Trong lĩnh vực xây dựng, bảo hành công trình là một phần quan trọng đảm bảo chất lượng và uy tín giữa nhà thầu và chủ đầu tư. Tuy nhiên, để thực hiện thanh toán bảo hành công trình, việc soạn thảo giấy đề nghị thanh toán chính xác và đầy đủ thông tin là yếu tố then chốt. Bài viết này Kế Toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn bạn cách lập giấy đề nghị thanh toán bảo hành chuẩn, cập nhật mẫu giấy mới nhất và cung cấp những lưu ý quan trọng trong quá trình thực hiện.
1. Giấy đề nghị thanh toán là gì?
Giấy đề nghị thanh toán bảo hành công trình là một loại văn bản chính thức do nhà thầu hoặc đơn vị thi công lập, nhằm yêu cầu chủ đầu tư thanh toán các khoản chi phí liên quan đến nghĩa vụ bảo hành công trình. Đây là tài liệu không thể thiếu trong quy trình xử lý tài chính sau khi hoàn thành công việc bảo hành theo thỏa thuận hợp đồng xây dựng.
Vai trò
– Xác nhận chi phí bảo hành: Giúp các bên thống nhất về số tiền cần thanh toán dựa trên các điều khoản trong hợp đồng.
– Đảm bảo tính minh bạch: Làm rõ các khoản chi phí bảo hành để tránh nhầm lẫn và tranh chấp tài chính.
– Hỗ trợ quy trình nghiệm thu: Đính kèm cùng biên bản nghiệm thu bảo hành để hoàn thiện hồ sơ thanh toán.
Các trường hợp cần sử dụng giấy đề nghị thanh toán
– Yêu cầu thanh toán chi phí bảo hành công trình sau khi hoàn thành nghĩa vụ bảo hành.
– Thanh toán định kỳ các khoản đã được thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng.
– Yêu cầu hoàn trả tạm ứng khi các hạng mục bảo hành hoặc sửa chữa đã được nghiệm thu đầy đủ.
2. Quy định về bảo hành công trình xây dựng
Căn cứ Điều 12 Mục 3 Thông tư 174/2021/TT-BQP và Điều 28, Điều 29 Chương III Nghị định 06/2021/NĐ-CP về bảo hành, bảo trì, phá dỡ công trình xây dựng:
– Trách nhiệm của nhà thầu: Nhà thầu thi công và nhà thầu cung ứng thiết bị chịu trách nhiệm bảo hành phần công việc họ thực hiện trước chủ đầu tư.
– Hợp đồng bảo hành: Chủ đầu tư và nhà thầu thỏa thuận trong hợp đồng các nội dung: thời hạn, giá trị, biện pháp bảo hành, và quy định hoàn trả tiền hoặc tài sản bảo đảm sau khi kết thúc bảo hành.
– Hình thức bảo hành: Công trình sử dụng vốn đầu tư công hoặc vốn nhà nước yêu cầu bảo hành bằng tiền hoặc thư bảo lãnh ngân hàng.
– Thỏa thuận thời hạn riêng: Chủ đầu tư có thể thỏa thuận thời hạn bảo hành riêng cho từng hạng mục hoặc gói thầu.
2.1 Nội dung bảo hành công trình xây dựng
– Khi phát hiện hư hỏng: Chủ đầu tư, chủ sở hữu, hoặc người sử dụng công trình thông báo để nhà thầu thực hiện bảo hành.
– Chi phí bảo hành: Nhà thầu chịu mọi chi phí liên quan đến bảo hành nếu lỗi xuất phát từ họ.
– Trường hợp từ chối bảo hành: Nhà thầu được quyền từ chối bảo hành nếu:
– Hư hỏng không phải do lỗi của họ.
– Nguyên nhân do bất khả kháng được quy định trong hợp đồng.
– Chủ đầu tư sử dụng tiền bảo hành: Nếu nhà thầu không thực hiện nghĩa vụ bảo hành, chủ đầu tư có quyền thuê đơn vị khác thực hiện bằng tiền bảo hành.
2.2 Quy trình bảo hành công trình xây dựng
– Phát hiện hư hỏng: Chủ đầu tư hoặc người sử dụng công trình thông báo cho nhà thầu về các vấn đề phát sinh.
– Thực hiện bảo hành: Nhà thầu tiến hành sửa chữa hư hỏng theo yêu cầu và báo cáo kết quả cho chủ đầu tư.
– Kiểm tra nghiệm thu: Chủ đầu tư kiểm tra và xác nhận bằng văn bản nếu công việc bảo hành đạt yêu cầu.
– Hoàn trả bảo hành: Sau khi xác nhận hoàn thành bảo hành, chủ đầu tư hoàn trả tiền hoặc giải tỏa bảo lãnh bảo hành cho nhà thầu.
2.3 Thời gian bảo hành công trình xây dựng bao lâu?
ĐỐI VỚI CÔNG TRÌNH
– Không < 24 tháng cho công trình cấp đặc biệt và cấp I sử dụng vốn đầu tư công hoặc vốn nhà nước.
– Không < 12 tháng cho các công trình cấp còn lại sử dụng vốn đầu tư công hoặc vốn nhà nước.
ĐỐI VỚI THIẾT BỊ CÔNG TRÌNH
– Thời hạn bảo hành không ngắn hơn quy định của nhà sản xuất và tính từ khi nghiệm thu lắp đặt, vận hành.
– Thời hạn bảo hành cho các hạng mục có khiếm khuyết có thể kéo dài hơn, dựa trên thỏa thuận giữa nhà thầu và chủ đầu tư.
2.4 Quy định về tiền bảo hành
Mức bảo hành tối thiểu:
- 3% giá trị hợp đồng cho công trình cấp đặc biệt và cấp I.
- 5% giá trị hợp đồng cho công trình cấp còn lại.
Tiền bảo hành công trình vốn khác: Có thể tham khảo mức tối thiểu phía trên.
2.5 Trách nhiệm của các chủ thể trong bảo hành
– Nhà thầu: Thực hiện bảo hành khi nhận được yêu cầu và lập báo cáo hoàn thành bảo hành.
– Chủ đầu tư: Kiểm tra, nghiệm thu việc bảo hành và xác nhận hoàn thành để hoàn trả tiền hoặc giải tỏa bảo lãnh.
– Chủ sở hữu, người sử dụng công trình: Thông báo hư hỏng, phối hợp xác nhận hoàn thành bảo hành.
3. Các thông tin cần có trong giấy đề nghị thanh toán bảo hành công trình xây dựng
[1] Thông tin của bên yêu cầu thanh toán
– Tên công ty hoặc đơn vị thực hiện.
– Địa chỉ liên hệ, mã số thuế, thông tin tài khoản ngân hàng (nếu có).
[2] Chi tiết về công trình bảo hành
– Số hợp đồng liên quan và ngày ký kết.
– Tên công trình và hạng mục bảo hành.
– Các căn cứ pháp lý: quyết định, biên bản nghiệm thu, hoặc điều khoản hợp đồng.
[3] Số tiền đề nghị thanh toán và phương thức thanh toán
– Giá trị tổng cộng, giá trị đã thanh toán, và số tiền còn lại phải thanh toán.
– Phương thức thanh toán (chuyển khoản ngân hàng, tiền mặt).
[4] Cam kết thực hiện đúng quy định bảo hành
– Xác nhận hoàn tất nghĩa vụ bảo hành.
– Các thông tin đi kèm như thời hạn hoàn thành hoặc các giấy tờ bổ sung.
Mẫu giấy đề nghị thanh toán bảo hành công trình
Phần mở đầu
- Tiêu đề: “ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN”.
- Địa chỉ gửi: Thông tin của bên nhận đề nghị thanh toán.
Phần nội dung
- Các căn cứ pháp lý (hợp đồng, biên bản nghiệm thu).
- Giá trị thanh toán cụ thể và thông tin liên quan.
Phần kết thúc
- Thông tin tài khoản thanh toán.
- Lời cảm ơn và chữ ký xác nhận của người có thẩm quyền.
TẢI VỀ Mẫu giấy đề nghị thanh toán bảo hành công trình
ĐĂNG KÝ HỌC THỬ
Thời gian học: Từ 8h00 đến 22h30′ (Sáng – Chiều – Tối). Số buổi học: Không giới hạn. 03 Hình thức học Online: Tự học có hỗ trợ – Lớp nhóm có GV dạy trực tiếp và Gia sư 1 Kèm 1. |
Việc lập giấy đề nghị thanh toán bảo hành công trình không chỉ đơn thuần là một thủ tục mà còn là cách để đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan. Hiểu rõ quy trình và sử dụng mẫu giấy đề nghị đúng chuẩn sẽ giúp bạn hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.