Trong quá trình hoạt động kinh doanh, tài sản cố định cần phải được bảo dưỡng hoặc sửa chữa khi chúng bị hư hỏng nhằm duy trì khả năng hoạt động bình thường của TSCĐ. Tuỳ theo mức độ, mục đích sửa chữa, nghiệp vụ sửa chữa TSCĐ của đơn vị được chia thành: Sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn.

1. Kế toán sửa chữa thường xuyên tài sản cố định

Sửa chữa thường xuyên là công việc sửa chữa mang tính chất bảo dưỡng hoặc thay thế những chi tiết, bộ phận nhỏ của TSCĐ. Do hoạt động sửa chữa phát sinh thường xuyên với chi phí sửa chữa nhỏ nên chi phí sửa chữa phát sinh được hạch toán ngay vào chi phí của hoạt động sử dụng TSCÐ.

Khi phát sinh công việc sửa chữa, kế toán tập hợp chi phí sửa chữa theo từng đối tượng sử dụng TSCĐ:

(1) Sửa chữa TSCĐ do ngân sách cấp hoặc có nguồn gốc từ ngân sách, kế toán ghi:

(2) Sửa chữa tài sản cố định thuộc nguồn vốn kinh doanh hoặc nguồn vốn vay dùng cho hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ, kế toán ghi:

Nợ TK 631: Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh

Nợ TK 311 (3113): Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 152, 331, 312…

2. Kế toán sửa chữa lớn tài sản cố định

Sửa chữa lớn TSCĐ là công việc sửa chữa có tính chất khôi phục hoặc làm tăng năng lực hoạt động của TSCĐ, thay thế các bộ phận quan trọng của nó, thời gian sửa chữa thường kéo dài, chi phí sửa chữa phát sinh lớn. Vì vậy, theo nguyên tắc phù hợp, chi phí sửa chữa lớn phải được phân bổ vào chi phí tương ứng với từng loại hoạt động mà nghiệp vụ sửa chữa TSCĐ diễn ra của nhiều kỳ kế toán khác nhau.

(1) Khi phát sinh công việc sửa chữa lớn TSCĐ, phải theo dõi chi tiết theo từng công trình, từng công việc sửa chữa lớn TSCĐ, căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán ghi:

Đồng thời ghi Có TK 008 “Dự toán chi hoạt động” hoặc ghi Có TK 009 “Dự toán chi chương trình, dự án” (nếu rút dự toán chi hoạt động, chi chương trình, dự án để sửa chữa lớn).

(2) Trường hợp sửa chữa lớn tài sản cố định được đầu tư bằng nguồn vốn vay hoặc nguồn vốn kinh doanh dùng cho hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ, kế toán ghi:

Nợ TK 241 (2413): Tập hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ

Nợ TK 311 (3113): Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111, 112, 331, 152…: Tổng giá thanh toán.

(3) Khi công trình sửa chữa lớn hoàn thành, kế toán phải tính giá thành thực tế của từng công trình sửa chữa lớn hoàn thành để quyết toán số chi phí này:

(3.1) Nếu công việc sửa chữa nhằm mục đích khôi phục chức năng hoạt động của TSCĐ, kế toán ghi:

Nợ TK 661, 662, 635, 643

Có TK 241 (2413)

Trị giá khối lượng sửa chữa lớn đã quyết toán

Nếu chi phí sửa chữa lớn TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phát sinh lớn cần phải phân bổ dần thì khi công việc sửa chữa lớn đã hoàn thành, kế toán ghi:

Nợ TK 643

Có TK 241 (2413)

Trị giá khối lượng sửa chữa lớn đã quyết toán

Định kỳ tiến hành phân bổ chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định vào chi phí sản xuất, kinh doanh, kế toán ghi:

Nợ TK 631

Có TK 643

⇒ Trị giá phân bổ từng lần

(3.2) Nếu công việc sửa chữa nhằm mục đích nâng cấp làm tăng năng lực hoặc kéo dài thời gian sử dụng của TSCĐ thì toàn bộ chi phí cải tạo, nâng cấp TSCĐ hoàn thành phải ghi tăng nguyên giá TSCĐ, ghi:

Nợ TK 211, 213

Có TK 241 (2413)

Nguyên giá TSCĐ tăng

Đồng thời, căn cứ vào nguồn vốn dùng để cải tạo, nâng cấp TSCĐ:

a) Ghi tăng nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ:

Nợ TK 661, 662, 635: Phần chi phí tập hợp năm hiện tại

Nợ TK 337: Phần chi phí tập hợp từ những năm trước (nếu sử dụng KPSN)

Có TK 466

b) Ghi tăng nguồn vốn kinh doanh:

Nợ TK 441, 431

Có TK 411

Nguyên giá TSCĐ

(4) Trường hợp công việc sửa chữa lớn bằng nguồn kinh phí hoạt động đến cuối năm đã hoàn thành nhưng chưa bàn giao thanh quyết toán công trình:

(4.1) Kế toán cuối năm báo cáo

Cuối năm căn cứ vào bảng xác nhận giá trị khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành đến 31/12, kế toán lập “Chứng từ ghi sổ” để phản ánh giá trị khối lượng công tác sửa chữa lớn hoàn thành liên quan đến số kinh phí hoạt động được ngân sách cấp cho công tác sửa chữa lớn trong năm quyết toán vào chi hoạt động của năm báo cáo. Căn cứ vào “Chứng từ ghi sổ”, kế toán ghi:

Nợ TK 661 (6612)

Có TK 337 (3372)