Công trình xây dựng được coi là sản phẩm do con người tạo ra bằng chính sức lao động, trí tuệ và sự liên kết của rất nhiều vật liệu làm lên kết cấu công trình. Tuy nhiên, dù công trình xây dựng đó có được xây dựng một cách tỉ mỉ, kỹ lưỡng, khoa học cũng không thể tránh khỏi sự tàn phá, ăn mòn của thiên nhiên và quá trình sử dụng của con người.
Trên thực tế, có rất nhiều công trình sau một thời gian xây dựng và sử dụng thì xảy ra tình trạng xuống cấp, rạn nứt, hư hỏng làm ảnh hưởng đến mỹ quan, sự an toàn cho người sử dụng. Vì vậy, bảo hành công trình là một điều cần thiết, cũng như lời cam kết về chất lượng công trình, trách nhiệm nhà thầu đối với dự án được xây dựng. Bài viết này, Kế Toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn chi tiết bút toán hạch toán bảo hành công trình trong kế toán, cũng như những quy định chặt chẽ về điều khoản bảo hành trong hợp đồng xây dựng.
1. Một số vấn đề cần lưu ý trong bảo hành công trình xây dựng
– “bảo hành”, hiểu theo quy định của Bộ luật dân sự năm 2015, và định nghĩa trong từ điển Tiếng Việt, có thể hiểu là việc bên sản xuất/ hoặc bên người bán sản phẩm cam kết sẽ sửa chữa miễn phí/hoặc thay thế miễn phí linh kiện/phần công trình sản phẩm nếu có những hỏng hóc, những phần lỗi trong sản phẩm (nếu có) trong một khoảng thời gian nhất định, gọi là thời gian bảo hành.
– Dự phòng phải trả về bảo hành công trình xây lắp được lập cho từng công trình xây lắp. Và được lập vào cuối kỳ kế toán năm hoặc cuối kỳ kế toán giữa niên độ. Trường hợp số dự phòng phải trả về bảo hành công trình xây lắp đã lập. Lớn hơn chi phí thực tế phát sinh. Thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi vào TK 711 “Thu nhập khác”.
– Khoản dự phòng phải trả về chi phí bảo hành công trình xây lắp được ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
– Chỉ những khoản chi phí liên quan đến khoản dự phòng phải trả đã lập ban đầu mới được bù đắp bằng khoản dự phòng phải trả đó.
– Không được ghi nhận khoản dự phòng cho các khoản lỗ hoạt động trong tương lai. Trừ khi chúng liên quan đến một hợp đồng có rủi ro lớn và thỏa mãn điều kiện ghi nhận khoản dự phòng. Nếu doanh nghiệp có hợp đồng có rủi ro lớn. Thì nghĩa vụ nợ hiện tại theo hợp đồng phải được ghi nhận và đánh giá như một khoản dự phòng. Và khoản dự phòng được lập riêng biệt cho từng hợp đồng có rủi ro lớn.
– Khi doanh nghiệp nhận được khoản bồi hoàn của một bên thứ 3 để thanh toán một phần hay toàn bộ chi phí cho khoản dự phòng thì khoản được bồi hoàn từ bên thứ 3 ghi nhận vào thu nhập khác.
2. Hạch toán bảo hành công trình xây dựng
– Việc trích lập dự phòng bảo hành công trình xây dựng được thực hiện cho từng công trình, hạng mục công trình hoàn thành, bàn giao trong kỳ. Khi xác định số dự phòng phải trả về chi phí bảo hành công trình xây dựng, ghi:
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Có TK 352 – Dự phòng phải trả (3522).
– Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến khoản dự phòng phải trả về bảo hành công trình xây dựng đã lập ban đầu, như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài …,:
+ Trường hợp doanh nghiệp tự thực hiện việc bảo hành công trình xây dựng:
Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến việc bảo hành, ghi:
Nợ các TK 621, 622, 627,…
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 152, 214, 331, 334, 338,…
Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bảo hành thực tế phát sinh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 154 – Chi phí SXKD dở dang
Có các TK 621, 622, 627,…
Khi sửa chữa bảo hành công trình hoàn thành bàn giao cho khách hàng, ghi:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (3522)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (chênh lệch giữa số dự phòng đã trích lập nhỏ hơn chi phí thực tế về bảo hành)
Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
+ Trường hợp giao cho đơn vị trực thuộc hoặc thuê ngoài thực hiện việc bảo hành, ghi:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (3522)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (chênh lệch giữa số dự phòng đã trích lập nhỏ hơn chi phí thực tế về bảo hành)
Có các TK 331, 336…
– Hết thời hạn bảo hành công trình xây dựng
Nếu công trình không phải bảo hành. Hoặc số dự phòng phải trả về bảo hành công trình xây dựng. Nó lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì số chênh lệch phải hoàn nhập. Ghi:
Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (3522)
Có TK 711 – Thu nhập khác.
Nếu chi phí bảo hành lớn hơn chi phí trích trước, kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 352
Nợ TK 641: Phần chi phí còn lại sau khi trừ đi số đã trích
Có TK 154: Toàn bộ chi phí bảo hành
3. Quy định bảo hành trong hợp đồng xây dựng
Sau quá trình đấu thầu, “nhà thầu” sau khi trúng thầu sẽ tiến đến quá trình thương thảo, ký kết hợp đồng. Cùng với việc ký kết hợp đồng, thì việc các bên trong quá trình ký kết hợp đồng có thể thương lượng về các biện pháp đảm bảo hợp đồng. Trong đó, đối với hợp đồng xây dựng, hợp đồng xây lắp, việc thực hiện công việc xây lắp, xây dựng thông thường khá phức tạp, cũng thường rủi ro bởi gắn với nội dung chất lượng công trình, do vậy, các bên khi ký kết hợp đồng thường sẽ thỏa thuận về các biện pháp đảm bảo thực hiện hợp đồng, cụ thể như việc quy định về bảo hành trong hợp đồng xây dựng với các điều khoản rõ ràng như sau:
a) Bên nhận thầu có trách nhiệm bảo hành công trình, bảo hành thiết bị theo đúng các thỏa thuận trong hợp đồng. Các thỏa thuận của các bên hợp đồng về thời hạn bảo hành, mức bảo đảm bảo hành phải phù hợp với quy định của pháp luật về xây dựng.
b) Bảo đảm bảo hành có thể thực hiện bằng hình thức bảo lãnh hoặc hình thức khác do các bên thỏa thuận, nhưng phải ưu tiên áp dụng hình thức bảo lãnh;
c) Bên nhận thầu chỉ được hoàn trả bảo đảm bảo hành công trình sau khi kết thúc thời hạn bảo hành và được chủ đầu tư xác nhận đã hoàn thành công việc bảo hành.
d) Trong thời hạn bảo hành, bên nhận thầu phải thực hiện việc bảo hành trong vòng hai mươi mốt (21) ngày kể từ ngày nhận được thông báo sửa chữa của bên giao thầu; trong khoảng thời gian này, nếu bên nhận thầu không tiến hành bảo hành thì bên giao thầu có quyền sử dụng tiền bảo hành để thuê tổ chức, cá nhân khác sửa chữa”.
e)Trường hợp hư hỏng, khiếm khuyết của công trình xây dựng phát sinh không do lỗi của bên nhận thầu gây ra, hoặc do nguyên nhân bất khả kháng thì bên nhận thầu sẽ có quyền từ chối bảo hành.
f) Bên nhận thầu sau khi thực hiện xong việc bảo hành, kết thúc thời gian bảo hành, thì bên nhận thầu cần phải thực hiện việc báo cáo việc hoàn thành công tác bảo hành bằng văn bản gửi cho bên giao thầu, và bên giao thầu cần phải xác nhận lại việc này bằng văn bản cho bên nhận thầu.
Ví dụ về điều khoản bảo hành công trình trong hợp đồng (như hình 1)
Như vậy, “bảo hành trong hợp đồng xây dựng” là điều khoản không thể thiếu trong mỗi hợp đồng để bảo đảm nghĩa vụ thực hiện hợp đồng, là cơ sở để các bên giảm thiểu được rủi ro trong các vấn đề về xây dựng sau khi đấu thầu.
Trên đây, Kế Toán Việt Hưng đã đưa là những thông tin cơ bản nhất về bảo hành công trình được quy định trong hợp đồng và cách xử lý hạch toán theo dõi trong khâu kế toán chính xác nhất. Để theo dõi các bài viết hữu ích khác, mời các bạn theo dõi Kế toán Việt Hưng để update thông tin kế toán liên tục nhé!
Chúc các bạn làm kế toán giỏi!