Nhiệm vụ công việc chi tiết của kế toán ngân sách xã phường, thị trấn

Khóa học thực hành kế toán ngân sách xã cung cấp cho người học những kiến thức kế toán cơ bản gắn với đặc trưng của các đơn vị cấp xã phường thị trấn. Còn đối với bài viết này kế toán Việt Hưng giới thiệu đến bạn các nội dung chi tiết  trong công việc của kế toán ngân sách xã phường, thị trấn.

NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC CHI TIẾT CỦA KẾ TOÁN NGÂN SÁCH XÃ PHƯỜNG – THỊ TRẤN

1. Lập dự toán ngân sách xã

Bao gồm lập dự toán thu đầu năm theo mục lục ngân sách, lập dự toán chi đầu năm theo mục lục ngân sách, lập dự toán thu đầu năm theo nội dung kinh tế và lập dự toán chi đầu năm theo mục lục ngân sách. Quy trình được diễn ra như sau:

1. Phòng Tài chính – Kế hoạch ( Phòng TC-KH ) Uỷ ban nhân dân Huyện hướng dẫn và giao số kiểm tra dự toán ngân sách cho các xã.
2. Uỷ ban nhân dân Xã tổ chức hội nghị triển khai xây dựng dự toán ngân sách xã và giao số kiểm tra cho các ban ngành, đoàn thể thuộc UBND xã
3. Các ban ngành, đoàn thể thuộc UBND xã lập dự toán của đơn vị mình; kế toán xã lập dự toán ngân sách xã
4. Uỷ ban nhân dân Xã làm việc với các ban ngành, đoàn thể về dự toán ngân sách; kế toán tổng hợp và hoàn chỉnh dự toán ngân sách Xã.
5. Uỷ ban nhân dân xã trình Thường trực Hội đồng nhân dân xã xem xét cho ý kiến về dự toán ngân sách xã.
6. Căn cứ vào ý kiến của Thường trực Hội đồng nhân dân xã, Uỷ ban nhân dân xã hoàn chỉnh lại dự toán ngân sách và gửi Phòng Tài chính – Kế hoạch Huyện.
7. Phòng TC – KH huyện trình duyệt dự toán NS Huyện với các cơ quan chức năng liên quan.
8. Sau khi dự toán NS Huyện được duyệt Uỷ ban nhân dân huyện giao dự toán ngân sách chính thức cho các xã.

2. Nhận dự toán đầu năm

1. Căn cứ vào dự toán được duyệt, Ủy ban nhân dân huyện giao dự toán ngân sách chính thức cho các xã.
2. Ủy ban nhân dân xã trình hoàn chỉnh lại dự toán gửi Hội đồng nhân dân xã trước phiên họp của Hội đồng nhân dân về dự toán ngân sách; Hội đồng nhân dân xã thảo luận và quyết định phương án giao dự toán cho các ban, ngành, đoàn thể trực thuộc xã.
3. Ủy ban nhân dân xã giao dự toán cho ban, ngành, đoàn thể. Đồng thời gửi Phòng Tài chính – kế hoạch huyện, kho bạc nhà nước huyện, thực hiện công khai dự toán ngân sách xã.
4. Kế toán UBND xã dựa vào quyết định giao dự toán của UBND huyện, ghi nhận vào sổ sách kế toán.

VÍ DỤ

• Ngày 10/01/2018 đơn vị nhận được quyết định giao dự toán số 26/QĐ-UBND:

o Nguồn Ngân sách xã tự chủ: 1.600.000.000đ, khoản 402, chương 805, mục 6000

o Nguồn Ngân sách xã không tự chủ: 24.000.000đ, khoản 041, chương 820, mục 7000

o Nguồn Ngân sách huyện cấp cho chương trình mục tiêu dự án: 180.000.000 đ, khoản 402, chương 802, mã CTMT, DA: 0339, mục 7000

o Nguồn Ngân sách huyện hỗ trợ chi đầu tư phát triển 230.000.000đ, khoản 432, chương 989, mục 6100

3.  Dự toán bổ sung có mục tiêu

Tại địa phương khi có phát sinh các nhiệm vụ mới (ví dụ Sửa chữa trường mầm non tại xã) hoặc cần ngân sách hỗ trợ khắc phục hậu quả thiên tai…mà chưa có trong dự toán giao đầu năm, UBND xã cần xin dự toán bổ sung cho các khoản chi, sau khi dự toán bổ sung được duyệt, thường phát sinh các nghiệp vụ sau:

1. Căn cứ vào các hồ sơ văn bản đề nghị cấp dự toán bổ sung được duyệt, UBND huyện (cơ quan tài chính) ra quyết định cấp bổ sung dự toán chuyển cho UBND xã sử dụng ngân sách và kho bạc cấp Huyện.
2. Kho bạc cấp Huyện nhận thông báo về số dự toán bổ sung được giao, nhập vào hệ thống kho bạc để theo dõi và quản lý.
3. Kế toán UBND xã nhận quyết định giao dự toán từ UBND cấp huyện, căn cứ số dự toán được giao ghi nhận vào sổ sách kế toán.

VÍ DỤ

Ngày 12/03/2018, đơn vị nhận được quyết định giao dự toán bổ sung số 50/QĐ-UBND, cấp bổ sung như sau:

• Nguồn ngân sách xã tự chủ 50.000.000 đ, khoản 402, chương 805, mục 6100
• Nguồn Ngân sách huyện cấp cho chương trình mục tiêu dự án 70.000.000đ, khoản 402, chương 802, mã CTMT, DA: 0339

4. Rút kinh phí từ kho bạc

• Rút dự toán tiền mặt
• Rút dự toán chuyển khoản
• Rút dự toán chi lương, bảo hiểm

5.  Lập đề nghị ghi thu ghi chi

1. Kế toán UBND cấp Xã (đơn vị dự toán cấp III) theo quý hoặc định kỳ thực hiện các công việc sau:

• Lập bảng kê chứng từ đề nghị ghi thu, ghi chi theo mẫu Bảng kê chứng từ thanh toán của Kho bạc nhà nước quy định.
• Có thể lập Lệnh ghi thu, ghi chi gửi Kho bạc.

2. Kho bạc NN cấp Huyện nhận đề nghị ghi thu, ghi chi.
3. Kế toán UBND cấp Xã căn cứ vào Lệnh ghi thu, ghi chi ngân sách tiến hành ghi sổ kế toán

VÍ DỤ

✓ Thu ngân sách xã bằng hiện vật nhập kho

Ngày 03/03/2018, nhận gạch do người dân đóng góp: 3.000.000 đồng

Ngày 10/03/2018, xuất gạch để làm đường: 3.000.000 đồng

Ngày 20/04/2018, kế toán lập Bảng kê ghi thu, ghi chi ngân sách xã. Sau khi bảng kê ghi thu, ghi chi ngân sách xã được chấp nhận, kế toán ghi thu, ghi chi

✓  Thu ngân sách xã bằng hiện vật không nhập kho

Ngày 12/6/2018, nhận gạch do người dân đóng góp: 2.400.000  đồng và đưa vào làm đường ngay

Ngày 20/6/2018, Kế toán lập Bảng kê ghi thu, ghi chi ngân sách xã. Sau khi bảng kê ghi thu, ghi chi ngân sách xã được chấp nhân, kế toán ghi thu, ghi chi

✓  Thu ngân sách xã bằng ngày công lao động do người dân đóng góp

Ngày 12/5/2018, người dân đóng góp công lao động để làm đường, trị giá 5.000.000

Ngày 20/5/2018, kế toán lập Bảng kê ghi thu, ghi chi ngân sách xã. Sau khi bảng kê ghi thu, ghi chi ngân sách xã được chấp nhận, kế toán ghi thu, ghi chi

6. Các nghiệp vụ kế toán thu tiền mặt

• Phiếu thu: Thu khác bằng tiền mặt, thu hộ, chi hộ, Thu hoạt động sự nghiệp, thu quỹ công chuyên dùng, Thu tiền mặt tại xã, thu khoán

7. Các nghiệp vụ kế toán chi tiền mặt

• Chi tạm ứng cho cán bộ nhân viên
• Chi cho hoạt động sự nghiệp
• Chuyển tiền thu hộ cho cấp trên
• Chi quỹ công chuyên dùng tại xã
• Chi nộp quỹ công chuyên dùng vào tài khoản
• Chi mua sắm tài sản cố định
• Thanh toán các khoản phải trả bằng tiền mặt
• Nộp tiền mặt vào kho bạc
• Chi lương cho cán bộ
• Chi khác bằng tiền mặt

7.1. Kế toán thu tiền gửi

• Nhận tiền bổ sung cân đối ngân sách từ cấp trên
• Nhận tiền bổ sung có mục tiêu ngân sách cấp trên
• Nhận tiền tài trợ của các chương trình, dự án
• Nhận các khoản thu điều tiết cho xã
• Nhận kinh phí nhờ thu hộ, chi hộ
• Thu khác
• Thu hoạt động sự nghiệp

7.2. Kế toán chi tiền gửi

• Rút tiền gửi về quỹ tiền mặt
• Chi lương, phụ cấp cho cán bộ nhân viên
• Chi nộp bảo hiểm
• Chi mua tài sản cố định
• Thanh toán các khoản phải trả bằng tiền gửi
• Chi quỹ công chuyên dùng
• Chuyển tiền thu hộ cho cấp trên
• Chi tiền hoạt động sự nghiệp
• Thoái thu ngân sách bằng tiền gửi kho bạc

8. Chuyển tiền nội bộ

a/ Định khoản

Thông thường, mỗi xã có thể mở nhiều tài khoản tiền gửi khác ở kho bạc để thuận tiện cho việc giao dịch hoặc mỗi tài khoản thực hiện công việc khác nhau (Ví dụ tài khoản chuyên theo dõi quỹ XDCB, tài khoản chuyên theo dõi quỹ an ninh, trật tự; tài khoản chuyên theo dõi quỹ vì người nghèo…) hoặc mở tài khoản tại Ngân hàng thương mại để phục vụ việc trả lương qua tài khoản. Nghiệp vụ chuyển tiền nội bộ thường phát sinh trong các trường hợp sau:

• Khi đơn vị cần chuyển tiền xây dựng cơ bản từ tài khoản tiền ngân sách tại kho bạc sang tài khoản tiền gửi khác tại kho bạc để theo dõi riêng hoạt động đầu tư và chi phí đầu tư XDCB riêng
• Chuyển tiền từ tài khoản ngân sách tại kho bạc sang tài khoản tiền gửi ngân hàng để chi lương

– Khi xã lập Lệnh chi tiền hoặc Giấy rút dự toán chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi Kho bạc sang tài khoản tiền gửi Ngân hàng, nơi cán bộ, công chức cấp xã mở tài khoản cá nhân để thanh toán tiền lương, phụ cấp, kế toán ghi:

Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng, Kho bạc (1122 – Tiền gửi Ngân hàng)

Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng, Kho bạc (1121 – Tiền NSX tại Kho bạc)

Đồng thời ghi Có TK 008 Dự toán chi ngân sách

• Đối với các hoạt động sự nghiệp, khoản chênh lệch thu sự nghiệp lớn hơn chi sự nghiệp cuối kỳ đơn vị chuyển khoản từ tài khoản tiền gửi khác sang tài khoản tiền ngân sách tại kho bạc

b/ Mô tả nghiệp vụ

1. Khi có nhu cầu, Kế toán sẽ lập Ủy nhiệm chi/Lệnh chi tiền hoặc Giấy rút dự toán, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Thủ trưởng đơn vị ký duyệt.
2. Ngân hàng/Kho bạc căn cứ vào Ủy nhiệm chi/Lệnh chuyển tiền/Giấy rút dự toán của đơn vị, sẽ chuyển tiền từ tài khoản chuyển đi vào tài khoản Ngân hàng/Kho bạc được chuyển đến.
3. Sau khi thực hiện lệnh chuyển tiền thành công Ngân hàng/Kho bạc sẽ Lập giấy báo Nợ hoặc chứng từ hạch toán của ngân hàng và chuyển lại cho Kế toán đơn vị.
4. Căn cứ vào giấy báo Nợ/chứng từ hạch toán của Ngân hàng/Kho bạc, kế toán hạch toán và ghi sổ tiền gửi ngân hàng.
5. Đồng thời Ngân hàng/Kho bạc được chuyển đến khi nhận được tiền sẽ lập Giấy báo Có và thông báo cho đơn vị về số tiền đã về tài khoản.

Ví dụ:

• Ngày 15/9/2018, Chuyển tiền từ tài khoản ngân sách tại kho bạc về TK tiền gửi ngân hàng để chi lương tháng 9/2018 số tiền: 176.000.000 đồng

9. Xử lý các nghiệp vụ liên quan tới vật liệu, công cụ dụng cụ

• Nhập kho vật liệu
• Xuất khi CCDC sử dụng
• Xuất khác
• Chuyển kho
• Kế toán giảm CCDC
• Điều chuyển giảm CCDC

10.  Xử lý các nghiệp vụ liên quan tới tài sản cố định

• Khi quản lý trên phần mềm QLTS
• Không quản ý trên phần mềm QLTS
• Kế toán đầu tư xây dựng hạch toán các nghiệp vụ:

11. Xử lý các nghiệp vụ liên quan tới đầu tư xây dựng cơ bản

• Kế toán đầu tư xây dựng cơ bản bằng nguồn vốn ngân sách
• Kế toán đầu tư xây dựng cơ bản bằng nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản
• Kế toán đầu tư xây dựng cơ bản từ nguồn vốn viện trợ

12. Xử lý các nghiệp vụ liên quan tới tiền lương, bảo hiểm

• Tính lương, bảo hiểm
• Hạch toán lương, BH và thuế TNCN
• Trả lương
• Thanh toán thuế, bảo hiểm

13. Xử lý các nghiệp vụ liên quan tới kế toán tổng hợp khác

• Lập bảng tổng hợp chứng từ cùng loại
• Khóa sổ kế toán
• Quyết toán tạm ứng
• Lập chứng từ ghi sổ
• Quyết toán ngân sách cuối năm

– Hướng dẫn quy trình quản lý và công khai ngân sách xã đồng thời giúp kế toán thiết lập chỉ tiêu của các nhóm báo cáo bao gồm báo cáo công khai và báo cáo ngân sách xã theo TT 343/2016/TT-BTC và TT 344/2016/TT-BTC để hiển thị đúng chỉ tiêu theo số chi đầu tư phát triển, thường xuyên hay dự phòng tại đơn vị.

Hướng dẫn quy trình quản lý và công khai ngân sách xã

Hướng dẫn cách thiết lập chỉ tiêu báo cáo

1. Mục đích

Mô tả quy trình quản lý và công khai ngân sách xã tại các đơn vị UBND xã/phường/thị trấn theo TT 343/2016/TT-BTC và TT 344/2016/TT-BTC, giúp kế toán các đơn vị nắm rõ các bước thực hiện ngoài thực tế và áp dụng trên phần mềm.

2. Quy trình thực hiện

2.1. Quy trình quản lý ngân sách xã

a. Lập dự toán

Hằng năm, trên cơ sở hướng dẫn của UBND cấp huyện, UBND cấp xã lập dự toán ngân sách năm sau (theo mẫu biểu số 01 đến mẫu biểu số 05 khoảng quý IV năm trước) trình HĐND xã quyết định.

b. Quyết định dự toán

Sau khi nhận được quyết định giao nhiệm vụ thu, chi ngân sách xã của UBND cấp huyện, UBND xã hoàn chỉnh dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn được giao quản lý; dự toán thu, chi ngân sách xã và phương án phân bổ ngân sách xã theo báo cáo Ban Kinh tế – Xã hội xã thẩm tra, Thường trực HĐND xã xem xét, cho ý kiến, trình HĐND xã quyết định theo thời hạn do UBND cấp tỉnh quy định. Sau khi dự toán ngân sách xã được HĐND xã quyết định, UBND xã báo cáo UBND cấp huyện, Phòng Tài chính – Kế hoạch huyện và cơ quan Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch để tổ chức thực hiện.

c. Điều chỉnh dự toán

Điều chỉnh dự toán ngân sách xã hàng năm (nếu có) trong các trường hợp có yêu cầu của UBND cấp trên để đảm bảo phù hợp với định hướng chung hoặc có biến động lớn về nguồn thu và nhiệm vụ chi.

UBND xã tiến hành lập dự toán điều chỉnh báo cáo Ban Kinh tế – Xã hội xã, Thường trực HĐND xã xem xét, cho ý kiến trước khi trình HĐND xã quyết định và báo cáo UBND cấp huyện.

d. Chấp hành dự toán

Căn cứ dự toán ngân sách xã và phương án phân bổ ngân sách xã cả năm đã được HĐND xã quyết định, UBND xã quyết định phân bổ chi tiết dự toán chi ngân sách xã theo từng bộ phận (theo mẫu biểu số 06) gửi KBNN nơi giao dịch để nhập dự toán và làm căn cứ kiểm soát, thanh toán các khoản chi; đồng thời gửi Phòng tài chính – Kế hoạch huyện để báo cáo

e. Quyết toán ngân sách

UBND xã có trách nhiệm tổ chức, thực hiện công tác hạch toán kế toán, quyết toán ngân sách xã theo MLNS nhà nước và chế độ kế toán ngân sách xã hiện hành; thực hiện chế độ báo cáo kế toán và quyết toán theo quy định. KBNN nơi giao dịch thực hiện công tác kế toán thu, chi quỹ ngân sách xã theo quy định; định kỳ hằng tháng, quý báo cáo tình hình thực hiện thu, chi ngân sách xã, tồn quỹ ngân sách xã gửi UBND xã theo quy định và báo cáo đột xuất khác theo yêu cầu của UBND xã.

2.2. Quy trình công khai ngân sách xã

(1) Công khai dự toán

(2) Công khai quyết định dự toán

(3) Công khai tình hình thực hiện dự toán

(4) Công khai quyết toán

• Hướng dẫn thiết lập chỉ tiêu của các nhóm báo cáo bao gồm báo cáo công khai và báo cáo ngân sách xã theo TT 343/2016/TT-BTC và TT 344/2016/TT-BT để hiển thị đúng chỉ tiêu theo số chi đầu tư phát triển, thường xuyên hay dự phòng tại đơn vị.

Nhóm báo cáo tổng hợp

❖ Báo cáo công khai:

1. Biểu số 103: Cân đối dự toán ngân sách xã (TT 343/2016/TT-BTC)
2. Biểu số 108: Cân đối dự toán ngân sách xã (TT 343/2016/TT-BTC)
3. Biểu số 113: Cân đối ngân sách xã (TT 343/2016/TT-BTC)
4. Biểu số 116: Cân đối quyết toán ngân sách xã (TT 343/2016/TT-BTC)

❖ Báo cáo ngân sách xã:

1. Biểu số 01: Cân đối tổng hợp dự toán ngân sách xã (TT số 344/2016/TT-BTC)
2. Biểu số 07: Cân đối quyết toán ngân sách xã (TT 344/2016/TT-BTC)

Nhóm báo cáo chi tiết

❖ Báo cáo công khai:

1. Biểu số 110: Dự toán chi ngân sách xã (TT 343/2016/TT-BTC)
2. Biểu số 115: Ước thực hiện chi ngân sách xã (TT 343/2016/TT-BTC)
3. Biểu số 118: Quyết toán chi ngân sách xã (TT 343/2016/TT-BTC)

❖ Báo cáo ngân sách xã:

1. Biểu số 09: Tổng hợp quyết toán chi ngân sách xã (TT 344/2016/TT-BTC)
2. Biểu số 11: Quyết toán chi ngân sách xã theo MLNS (TT 344/2016/TT-BTC)

Nhóm báo cáo chi tiết tình hình dự toán năm sau

1.Biểu số 105: Dự toán chi ngân sách xã (TT 343/2016/TT-BTC)

2. Biểu số 03: Tổng hợp dự toán chi ngân sách xã (TT 344/2016/TT-BTC) 

Và rất nhiều kiến thức kế toán về hành chính sự nghiệp – Trên đây là những chia sẻ của Kế Toán Việt Hưng hy vọng sẽ giúp ích phần nào đó cho các bạn trong quá trình làm việc kế toán của mình. Mọi thắc mắc cần giải đáp xin liên hệ: 098.868.0223 – 091.292.9959 – 098.292.9939 để được tư vấn miễn phí – chuyên sâu TẤT TẦN TẬT mọi vấn đề.