vào chứng từ là do các bạn tự lựa chọn.
– Tiền gửi ngân hàng: Sắp xếp sổ phụ, giấy báo nợ báo có theo ngày tháng (Đóng thành 1 file).
– Hóa đơn mua vào và bán ra xếp theo thứ tự ngày tháng (Lưu ý: tôi hay xếp theo thứ tự ngày tháng và khớp với Bảng kê hóa đơn dịch vụ mua vào bán ra kèm theo).
– Kho: Bao gồm thẻ kho, phiếu xuất, phiếu nhập, lệnh xuất kho, giấy cung ứng giao nhận vật tư xếp theo ngày tháng, Biên bản kiểm kho theo quý tháng hoặc cuối niên độ kế toán tùy vào yêu cầu quản trị của doanh nghiệp (đóng thành quyển hoặc kẹp vào hóa đơn).
– Tài sản cố định và Công cụ dụng cụ: Tất cả giấy tờ liên quan đến 2 mảng này nếu phát sinh ít bạn có thể gộp lại đóng chung, nếu phát sinh nhiều thì đóng riêng.
– Cách sắp xếp chứng từ kế toán khác: in và kẹp thành 1 file.
– Nhân sự: Hợp đồng lao động (cả có thời hạn và thời vụ, thử việc), Bảng chấm công, bảng lương,tạm ứng lương, quyết định tăng lương phiếu chi lương hoặc chứng từ chuyển khoản, chứng minh nhân dân, cam kết 02… nói chung tất cả những gì liên quan đến nhân sự thì gộp lại, của ai ghim đúng vị trí người đó; kí tá, dấu má đầy đủ và chữ kí của một người phải thống nhất trên mọi văn bản liên quan.
– Hồ sơ thuế: Bao gồm các loại tờ khai thuế đầy đủ từ lần đầu, bổ sung, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, kê khai các thuế khác, bảng kê mua vào bán ra, giấy nộp thuế, nộp hộ (nếu có). Cách sắp xếp chứng từ kế toán liên quan đến thuế đó là: giấy tờ nào liên quan đến thuế thì xếp chung một file.
– Bảo hiểm: tất cả các hồ sơ tăng, giảm, chế độ bảo hiểm đau ốm thai sản, nộp bảo hiểm… đóng thành một file.
– Hồ sơ vay, mượn: Mượn tiền cá nhân, vay tiền ngân hàng, hợp đồng ra sao, chi trả thế nào các bạn đóng vào một tệp.
– Hợp đồng: Hợp đồng đầu vào đóng thành 1 file, hợp đồng đầu ra đóng thành 1 file. Dự thầu dự án làm 1 file. Nên ghi chú cho từng hợp đồng số hóa đơn, những lần chuyển tiền và thanh toán, mức độ hoàn thành…
+ Giá thành công trình: Phần này các bạn nên tập hợp chi phí của công trình nào riêng công trình đó, kẹp theo các phiếu xuất, mua vật tư, tiến độ hoàn thành…
– Hồ sơ khác: file này bạn lưu tất cả những gì ngoài các mục trên.
– Bộ báo cáo tài chính đầy đủ. Nếu doanh nghiệp các bạn đang làm có nhiều danh mục như đầu tư tài chính, lĩnh vực khác các bạn có thể mở thêm file chi tiết. Miễn làm sao mình hiểu và người khác có thể xem và hiểu đỡ mất công giải thích nhiều.
Cách sắp xếp sổ sách kế toán
Trong phần sổ sách này các bạn căn cứ vào vấn đề sản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp. Ở mỗi lĩnh vực kinh doanh sổ sách có phần khác nhau. Trong bài viết này tôi chia sẻ về sổ sách nên in của hình thức Nhật Ký chung.
+ Sổ nhật ký chung
+ Sổ nhật kí bán hàng, mua hàng
+ Sổ quỹ tiền mặt
+ Sổ tiền gửi ngân hàng
+ Sổ chi tiết các tài khoản từ tiền mặt cho đến vay mượn, các tài khoản tài sản, doanh thu, chi phí, lợi nhuận,…
+ Sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả (theo nhà cung cấp).
+ Sổ chi tiết giá thành (cho từng loại sản phẩm, vụ việc, công trình)
+ Sổ cái các tài khoản
+ Sổ tổng hợp công nợ phải thu, phải trả
+ Các bảng phân bổ công cụ dụng cụ, khấu hao tài sản cố định. Nhìn chung, cứ tài khoản nào phát sinh thì các bạn nên in sổ đầy đủ cả sổ chi tiết và sổ cái. Ngoài ra còn có thẻ kho, các loại bảng xuất nhập tồn vật tư – hàng hóa – thành phẩm, sổ tài sản cố định,… Các bạn nhớ in đầy đủ và không quên kết xuất ra file excel lưu trữ cẩn thận (file này hay dùng cho việc quyết toán thuế).
==> Tất cả chứng từ sổ sách, giấy tờ đều có bìa ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế doanh nghiệp và được kí, đóng dấu đầy đủ các bạn nhé.
Bài viết về cách sắp xếp chứng từ kế toán với nguồn bài viết từ nguyễn mây hi vọng đã giúp dân nhà kế có thể làm việc 1 cách khoa học, chính xác và hạn chế được các sai sót, rủi ro trong thời gian làm việc tại doanh nghiệp. Đọc nhiều hơn, xem nhiều hơn và giỏi thật nhiều hơn nữa với các nội dung liên quan trực tiếp đến kế toán qua fanpage của chúng tôi nhé!
