Bên bán tự ý hủy hóa đơn | Theo quy định tại Thông tư 78, Nghị định 123 kể từ tháng 7/2022 bắt buộc tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh phải chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử. Để hiểu rõ hơn về các trường hợp bên bán tự ý hủy hóa đơn điện tử – cách khắc phục, bạn hãy tham khảo bài viết dưới đây.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là tài liệu điện tử chứa thông tin về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Được tạo ra, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý thông qua các phương tiện điện tử. HĐĐT này được tạo, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi thực hiện giao dịch mua bán hàng hoá và dịch vụ. Sau đó, tài liệu này được lưu trữ trên máy tính theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
1. Trường hợp bên bán tự ý hủy hóa đơn điện tử – cách khắc phục xử lý ra sao?
Trong trường hợp HĐĐT bị sai sót, bên bán tự hủy hóa đơn đã xuất cho bên mua căn cứ tại Khoản 1,2 của Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC chúng ta sẽ xem xét một trong hai trường hợp như sau:
1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.
2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)”.
Như vậy, tại TRƯỜNG HỢP 1 khi HĐĐT chưa được khai thuế (Cả bên bán và bên mua đều chưa khai thuế) nếu phát hiện có sự sai sót và bên bán muốn hủy hóa đơn nhưng chưa có sự đồng ý của bên mua thì việc hủy hóa đơn của bên bán bị SAI QUY ĐỊNH.
Tại TRƯỜNG HỢP 2 nếu HĐĐT có sự sai sót nhưng đã được bên bán hoặc bên mua khai thuế thì người bán và người mua phải lập VĂN BẢN THỎA THUẬN có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót… KHÔNG ĐƯỢC phép hủy hóa đơn.
KHẮC PHỤC khi bên bán tự ý hủy hóa đơn điện tử:
Khi hóa đơn điện tử bị hủy bởi bên bán thì HDĐT đó không còn giá trị sử dụng, nếu bên mua cố ý sử dụng HĐĐT đó thì được coi như sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Bởi vì khi HĐĐTT đã kê khai thuế thì không được tự hủy, hoặc nếu hủy hóa đơn khi chưa kê khai cũng phải được sự đồng ý của cả hai bên. Việc bên bán làm thế là sai quy định khi chưa có sự đồng ý cũng như văn bản thỏa thuận của hai bên, có rủi ro về gian lận, trốn thuế và bên mua cần thông báo bằng văn bản gửi đến cơ quan thuế về vấn đề này.
2. Khi hóa đơn điện tử bị sai sót thì được xử lý như thế nào?
Khi HĐĐT bị sai sót thì được xử lý như thế nào? Xử lý HĐĐT có mã của cơ quan thuế và đã gửi cho người mua sau đó thì phát hiện có sai sót thì căn cứ khoản 2 Điều 11 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về trường hợp hóa đơn điện tử hướng dẫn xử lý như sau:
“2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và không phải lập lại hóa đơn;
b) Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót.
Sau khi nhận được thông báo, cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn…số hóa đơn…, ngày… tháng… năm”. Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới.”
Nếu bạn có bất kỳ vướng mắc nào về nghiệp vụ kế toán cần tháo gỡ MỜI BẠN THAM GIA group FB CỘNG ĐỒNG LÀM KẾ TOÁN để giải đáp NGAY LẬP TỨC bởi đội ngũ kế toán trưởng tại: https://www.facebook.com/groups/congdonglamketoan
Trên đây chúng tôi đã điểm qua trường hợp bên bán tự ý hủy hóa đơn điện tử – cách khắc phục để quý bạn đọc tham khảo. Rất mong rằng thông tin hữu ích này sẽ giúp những người làm Kế Toán hoàn thành tốt công việc của mình nhé!