Rất nhiều bạn kế toán tiền mặt vô cùng hoang mang không biết xử lý như thế nào khi tiền mặt bị âm trong quỹ tiền mặt ở công ty. Hôm nay, kế toán Việt Hưng sẽ chia sẻ với các bạn các cách xử lý trong trường hợp này nhé.
Trả lời nhanh: Để xử lý âm quỹ tiền mặt, trước tiên kế toán cần rà soát đúng nguyên nhân (hạch toán thiếu nghiệp vụ thu, hạch toán sai trình tự chi trước thu sau, ghi chép sổ sách/chứng từ sai, hoặc quy đổi ngoại tệ không nhất quán), sau đó áp dụng một trong các giải pháp sau tùy tình huống thực tế của doanh nghiệp:
- Ghi nhận mua hàng hóa, dịch vụ qua công nợ TK 331: Nợ các TK 152, 153, 156, chi phí / Có TK 331; khi có tiền mới thanh toán Nợ TK 331 / Có TK 111 (cần đủ chứng từ công nợ hợp pháp, lưu ý thời hạn trả nợ).
- Lập hợp đồng vay mượn cá nhân lãi suất 0%: giải pháp an toàn, không phát sinh chi phí tài chính, làm tăng khoản thu (kế toán lập phiếu thu).
- Ghi nhận khách hàng ứng trước tiền hàng bằng tiền mặt: Nợ TK 111 / Có TK 131, giúp tăng tiền thu và giảm âm quỹ.
- Làm thủ tục tăng vốn điều lệ: Nợ TK 111 / Có TK 411 (thủ tục phức tạp, phải góp đủ vốn và thông báo Sở Kế hoạch và Đầu tư).
- Chuyển một số khoản chi tiền mặt nội bộ (không liên quan hóa đơn GTGT) sang kỳ sau để giảm lượng chi.
1. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng tiền mặt bị âm trong quỹ
Thực tế có rất nhiều lý do, nguyên nhân dẫn đến quỹ tiền mặt âm. Một số lý do chính sẽ được liệt kê dưới đây:
+ Kế toán thực tế hạch toán nghiệp vụ thu tiền thiếu hoặc hạch toán khống nghiệp vụ chi tiền.
Khi kế toán hạch toán thiếu nghiệp vụ phát sinh thu tiền mặt, điều này sẽ làm giảm khoản tiền của doanh nghiệp.
+ Kế toán hạch toán sai trình tự chi trước thu sau
Tại cùng một thời điểm, nếu kế toán thực hiện hạch toán sai trình tự: chi trước rồi mới thu.
+ Lỗi do kế toán ghi chép sổ sách, chứng từ
Việc kế toán ghi chép sổ sách, chứng từ sai cũng có thể dẫn đến tình trạng quỹ tiền mặt bị âm. Kế toán ghi chép thu chi vào các sổ kế toán không trùng khớp với số tiền thực tế phát sinh. Hoặc cũng có thể do lỗi của kế toán nhập dữ liệu thiếu hoặc có thể làm mất chứng từ thu chi … nên vào sổ sách bị sai lệch.
+ Kế toán hạch toán nghiệp vụ thu chi ngoại tệ theo phương pháp không nhất quán
Kế toán hạch toán các nghiệp vụ thu chi bằng ngoại tệ không thống nhất tỷ giá.
2. Giải pháp xử lý hiệu quả khi tiền mặt bị âm trong quỹ
Hạch toán các khoản mua Hàng hóa, Dịch vụ vào tài khoản 331
Hạch toán:
Nợ các TK hàng hóa, dịch vụ mua vào (152, 153, 156,,,)
Nợ các TK chi phí
Có TK 331
Khi có tiền thực hiện bút toán thanh toán sau:
Nợ TK 111
Có TK 331
Tuy nhiên nếu bạn sử dụng phương pháp này cần hết sức lưu ý. Cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ công nợ hợp pháp. Kế toán cũng cần chú ý đến thời hạn trả nợ thực tế so với thời hạn ghi trên hợp đồng để tránh trường hợp phát sinh khoản chi phí trả chậm.
Làm hợp đồng vay mượn cá nhân, lãi suất 0%
Đây là giải pháp an toàn nhất và được nhiều kế toán trong doanh nghiệp sử dụng. Ưu điểm của cách này là không phát sinh chi phí tài chính và làm tăng khoản thu tiền tại doanh nghiệp (kế toán phải làm phiếu thu).
Tạo nghiệp vụ phát sinh khách hàng ứng tiền hàng trước bằng tiền mặt
Kế toán sẽ hạch toán nghiệp vụ này cụ thể như sau:
Nợ 111: tiền mặt
Có 131: Phải thu khách hàng.
Tạo nghiệp vụ khách hàng mua hàng ứng trước tiền hàng bằng tiền mặt giúp cho tăng khoản tiền thu được tại doanh nghiệp, góp phần làm giảm âm quỹ tiền mặt.
Làm thủ tục tăng vốn điều lệ
Đây là phương pháp mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp nhất. Việc dùng cách này để làm giảm số âm tiền quỹ tiền mặt đòi hỏi kế toán cần phải có kinh nghiệm. Vì thủ tục tăng vốn điều lệ của DN khá phức tạp và cần thời gian để xử lý. Bởi vậy, kế toán cần hết sức lưu ý doanh nghiệp phải góp đủ vốn trong vòng 10 ngày kể từ ngày thay đổi và bắt buộc phải có thông báo cho phòng Đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh mà DN hoạt động.
Hạch toán:
- Nợ TK 111
- Có TK 411
Chuyển 1 số khoản chi tiền mặt sang kỳ hạch toán sau
Các khoản chi nội bộ không liên quan đến hóa đơn GTGT có thể được chuyển sang kỳ sau để làm giảm lượng chi tiền.
Hi vọng với bài viết này các bạn kế toán sẽ biết cách xử lý trong trường hợp tiền mặt trong quỹ bị âm. Chúc các bạn thành công!
Câu hỏi thường gặp về xử lý âm quỹ tiền mặt
Vì sao quỹ tiền mặt bị âm và cần xử lý?
Quỹ tiền mặt thường bị âm do kế toán hạch toán thiếu nghiệp vụ thu tiền hoặc hạch toán khống nghiệp vụ chi, hạch toán sai trình tự chi trước thu sau, ghi chép sổ sách và chứng từ không trùng khớp với số tiền thực tế phát sinh, hoặc hạch toán thu chi ngoại tệ theo tỷ giá không nhất quán. Vì vậy cần xác định đúng nguyên nhân trước khi chọn cách xử lý.
Cách xử lý âm quỹ tiền mặt nào an toàn nhất?
Theo bài viết, lập hợp đồng vay mượn cá nhân với lãi suất 0% là giải pháp an toàn nhất và được nhiều kế toán doanh nghiệp sử dụng. Ưu điểm là không phát sinh chi phí tài chính và làm tăng khoản thu tiền tại doanh nghiệp; khi áp dụng, kế toán phải lập phiếu thu tương ứng.
Định khoản khi xử lý âm quỹ tiền mặt qua công nợ TK 331 thế nào?
Khi mua hàng hóa, dịch vụ mà chưa có tiền chi, kế toán ghi nhận qua công nợ: Nợ các TK hàng hóa, dịch vụ mua vào (152, 153, 156…) và các TK chi phí / Có TK 331. Khi có tiền, thực hiện bút toán thanh toán Nợ TK 331 / Có TK 111. Lưu ý cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ công nợ hợp pháp và theo dõi thời hạn trả nợ thực tế so với hợp đồng.
