Hướng dẫn làm hợp đồng thuê TSCĐ của giám đốc

Việc các công ty thuê TSCĐ để phục vụ cho mục đích của công ty là vấn đề được nhiều người quan tâm. Trong trường hợp này chúng ta thường phải làm hợp đồng giữa công ty và bên cho thuê. Trong bài viết dưới đây Kế Toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn bạn cách làm hợp đồng thuê TSCĐ của giám đốc. Cùng tìm hiểu chi tiết ngay nhé!

TSCĐ là gì? Thuê TSCĐ là như thế nào?

Tài Sản Cố Định:

Tài sản cố định là toàn bộ tài sản của doanh nghiệp có giá trị lớn, có thời gian sử dụng, luân chuyển, thu hồi cao hơn 1 năm hoặc trên 1 chu kỳ kinh doanh (nếu chu kỳ kinh doanh bằng 1 năm hoặc cao hơn).

Tuy nhiên, có một số trường hợp tài sản có thời gian sử dụng trên một năm nhưng vì giá trị nhỏ nên tài sản đó không được cho vào tài sản cố định mà được xếp vào tài sản lưu động. Theo Thông Tư 45/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính, Tài sản cố định là tài sản khi có đặc điểm như đã nêu đồng thời phải có giá trị trên 30 triệu đồng.

* Thuê tài sản: Là sự thoả thuận giữa bên cho thuê và bên thuê về việc bên cho thuê chuyển quyền sử dụng tài sản cho bên thuê trong một khoảng thời gian nhất định để được nhận tiền cho thuê một lần hoặc nhiều lần được quy định theo Chuẩn mực kế toán số 06.2002.

* Thuê tài chính: Là thuê tài sản mà bên cho thuê có sự chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu tài sản cho bên thuê. Quyền sở hữu tài sản có thể chuyển giao vào cuối thời hạn thuê.

* Thuê hoạt động: Là thuê tài sản không phải là thuê tài chính.

* Hợp đồng thuê tài sản không huỷ ngang: Là hợp đồng thuê tài sản mà hai bên không thể đơn phương chấm dứt hợp đồng, trừ các trường hợp: a) Có sự kiện bất thường xẩy ra, như:

– Bên cho thuê không giao đúng hạn tài sản cho thuê;

– Bên thuê không trả tiền thuê theo quy định trong hợp đồng thuê tài sản;

– Bên thuê hoặc bên cho thuê vi phạm hợp đồng;

– Bên thuê bị phá sản, hoặc giải thể;

– Người bảo lãnh bị phá sản, hoặc giải thể và bên cho thuê không chấp thuận đề nghị chấm dứt bảo lãnh hoặc đề nghị người bảo lãnh khác thay thế của bên thuê;

– Tài sản cho thuê bị mất, hoặc hư hỏng không thể sửa chữa phục hồi được.

Điều kiện để thuê TSCĐ của giám đốc
Điều kiện để thuê TSCĐ của giám đốc

b) Được sự đồng ý của bên cho thuê;

c) Nếu 2 bên thoả thuận một hợp đồng mới về thuê chính tài sản đó hoặc tài sản tương tự;

d) Bên thuê thanh toán thêm một khoản tiền ngay tại thời điểm khởi đầu thuê tài sản.

Hợp đồng thuê tài sản là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên cho thuê giao tài sản cho bên thuê để sử dụng trong một thời hạn, bên thuê phải trả tiền thuê.

Hợp đồng thuê nhà ở, hợp đồng thuê nhà để sử dụng vào mục đích khác được thực hiện theo quy định của Bộ luật này, Luật nhà ở và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Hướng dẫn làm Hợp đồng thuê TSCĐ của chính giám đốc

1. Điều kiện để thuê TSCĐ của chính giám đốc

Trong điều kiện tài sản của giám đốc tách biệt tài sản công ty và Hội đồng quản trị (HĐQT) hoặc đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) chấp thuận, cụ thể như sau:

+ Tài sản của cá nhân giám đốc công ty tách biệt với tài sản của công ty (Căn cứ Điều 76 luật Doanh Nghiệp 2014)

+ Hợp đồng, giao dịch phải được Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị chấp thuận nếu được ký giữa công ty và thành viên HĐQT, giám đốc và người liên quan của họ. (Căn cứ Điểm b, Khoản 1, Điều 162 luật Doanh Nghiệp 2014).

+ HĐQT chấp thuận các hợp đồng và giao dịch có giá trị < 35% tổng giá trị tài sản của công ty ghi trong báo cáo tài chính gần nhất, hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty. Đại diện công ty ký hợp đồng phải thông báo Thành viên HĐQT, kiểm soát viên về đối tượng liên quan với hợp đồng,giao dịch đó (Khoản 2 Điều 162 luật Doanh Nghiệp 2014)

+ Đại hội đồng cổ đông chấp thuận các hợp đồng và giao dịch khác ngoài các giao dịch thuộc thẩm quyền của HĐQT. HĐQT trình dự thảo hợp đồng hoặc giải trình về nội dung chủ yếu của giao dịch tại cuộc họp ĐHĐCĐ hoặc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản. Cổ đông có lợi ích liên quan không có quyền biểu quyết, hợp đồng được chấp thuận khi có số cổ đông đại diện 65% tổng cố phiếu biểu quyết còn lại tán thành, trừ trường hợp Điều lệ quy định khác (Khoản 3 Điều 162 luật Doanh Nghiệp 2014)

+ Đối với trường hợp các hợp đồng cho thuê nhà ở được ký kết từ ngày Luật Nhà ở số 65/2014/QH13 ngày 25/11/2014 có hiệu lực (từ ngày 01/7/2015) sẽ không bắt buộc phải công chứng, chứng thực hợp đồng, trừ trường hợp các bên trong hợp đồng có nhu cầu (Theo văn bản Số: 4528/TCT-PC của Tổng cục Thuế).

+ Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà: không bắt buộc phải chuyển khoản vì không có hoá đơn (theo Khoản 2, Điều 4, Thông tư 96)

+ Cá nhân cho thuê nhà không cần xuất hoá đơn (Theo Khoản 2.5, Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTCCông văn 1834/TCT-TNCN ngưỡng doanh thu chịu thuế cá nhân cho thuê tài sản 2016 của Tổng cục thuế ngày 04/05/2016)

2. Các bước làm Hợp đồng thuê TSCĐ của chính giám đốc

Theo Điều 76 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định về nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty như sau về việc giám đốc cho công ty thuê TSCĐ: Phải xác định, tách biệt tài sản của chủ sở hữu công ty và tài sản của công ty. Ngoài ra, Chủ sở hữu công ty là cá nhân phải tách biệt các chi tiêu của cá nhân và gia đình mình với các chi tiêu trên cương vị là Chủ tịch công ty và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

Tuân thủ quy định của pháp luật về hợp đồng và pháp luật có liên quan trong việc mua, cho vay, thuê, bán, vay, cho thuê và các giao dịch khác giữa công ty và chủ sở hữu công ty. Còn về phần ký tên cả người cho thuê và người đi thuê. Người cho thuê là đại diện hợp pháp của căn nhà cho thuê trên giấy tờ chứng minh. Người đi thuê là đại diện hợp pháp của doanh nghiệp đi thuê.

Còn trường hợp thuê nhà riêng của chính giám đốc (theo Thông tư 78) để phục vụ sản xuất kinh doanh ( hợp đồng ký theo đúng quy định của pháp luật) thì bên thuê phải làm thủ tục đăng ký thuế với Chi cục thuế nơi có nhà cho thuê để xuất hóa đơn, chứng từ hợp pháp cho Công ty làm bằng chứng tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Đối với trường hợp các hợp đồng cho thuê nhà ở được ký kết từ ngày Luật Nhà ở số 65/2014/QH13 ngày 25/11/2014 có hiệu lực (từ ngày 01/7/2015) sẽ không bắt buộc phải công chứng, chứng thực hợp đồng, trừ trường hợp các bên trong hợp đồng có nhu cầu (Theo văn bản Số: 4528/TCT-PC của Tổng cục Thuế).

Và chứng từ thanh toán tiền thuê nhà: không bắt buộc phải chuyển khoản vì không có hoá đơn (theo khoản 2, điều 4, thông tư 96). Và cá nhân cho thuê nhà không cần xuất hoá đơn (Quy định tại Khoản 2.5, Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTCCông văn 1834/TCT-TNCN ngưỡng doanh thu chịu thuế cá nhân cho thuê tài sản 2016 của Tổng cục thuế ngày 04/05/2016).

Đầu tiên chúng ta phải có quyết định thuê TSCĐ của giám đốc và các hội đồng thành viên ban quản trị công ty.Kế toán cần thành lập hồ sơ thuê TSCĐ gồm:

+ Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, văn bản.

+ Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; bản sao giấy tờ chứng minh thẩm quyền của người đại diện (nếu là người đại diện).

+ Bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà nếu TSCĐ là nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của Nghị định số 60/CP ngày 05 tháng 7 năm 1994 của Chính phủ; bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của pháp luật về nhà ở và sổ đỏ; các hợp đồng mua TSCĐ, biên bản bàn giao, giấy đăng kiểm đối với xe ô tô.

+ Hợp đồng thuê TSCĐ đối với giám đốc (trường hợp tự soạn thảo). Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có. Bản sao nêu trên là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải có chứng thực. Khi nộp bản sao thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu. Các giấy tờ cần thiết khác theo quy định của pháp luật.

Lưu ý: Các giấy tờ cần công chứng thì phải được công chứng theo quy định của pháp luật. Thuê TSCĐ của giám đốc mà sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thì vẫn đưa vào khấu hao và cho vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN bình thường.

Ví dụ: Nếu Giám đốc cho công ty thuê nhà riêng của mình để làm văn phòng kinh doanh.

Hồ sơ thực hiện việc công chứng hợp đồng thuê nhà bao gồm những giấy tờ sau:

+ Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, văn bản (Mẫu số 01/PYC).

+ Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu;

+ Bản sao giấy tờ chứng minh thẩm quyền của người đại diện (nếu là người đại diện).

+ Bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của Nghị định số 60/CP ngày 05 tháng 7 năm 1994 của Chính phủ;

+ Bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của pháp luật về nhà ở.

+ Hợp đồng (trường hợp tự soạn thảo).

+ Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

+ Bản sao nêu trên là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải có chứng thực. Khi nộp bản sao thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu.

+ Các giấy tờ cần thiết khác theo quy định của pháp luật.

Tiếp theo chúng ta làm hợp đồng theo đúng quy định pháp luật và quy định của công ty.

3. Hướng dẫn chi tiết làm hợp đồng thuê TSCĐ của giám đốc

Sau khi có đầy đủ các quyết định của hội đồng ban quản trị về việc đồng ý thuê TSCĐ của giám đốc, thì chúng ta làm các việc sau.

– Nếu ngôi nhà là tài sản chung của vợ chồng giám đốc thì chúng ta phải làm văn bản ủy quyền của ủy quyền ký đại diện cho giám đốc ký.

– Sau đó, về vấn đề hồ sơ, ngoài hợp đồng thuê TSCĐ, công ty cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

  • Bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng TSCĐ;
  • Giấy tờ tùy thân và hộ khẩu hoặc giấy xác nhận địa chỉ thường trú, tạm trú của các bên đối với thuê đất;
  • Giấy tờ mau TSCĐ khác, đăng kiểm đối với ô tô; Bản sao hợp đồng ủy quyền;
  • Giấy phép thành lập, đăng ký kinh doanh của công ty, chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người đại diện công ty (chồng bạn), giấy tờ xác nhận tư cách người đại diện của công ty.

==> Hợp đồng được lập thành ít nhất 2 bản và có chữ ký đóng dấu đầy đủ theo quy định của pháp luật và mỗi bên giữa ít nhất 1 bản.

Mẫu hợp đồng thuê TSCĐ:

Mẫu hợp đồng thuê TSCĐ của giám đốc
Mẫu hợp đồng thuê TSCĐ của giám đốc

Hoạt động thuê TSCĐ của giám đốc của công ty phải nộp những loại thuế nào?

1. Thuế GTGT, thuế TNCN

Đối với trường hợp giám đốc cho công ty thuê TSCĐ thì công ty phải nộp các loại thuế sau:

+ Nếu Giám đốc cho công ty thuê TSCĐ với mức doanh thu dưới 100 triệu đồng 1 năm thì sẽ không phải nộp thuế môn bài, thuế GTGT và thuế TNCN (theo khoản 7, điều 1, thông tư 119/2014/TT-BTC và nghị định 139/2016/NĐ-CP)

+ Nếu Giám đốc cho công ty thuê TSCĐ với mức doanh thu 100 triệu đồng 1 năm trở lên thì sẽ phải nộp các loại thuế sau: môn bài, GTGT, TNCN.

Theo khoản 3 điều 4, thông tư 92/2015/TT-BTC ta có:

Thuế GTGT phải nộp = Doanh thu tính thuế x 5%

Thuế TNDN phải nộp = Doanh thu tính thuế x 5%

Thời điểm xác định doanh thu tính thuế là thời điểm bắt đầu của từng kỳ hạn thanh toán trên hợp đồng thuê TSCĐ.

Trường hợp công ty trả tiền thuê TSCĐ trước cho cá nhân cho nhiều năm thì Doanh thu tính thuế GTGT và thuế TNCN xác định theo doanh thu trả tiền 1 lần.

Lệ phí môn bài:

Doanh thu từ 100 – 300 triệu : 300.000 đồng; Từ 300 – 500 triệu : 500.000 đồng; Trên 500 triệu: 1 triệu đồng.

Nếu có doanh thu cho thuê vào 6 tháng đầu năm thì nộp thuế cho cả năm. Nếu phát sinh doanh thu từ 1/7 trở đi thì nộp ½ năm. Doanh thu để xác định mức lệ phí môn bài là tổng thu nhập tính thuế TNCN theo quy định của pháp luật về thuế TNCN.

Nên: Tổng thuế, lệ phí phải nộp = DT tính thuế x 10% + Lệ phí môn bài

Đối với công ty:

Hoạt động thuê TSCĐ của giám đốc (bao gồm chi phí mua, khấu hao, các chi phí khác phát sinh liên quan đến hoạt động thuê) để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì được cho vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Đối với các trường hợp Công ty thuê TSCĐ của Giám đốc khác như: Thuê xe ô tô, thuê máy móc…

Nếu không phát sinh thu nhập thì cả Giám đốc và công ty không phải đóng thuế và kê khai tnuế.

VD: Anh A là giám đốc công ty X và anh A cho công ty thuê nhà để phục vụ cho việc làm văn phòng cho công ty với doanh thu 500tr/ tháng, thời điểm thuê là 01/01/2022.

TH1: Giá thuê đã bao gồm thuế, anh A phải nộp tiền thuê nhà trực tiếp cho cơ quan thuế:
Bên chịu thuế là anh A.

Cách tính thuế:

– Môn bài: 1tr/1 năm

– GTGT: 500tr x 5% = 25tr/tháng

– TNCN: 500tr x 5% = 15tr/ tháng

TH2: Giá thuê đã bao gồm thuế, Công ty nộp tiền thuê nhà trực tiếp cho cơ quan thuế:

Bên chịu thuế là anh A.

Cách tính thuế:

– Môn bài: 1tr/1 năm

– GTGT: 500tr x 5% = 25tr/tháng

– TNCN: 500tr x 5% = 25tr/ tháng

Th3: Giá thuê chưa bao gồm thuế và công ty phải chịu tiền thuê

Cách tính thuế:

– Môn bài: 1tr/1 năm

– GTGT: 555.555.555tr x 5% = 27.777.778tr/tháng

– TNCN: 555.555.555tr x 5% = 27.777.778tr/tháng

Số tiền nộp thuế này được tính vào chi phí được trừ của công ty.

Tóm lại, qua bài viết hi vọng bạn đọc đã hiểu được rõ hơn về hợp đồng thuê TSCĐ với giám đốc. Hi vọng đã giúp bạn hoàn thành công việc xuất sắc hơn. Truy cập fanpage của chúng tôi để nhận những chia sẻ về nghiệp vụ kế toán nhé!

0 0 Bình chọn
Bình chọn
Theo dõi
Thông báo cho
guest
0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
close

GIẢI ĐÁP MIỄN PHÍ 24/7

Kế toán, thuế, bảo hiểm, Doanh nghiệp...