Biên bản thanh lý hợp đồng là một tài liệu pháp lý quan trọng, được lập ra khi hai bên tham gia hợp đồng muốn chính thức chấm dứt các quan hệ pháp lý và nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng đã ký kết. Biên bản này thường được lập sau khi các công việc, dịch vụ hoặc nghĩa vụ tài chính đã được hoàn tất và hai bên đồng thuận với việc kết thúc hợp đồng.
Biên bản thanh lý hợp đồng thường bao gồm những thông tin sau:
1. Thông tin về hợp đồng:
- Số hiệu hợp đồng, ngày ký hợp đồng.
- Thông tin về các bên tham gia hợp đồng (tên, địa chỉ, đại diện pháp luật, v.v.).
2. Tình trạng thực hiện hợp đồng:
- Mô tả về việc thực hiện các điều khoản của hợp đồng.
- Xác nhận việc hoàn thành công việc hoặc giao dịch theo hợp đồng.
3. Nghĩa vụ tài chính và các khoản thanh toán:
- Xác nhận về việc thanh toán đầy đủ các khoản tiền theo hợp đồng.
- Đề cập đến việc trả lại bảo lãnh, cọc hoặc tài sản nếu có.
4. Chữ ký của các bên:
- Chữ ký của đại diện pháp luật hoặc người có thẩm quyền của cả hai bên.
- Có thể kèm theo chứng thực của cơ quan có thẩm quyền nếu cần.
Biên bản thanh lý hợp đồng được quy định theo các chuẩn mực pháp lý có liên quan và theo điều khoản cụ thể trong hợp đồng giữa hai bên. Biên bản này phải được lập một cách cẩn thận để đảm bảo rằng mọi nghĩa vụ và quyền lợi của cả hai bên đều được xác nhận và không còn tranh chấp. Nó cũng phục vụ như một tài liệu chứng minh cho việc chấm dứt hợp đồng và có thể được sử dụng làm bằng chứng trong trường hợp có kiện tụng hoặc tranh chấp sau này.
Biên bản thanh lý hợp đồng cần được lưu giữ trong hồ sơ kế toán và pháp lý của doanh nghiệp, và có thể cần phải được nộp cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.