Làm kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ trong đơn vị HCSN

Kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ – Kế toán Việt Hưng chia sẻ giúp người học nhận thức đối tượng kế toán là các loại vốn bằng tiền, vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm , hàng hóa, đầu tư tài chính ngắn hạn. Các hương  pháp  hạch  toán  thu,  chi  tiền  mặt,  tăng, giảm tiền gửi và tiền đang chuyển; hạch toán tồn kho, xuất kho, nhập kho các loại vật tư, sản phẩm, hàng hóa và chứng khoán ngắn hạn…, trong các đơn vị hành chính sự nghiệp

Nguyên vật liệu, dụng cụ trong các đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) là điều kiện vật chất cần theo phục vụ cho các hoạt động của đơn vị theo chức năng nhiệm vụ được giao. Nguyên vật liệu bao gồm các loại nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Dụng cụ bao gồm các loại dụng cụ, công cụ không đủ tiêu chuẩn là tài sản cố định.

1. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ

– Ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn về số lượng và giá trị của từng loại, từng thứ vật liệu, dụng cụ.

– Giám sát kiểm tra tình hình thực hiện các định mức sử dụng, định mức dự trữ, tình hình hao hụt, dư thừa, mất mát vật liệu, dụng cụ góp phần tăng cường công tác quản lý việc sử dụng vật liệu, dụng cụ một cách hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện tượng tham ô lãng phí.

– Chấp hành đầy đủ các thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu, dụng cụ.

– Cung cấp số liệu, tài liệu về vật liệu, dụng cụ cho các bộ phận có liên quan.

– Tham gia đánh giá, kiểm kê vật liệu, dụng cụ theo đúng quy định của chế độ Nhà nước.

2. Phân loại nguyên vật liệu công cụ dụng cụ

Nguyên vật liệu, công cụ – dụng cụ trong đơn vị HCSN gồm nhiều loại, nhiều thứ, có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình hoạt động của đơn vị. Để đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán, vật liệu, dụng cụ trong các đơn vị hành chính sự nghiệp thường được phân loại như sau:

– Nguyên liệu, vật liệu: gồm các loại nguyên liệu vật liệu dùng cho công tác chuyên môn, dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế:

+ NVL dùng cho công tác chuyên môn ở các đơn vị HCSN tuỳ thuộc vào chức năng nhiệm vụ hoạt động bao gồm: các loại thuốc dùng để khám, chữa bệnh, giấy, bút, mực dùng cho văn phòng, in ấn ……

+ NVL dùng cho hoạt động sản xuất, cung cấp dịch vụ: các loại NVL khi tham gia vào sản xuất sẽ cấu tạo thành thực thể của sản phẩm hoặc giá trị dịch vụ.

+ Nhiên liệu là loại vật liệu như: than, củi, xăng, dầu… có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình hoạt động của đơn vị.

+ Phụ tùng thay thế: là loại vật liệu dùng để thay thế, sửa chữa các chi tiết, bộ phận của máy móc thiết bị, phương tiện vận tải…

– Dụng cụ: là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn là TSCĐ, dụng cụ thường gồm: ấm, chén, phích nước, sọt rát, máy tính…

3. Đánh giá kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ

3.1 Giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ – dụng cụ nhập kho

– Giá thực tế NVL, CC – DC mua ngoài nhập kho

             + Trường hợp NVL, DC dùng cho hoạt động thường xuyên, dự án, đề tài: giá thực tế NVL, DC ghi sổ nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn theo tổng số tiền thanh toán.

Các chi phí liên quan đến quá trình thu mua NVL, CC – DC như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí thu mua thực tế phát sinh… không tính vào giá thực tế NVL, CC – DC nhập kho mà được ghi trực tiếp vào tài khoản chi phí có liên quan ( chi phí hoạt động thường xuyên, dự án…)

   + Trường hợp NVL, CC – DC dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh

      * Nếu đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế: Giá thực tế VL, DC mua ngoài là giá mua chưa tính thuế GTGT (nếu là hoá đơn GTGT)

      * Nếu đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Giá thực tế NVL, CC – DC mua ngoài là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT (nếu là hoá đơn GTGT)

– Trị giá thực tế nhập kho nguyên liệu, vật liệu, CC – DC do nhận kinh phí, viện trợ, tài trợ là giá trị ghi trên biên bản giao nhận.

– Trị giá thực tế nhập kho nguyên liệu, vật liệu, CC – DC tự chế  là toàn bộ chi phí hợp lý, hợp lệ đơn vị bỏ ra để sản xuất nguyên liệu, CC – DC đó.

– Trị giá thực tế NVL, CC – DC thu hồi là giá do hội đồng đánh giá tài sản của đơn vị xác định trên cở sở giá trị hiện còn của NVL, CC – DC đó.

3.2 Giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho

– Giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ – dụng cụ xuất kho: trị giá thực tế xuất kho của NVL, CC – DC được xát định theo một trong các phương pháp sau:

+ Phương pháp giá thực tế đích danh

+ Phương pháp bình quân gia truyền

+ Phương pháp nhập trước, xuất trước

+ Phương pháp nhập sau, xuất trước

Đối với các loại CC – DC lâu bền, khi xuất kho phải hạch toán giá trị thực tế của CC – DC vào các TK có liên quan đồng thời phải theo dõi chi tiết từng thứ công cụ, dụng cụ theo từng bộ phận.

4. Hạch toán chi tiết kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ

4.1. Chứng từ, sổ sách sử dụng

• Phiếu nhập kho.
• Phiếu xuất kho.
• Giấy báo hỏng, mất công cụ, dụng cụ.
• Biên bản kiểm kê NVL, CC – DC.
• Bảng kê mua hàng.
• Biên bản kiểm nghiệm NVL, CC – DC, sản phẩm hàng hoá.
• Sổ kho (thẻ kho)
• Sổ chi tiết nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ.
• Bảng tổng hợp chi tiết nguyên liệu, vật liệu, CC – DC, sản phẩm hàng hoá.

4.2. Tài khoản sử dụng

  * Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu.

  * Tài khoản 153: Công cụ – dụng cụ.

TK này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị của các loại nguyên vật liệu, công cụ – dụng cụ trong kho của đơn vị hành chính sự nghiệp.

Nội dung kết cấu:

* Tài khoản 005: Dụng cụ lâu bền đang sử dụng:

Công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng là những công cụ có giá trị tương đối lớn và thời gian sử dụng tương đối dài, yêu cầu phải được quản lý chặt chẽ kể từ khi xuất dùng đến khi báo hỏng.

Nội dung kết cấu:

* Tài khoản 643: chi phí trả trước:

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng không tính vào chi phí hoạt động và chi phí sản xuất, cung ứng dịch vụ trong kỳ này mà phải tính vào chi phí của 2 hay các kỳ kế toán tiếp theo.

Nội dung kết cấu:

5. Hạch toán tổng hợp kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ

5.1 Kế toán nhập kho nguyên vật liệu công cụ dụng cụ nhập kho

1. Nhập kho nguyên vật liệu, công cụ – dụng cụ mua ngoài:

      Nợ TK 152,153: Trị giá NVL, CC – DC nhập kho.

              Có TK 111: Tổng giá trị thanh toán bằng tiền mặt:

             Có TK 112: Tổng giá trị thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng

2. Nhập kho nguyên vật liệu, công cụ – dụng cụ do được cấp kinh phí hoặc cấp vốn:

      Nợ TK 152,153: Trị giá NVL, CC – DC nhập kho.           

             Có TK 441: Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản

              Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động

              Có TK 462: Nguồn kinh phí dự án

              Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh

Trường hợp rút dự toán kinh phí để mua nguyên liệu, vật liệu thì đồng thời với bút toán trên, kế toán phải ghi đơn:

             Có TK 008: Tổng số kinh phí sự nghiệp đã rút, hoặc

             Có TK 009: Tổng số kinh phí dự án, đầu tư xây dựng cơ bản đã rút.

3. Nhận viện trợ, nhận biếu tặng bằng nguyên vật liệu, dụng cụ nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách.

      Nợ TK 152,153:

              Có TK 521

=> Trị giá NVL, CC – DC nhập kho

Khi nhận được chứng từ ghi thu, ghi chi

      Nợ TK 521:

            Có TK 461,462…

=> Kết chuyển tăng nguồn kinh phí khi có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách

.  Nhập kho vật liệu, dụng cụ do vay mượn tạm thời.    

      Nợ TK 152,153: Trị giá NVL, CC – DC nhập kho.

              Có TK 331: Các khoản phải trả:   

5. Mua NVL, CC – DC dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD).

            + Hoạt động SXKD tính và nộp thuế VAT theo phương pháp khấu trừ:

      Nợ TK 152,153: Trị giá NVL, CC – DC nhập kho.

      Nợ TK 311 (3113): Thuế GTGT.

             Có TK 111, 112, 331: Tổng giá trị thanh toán

+ Hoạt động SXKD tính và nộp thuế VAT theo phương pháp trực tiếp:

      Nợ TK 152, 153: Trị giá NVL, CC – DC nhập kho.

             Có TK 111, 112, 331: Tổng giá trị thanh toán

6. Mua NVL, CC – DC đưa vào sử dụng ngay không vào kho

Nợ TK 661, 662, 631, 635… Trị giá NVL, CC – DC xuất dùng

Nợ TK 311(3113): nếu có

        Có TK 111, 112, 331, 461, 462 … Tổng giá trị thanh toán

7. Nhập khẩu NVL, CC – DC dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh:

– Nếu đơn vị kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

      Nợ TK 152,153: Trị giá NVL, CC – DC nhập kho.

             Có TK 111(1112), 112(1122), 331: Giá nhập khẩu

              Có TK 333: Thuế nhập khẩu

    Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp được khấu trừ:

      Nợ TK 311 (3113)

             Có TK 3331

=> Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp

– Nếu đơn vị kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

      Nợ TK 152,153: Trị giá NVL, CC – DC nhập kho

              Có TK 111(1112), 112(1122), 331: Giá nhập khẩu

              Có TK 333: Thuế nhập khẩu

              Có TK 3331: Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp

       8. NVL, CC – DC dùng không hết nhập lại kho:

      Nợ TK 152,153: Ghi tăng giá trị NVL, CC – DC

             Có TK 661, 662, 631, 635, 241: Ghi giảm chi phí

       9. NVL, CC – DC kiểm kê phát hiện thừa (chưa xác định nguyên nhân):

      Nợ TK 152,153: Ghi tăng giá trị NVL, CC – DC

             Có TK 331, 3318 : Các khoản phải trả.

* Chú ý: các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua NVL, CC – DC được hạch toán vào chi phí của các bộ phận sử dụng, kế toán ghi

Nợ TK 661, 662, 631, 635… Chi phí thu mua

Nợ TK 311(3113): nếu có

        Có TK 111, 112, 331, 461, 462 … Tổng giá trị thanh toán

Trường hợp rút dự toán kinh phí để mua NVL, CC – DC thì đồng thời với bút toán trên, kế toán phải ghi đơn:

             Có TK 008: Tổng số kinh phí sự nghiệp đã rút, hoặc

             Có TK 009: Tổng số kinh phí dự án, đầu tư xây dựng cơ bản đã rút.

5.2 Kế toán xuất kho nguyên vật liệu công cụ dụng cụ

      10. Xuất kho nguyên vật liệu, công cụ – dụng cụ sử dụng cho hoạt động HCSN, hoạt động dự án, hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ:

      Nợ TK 661: Trị giá xuất kho dùng cho hoạt động HCSN.

      Nợ TK 662: Trị giá xuất kho dùng cho hoạt động dự án

      Nợ TK 631: Trị giá xuất kho dùng cho hoạt động SXKD

      Nợ TK 635: Trị giá xuất kho dùng cho đơn đặt hàng

      Nợ TK 241: Trị giá xuất kho dùng cho xây dựng cơ bản

             Có TK 152, 153: Ghi giảm NVL, CC – DC

Chú ý:

    Đối với CC – DC khi xuất dùng: Đồng thời ghi: Nợ TK 005 đối với các

CC – DC lâu bền có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài.

Khi có giấy báo hỏng CC – DC ghi đơn bên có TK 005.

+ Trường hợp xuất CC – DC phải phân bổ nhiều lần, khi xuất kho kế toán ghi

      Nợ TK 643                              

             Có TK 153

=> Trị giá CC – DC xuất kho

+ Đồng thời phản ánh giá trị lần phân bổ đầu tiên:

      Nợ TK 631, 635, 661  

                        Có TK 643 

=> Trị giá một lần phân bổ

Các lần phân bổ sau thực hiện tương tự lần phân bổ đầu.

Sang kỳ sau khi nhận được giấy báo hỏng, báo mất hoặc hết hạn sử dụng, kế toán ghi

      Nợ TK 153: giá trị phế liệu thu hồi

      Nợ TK 311: các khoản phải thu

      Nợ TK 661, 631 … nếu tính vào chi phí

            Có TK 643: giá trị còn lại

Ví dụ thực tế

Cho tình hình nhập, xuất, tồn trong tháng 5/N tại đơn vị HCSN K như sau (ĐVT: 1000 đồng):

– Số dư đầu tháng TK 153 (dung cụ A): 12.000 (3 chiếc, đơn giá 4.000)

– Số phát sinh trong tháng 5/N.

1. Xuất kho 2 chiếc dụng cụ A cho bộ phận sản xuất theo phiếu xuất kho số 114 ngày 10/5/N, phân bổ 2 lần.
2. Mua 5 chiếc dụng cụ A trả bằng chuyển khoản qua kho bạc, đơn giá 4.500. Dụng cụ nhập kho theo phiếu nhập kho số 83 ngày 13/5/N
3. Xuất kho 3 chiếc dụng cụ A cho bộ phận sản xuất. Phiếu xuất kho số 115 ngày 18/5/N, phân bổ lần đầu tiên 50% giá trị vào chi phí sản xuất.

YÊU CẦU: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế trên.

Biết rằng đơn vị xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước

BÀI GIẢI

Định khoản các nghiệp vụ kinh tế

1a. Nợ TK 643: 8.000 (4.000 x 2)

            Có TK 153_A: 8.000

1b. Nợ TK 631: 4.000 (8.000 / 2)

            Có TK 643: 4.000

1c. Nợ TK 005: 8.000

• Nợ TK 153_A: 22.500

                        Có TK 112: 22.500

            3a. Nợ TK 643: 13.000 (4.000 + 4.500 x 2)

                        Có TK 153_A: 13.000

            3b. Nợ TK 621: 6.500 (13.000 / 2)

                        Có TK 643: 6.500

            3c. Nợ TK 005: 13.000

           11. Khi cấp kinh phí cho đơn vị cấp dưới bằng nguyên vật liệu, dụng cụ:

• Đơn vị cấp trên khi cấp, ghi:

      Nợ TK 341: Kinh phí cấp cho cấp dưới

             Có TK 152: Ghi giảm giá trị NVL, CC – DC

Đơn vị cấp dưới khi nhận, ghi:

       Nợ TK 152, 153: Ghi tăng giá trị NVL, CC – DC nhập kho

                   Nợ TK 661, 662, 631, 635, 241: Nếu đưa vào sử dụng không qua kho

             Có TK 461, 462, 465, 441: Ghi tăng nguồn kinh phí

           12. NVL, DC phát hiện thiếu khi kiểm kê (chưa xác định nguyên nhân):

      Nợ TK 311 (3118): Các khoản phải thu

             Có TK 152, 153: Ghi giảm giá trị NVL, CC – DC

Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào từng trường hợp cụ thể, ghi:

      Nợ TK 334: Nếu trừ vào lương.

      Nợ TK 661, 662, 631… Nếu tính vào chi phí

      Nợ TK 111: Số thiệt hại được thu hồi bằng tiền mặt nhập quỹ.

             Có TK 311:  Các khoản phải thu.

5.3 Hạch toán nguyên vật liệu tồn kho đến 31/12

– Căn cứ vào biên bản kiểm kê nguyên vật liệu ngày 31/12, kế toán lập chứng từ phản ánh toàn bộ giá trị NVL tồn kho liên quan đến số kinh phí hoạt động được cấp trong năm để quyết toán vào chi hoạt động của năm báo cáo, ghi:

Nợ TK 6612     

              Có TK 3371

=> Trị giá nguyên liệu, vật liệu tồn kho

– Hạch toán năm sau đối với nguyên liệu, vật liệu đã quyết toán vào kinh phí năm trước:

    +  Nếu NVL còn sử dụng được, khi xuất sử dụng, kế toán ghi:

      Nợ TK 3371    

             Có TK 152, 153    

=> Trị giá nguyên liệu, vật liệu tồn kho

+ Nếu nguyên liệu, vật liệu không sử dụng được các cấp có thẩm quyền cho phép thanh lý, nhượng bán, kế toán ghi các bút toán sau:

BT1: Phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu xuất để thanh lý, nhượng bán:

Nợ TK 3371            

             Có TK 152, 153

=> Trị giá NVL, CC – DC xuất kho thanh lý, nhượng bán

BT2: Phản ánh số thu được về thanh lý, nhượng bán:

       Nợ TK 111, 112, 311 

              Có TK 511

=> Số thu từ thanh lý nhượng bán

BT3: Phản ánh chi phí liên quan đến quá trình thanh lý, nhượng bán

        Nợ TK 511                  

               Có TK 111, 112

=> Chi phí thanh lý nhượng bán

BT4: Phản ánh việc xử lý khoản chênh lệch từ thanh lý, nhượng bán:

    + Nếu chênh lệch thu lớn hơn chi.

        Nợ TK 511: Chênh lệch thu lớn hơn chi

               Có TK 421: Phần ghi chênh lệch thu, chi chưa xử lý

               Có TK 333: Phần phải nộp ngân sách.

               Có TK 461: Phần bổ sung nguồn kinh phí sự nghiệp.

     + Nếu chênh lệch thu nhỏ hơn chi.

         Nợ TK 661, 662: Chênh lệch thu nhỏ hơn chi tính vào chi phí

         Nợ TK 421: Phần ghi chênh lệch thu, chi chưa xử lý.

                Có TK 511: Chênh lệch thu nhỏ hơn chi.