Định khoản nghiệp vụ mua hàng là một trong những bút toán quan trọng cần phải nắm vững của kế toán mua bán hàng hóa. Hôm nay, kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn các bạn định khoản nghiệp vụ mua hàng chi tiết qua bài viết dưới đây.
1. Hiểu về quá trình mua hàng hóa
1.1 Khái niệm
Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại, là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ người bán sang doanh nghiệp và đồng thời chuyển quyền sở hữu về tiền tệ từ doanh nghiệp sang người bán hoặc doanh nghiệp có trách nhiệm phải thanh toán cho người bán.
1.2 Đặc điểm
- Hàng hóa phải được thông qua một phương thức mua, bán thanh toán tiền hàng nhất định.
- Doanh thu đã nắm được quyền sở hữu về hàng hóa, mất quyền sở hữu về tiền tệ hay 1 loại hàng hóa khác.
- Hàng hóa mua vào với mục đích bán ra hoặc gia công sản xuất rồi bán.
2. Thời điểm xác định hàng mua
Hàng mua được ghi nhận khi hàng hóa đã chuyển giao quyền sở hữu từ bên bán sang bên mua, bên mua đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Tùy thuộc từng phương thức mua mà thời điểm xác định hàng mua khác nhau:
– Mua hàng theo phương thức giao trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, bên mua cử cán bộ thu mua mang giấy ủy nhiệm đến kho bên bán để nhận hàng, bên mua chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa về doanh nghiệp. Thời điểm xác định hàng mua là khi đã hoàn thành thủ tục giao nhận hàng, bên mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng.
– Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, bên bán chuyển hàng đến cho bên mua và giao hàng tại kho bên mua hoặc địa điểm đã quy định trong hợp đồng. Thời điểm xác định hàng hóa là hàng mua khi bên mua đã nhận hàng do bên bán chuyển bán, đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng.
⇒ Thời điểm xác định hàng mua là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa, do đó đây cũng là điểm mốc để phân định tổn thất về hàng hóa và sự tranh chấp khiếu nại. Hơn nữa, việc xác định đúng đắn thời điểm hàng mua có ý nghĩa to lớn trong công tác quản lý tài sản của doanh nghiệp.
3. Nguyên tắc đánh giá
Giá trị thực tế HH nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn + Thuế không hoàn lại (nếu có) + Chi phí thu mua
Giá mua ghi trên hóa đơn:
+ Phương pháp khấu trừ: giá mua ghi trên hóa đơn là giá mua chưa thuế GTGT
+ Phương pháp trực tiếp: giá mua ghi trên hóa đơn là giá đã có thuế GTGT (giá thanh toán)
Chi phí thu mua: chi phí vận chuyển, bốc xếp, chi phí bảo quản, bảo hiểm, hao hụt hợp lý trên đường đi, tiền thuê kho bãi, chi phí của bộ phận thu mua độc lập… Thuế không hoàn lại: gồm thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có), thuế GTGT hàng nhập khẩu (nếu không được khấu trừ).
Giảm giá hàng mua: là số tiền người bán chấp thuận giảm giá cho doanh nghiệp do hàng mua không đảm bảo chất lượng, không đúng quy cách… lỗi tại người bán
Chiết khấu thương mại: là số tiền người bán thưởng cho doanh nghiệp do doanh nghiệp mua hàng với số lượng lớn, giá trị lớn.
Hàng mua trả lại: là giá trị hàng tồn kho doanh nghiệp đã mua nhưng từ chối, trả lại do chất lượng không đảm bảo, không đúng quy cách, chủng loại… lỗi tại người bán.
Giá gốc của hàng hóa mua vào được tính theo từng nguồn nhập và phải theo dõi phản ánh riêng biệt trị giá mua và chi phí thu mua hàng hóa.
Trường hợp mua hàng hóa được nhận kèm theo sản phẩm, hàng hóa, phụ tùng thay thế (để phòng hỏng hóc), kế toán phải xác định và ghi nhận riêng sản phẩm, hàng hóa, phụ tùng thay thể theo giá trị hợp lý. Giá trị hàng hòa nhập kho là giá đã trừ giá trị sản phẩm, hàng hóa, phụ tùng thay thế.
4. Nhiệm vụ của kế toán mua hàng
– Theo dõi, ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác chỉ tiêu mua hàng về số lượng, chủng loại, quy cách, thời điểm ghi nhận mua hàng.
– Theo dõi, kiểm tra, giám sát để thực hiện tốt kế hoạch mua hàng theo từng nguồn hàng, từng nhà cung cấp, từng đơn đặt hàng với người bán và tình hình thanh toán với nhà cung cấp.
– Cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho doanh nghiệp để xác định mức dự trữ hợp lý.
5. Kế toán quá trình mua hàng hóa trong nước
5.1. Chứng từ, sổ sách sử dụng
a. Chứng từ
– Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường.
– Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn.
– Phiếu nhập kho
– Biên bản kiểm nghiệm
– Chứng từ thanh toán: Phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ…
b. Sổ sách
– Sổ chi tiết mua hàng
-Sổ chi tiết nhập, xuất, tồn hàng hóa
– Thẻ kho
5.2 Kế toán tổng hợp mua hàng hóa trong nước
a. Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hàng tồn kho
⇒ Tài khoản này phản ánh giá trị của các loại hàng hóa, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho của doanh nghiệp, còn đang trên đường vận chuyển, đang ở bến cảng hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho.
Kết cấu tài khoản:
5.3 Hạch toán
(1) Trường hợp hàng và hóa đơn cùng về nhập kho:
Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho có đối chiếu với hóa đơn và các chứng từ liên quan:
(1.1) Hàng hóa nhập kho đủ (số thực tế = số ghi trên hóa đơn)
+ Phương pháp khấu trừ thuế:
Nợ 1561: Trị giá mua chưa thuế GTGT
Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán
+Phương pháp trực tiếp:
Nợ 1561: Tổng giá thanh toán
Có 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán
(1.2) Hàng hóa nhập kho thiếu (số thực tế < số ghi trên hóa đơn)
+ Phương pháp khấu trừ:
Nợ 1561: Trị giá hàng hóa thực nhập kho
Nợ 632: Trị giá hàng hóa thiếu trong định mức
Nợ 1381: Trị giá hàng hóa thiếu chưa xác định được nguyên nhân
Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán theo hóa đơn
+ Phương pháp trực tiếp:
Nợ 1561: Trị giá hàng hóa thực nhập kho theo giá có thuế
Nợ 632: Trị giá hàng hóa thiếu trong định mức theo giá có thuế
Nợ 1381: Trị giá hàng hóa thiếu chưa xác định được nguyên nhân theo giá có thuế
Có 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán theo hóa đơn
(*) Khi xử lý hàng hóa thiếu:
+ Trường hợp do người bán giao thiếu:
* Người bán giao bổ sung:
Nợ 1561: Trị giá hàng hóa thiếu
Có 1381: Trị giá hàng hóa thiếu
* Người bán không còn hàng giao bổ sung:
Phương pháp khấu trừ:
Nợ 1561: Trị giá thanh toán của số hàng thiếu
Có 1381: Trị giá hàng hóa thiếu chưa có thuế GTGT
Có 133: Thuế GTGT của số hàng hóa thiếu
Phương pháp trực tiếp:
Nợ 111, 112, 331: Trị giá thanh toán của số hàng thiếu
Có 1381: Trị giá thanh toán của số hàng thiếu
+ Trường hợp do cá nhân làm mất hàng hóa phải bồi thường hoặc tính vào giá vốn hàng bán:
Phương pháp khấu trừ:
Nợ 1388: Phải thu khác
Nợ 632: Tính vào giá vốn hàng bán giá trị hao hụt mất mát sau khi trừ số thu hồi, bồi thường
Nợ 334: Số bồi thường trừ vào lương người lao động Có 1381: Trị giá hàng hóa thiếu chưa thuế GTGT Có 133: Thuế GTGT của số hàng hóa thiếu
Phương pháp trực tiếp:
Nợ 1388, 334,…: Bồi thường vật chất
Nợ 632: Tính vào giá vốn hàng bán
Có 1381: Trị giá hàng hóa thiếu bao gồm cả thuế GTGT
(1.3) Trường hợp hàng hóa nhập kho thừa (số thực tế > số ghi trên hóa đơn)
+ Phương pháp khấu trừ:
Nợ 1561: Trị giá mua chưa thuế GTGT theo hóa đơn
Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có 111, 112, 331, 141…: Tổng giá thanh toán
+ Phương pháp trực tiếp:
Nợ 1561: Tổng giá thanh toán
Có 111, 112, 331, 141,…: Tổng giá thanh toán
(*) Khi xử lý hàng hóa thừa:
+ Trường hợp do người bán giao thừa:
Doanh nghiệp đồng ý mua số hàng hóa thừa đó:
Phương pháp khấu trừ:
Nợ 1561: Trị giá mua chưa thuế GTGT
Nợ 133: Thuế GTGT của số hàng hóa thừa
Có 111, 112, 331,…: Giá thanh toán số hàng hóa thừa mua bổ sung
Phương pháp trực tiếp:
Nợ 1561: Trị giá thanh toán số hàng hóa thừa mua bổ sung
Có 111, 112, 331,…: Giá thanh toán số hàng hóa thừa mua bổ sung
+ Trường hợp hàng hóa thừa không xác định được nguyên nhân:
Nợ 1561: Trị giá hàng hóa thừa
Có 711: Tính vào thu nhập khác
Có 632: Ghi giảm giá vốn hàng bán
(2) Trường hợp hàng về chưa có hóa đơn:
Doanh nghiệp vẫn phải nhập kho hàng hóa và lưu phiếu nhập kho vào hồ sơ “hàng về chưa có hóa đơn”.
Nếu trong tháng, hóa đơn về thì kế toán ghi sổ như trường hợp hàng và hóa đơn cùng về.
Nếu đến cuối tháng, hóa đơn vẫn chưa về thì kế toán ghi sổ theo giá tạm tính:
Nợ 1561: Trị giá hàng hóa theo giá tạm tính
Có 331: Trị giá hàng hóa theo giá tạm tính
Sang tháng sau, khi hóa đơn về kế toán xóa bút toán giá tạm tính (tháng trước đã ghi sổ) bằng bút toán đỏ (âm) sau đó ghi bút toán thường theo giá hóa đơn:
+ Xóa bút toán giá tạm tính:
Nợ 1561: (Trị giá hàng hóa theo giá tạm tính)
Có 331: (Trị giá hàng hóa theo giá tạm tính)
+ Ghi bút toán thường theo giá hóa đơn:
Phương pháp khấu trừ:
Nợ 1561: Trị giá hàng hóa mua chưa thuế Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán Phương pháp trực tiếp: Nợ 1561: Tổng giá thanh toán Có 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán (3) Trường hợp hóa đơn về nhưng hàng chưa về: + Phương pháp khấu trừ: Nợ 151: Trị giá hàng hóa mua chưa thuế Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán + Phương pháp trực tiếp: Nợ 151: Tổng giá thanh toán Có 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho: – Hàng nhập kho đủ: Nợ 1561: Trị giá hàng hóa thực nhập kho Có 151: Trị giá hàng hóa thực nhập kho – Hàng nhập kho thiếu: Nợ 1561: Trị giá hàng hóa thực nhập kho Nợ 632: Trị giá hàng hóa thiếu trong định mức Nợ 1381: Trị giá hàng hóa thiếu ngoài định mức Có 151: Trị giá hàng hóa theo hóa đơn – Hàng nhập kho thừa: Nợ 1561: Trị giá hàng hóa theo hóa đơn Có 151: Trị giá hàng hóa theo hóa đơn
(*) Xử lý hàng thiếu, thừa tương tụ trường hợp hàng và hóa đơn cùng về (4) Trường hợp doanh nghiệp đặt trước tiền mua hàng cho người bán: – Khi đặt trước tiền mua hàng hóa cho người bán: Nợ 331: Số tiền trả trước Có 111, 112,…: Số tiền trả trước – Khi nhận hàng hóa: Phương pháp khấu trừ: Nợ 1561: Trị giá hàng hóa mua chưa thuế Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có 331,…: Tổng giá thanh toán Phương pháp trực tiếp: Nợ 1561: Tổng giá thanh toán Có 331: Tổng giá thanh toán – Trường hợp số tiền doanh nghiệp trả trước < số phải trả, số chênh lệch doanh nghiệp chi tiền thanh toán thêm cho người bán: Nợ 331: Số tiền chênh lệch Có 111, 112,…: Số tiền chênh lệch – Trường hợp số tiền doanh nghiệp trả trước > số phải trả, số tiền ứng thừa người bán trả lại cho doanh nghiệp bằng tiền: Nợ 111, 112: Số tiền chênh lệch Có 331: Số tiền chênh lệch (5) Trường hợp hàng hóa có bao bì đi kèm: – Trường hợp bao bì đi kèm tính giá riêng: Phương pháp khấu trừ: Nợ 1532: Bao bì luân chuyển (Trị giá bao bì chưa thuế) Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán Phương pháp trực tiếp: Nợ 1532: Tổng giá thanh toán Có 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán – Trường hợp bao bì đi kèm không tính giá riêng mà trả lại cho người bán: Doanh nghiệp chủ động theo dõi trên hệ thống quản trị và ghi chép thông tin trong phần thuyết minh báo cáo tài chính. Đồng thời nếu doanh nghiệp phải ký cược cho người bán về giá trị bao bì: Nợ 244: Số tiền ký cược Có 111, 112,…: Số tiền ký cược (6) Trường hợp hàng hóa mua vào sau đó chuyển bán thẳng không qua kho: Phương pháp khấu trừ: Nợ 632: Bán thẳng không qua kho (chưa có thuế GTGT) Nợ 157: Gửi bán thẳng không qua kho Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ
Có 111, 112, 331,….: Tổng giá thanh toán Phương pháp trực tiếp: Nợ 632: Bán thẳng không qua kho Nợ 157: Gửi bán thẳng không qua kho Có 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán (7) Chi phí thu mua hàng hóa phát sinh: Phương pháp khấu trừ: Nợ 1562: Chi phí thu mua chưa thuế Nợ 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán Phương pháp trực tiếp: Nợ 1562: Tổng giá thanh toán Có 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán (8) Trường hợp phát sinh chiêt khấu thương mại, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại: Phương pháp khấu trừ: Nợ 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán Có 1561: Ghi giảm giá trị hàng hóa theo giá chưa thuế Có 133: Ghi giảm thuế GTGT được khấu trừ tương ứng Phương pháp trực tiếp: Nợ 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán Có 1561: Tổng giá thanh toán (9) Chiết khấu thanh toán được hưởng: Nợ 111, 112, 331: Số tiền chiết khấu thanh toán được hưởng Có 515: Số tiền chiết khấu thanh toán được hưởng
Định khoản nghiệp vụ mua hàng theo hợp đồng mua hàng
- Trường hợp mua nguyên vật liệu, hàng hóa về cho hoạt động kinh doanh thương mại, dịch vụ
Nợ TK 152, 156, 611… Giá mua chưa có thuế GTGT
Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán
- Trường hợp mua hàng về không nhập kho mà đưa vào sử dụng ngay
Nợ TK 621, 623, 641, 642… Giá mua chưa có thuế GTGT
Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán
Định khoản nghiệp vụ mua hàng theo lệnh sản xuất
Trường hợp mua nguyên vật liệu về không qua nhập kho mà đưa vào phục vụ luôn cho hoạt động sản xuất
Nợ TK 621, 623, 6272… Giá mua chưa có thuế GTGT
Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán
Doanh nghiệp mua hàng trong nước về nhập kho
Nợ TK 152, 156, 611… Giá mua chưa có thuế GTGT
Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán
Doanh nghiệp mua hàng nhập khẩu nhập kho
- Trường hợp nguyên vật liệu, hàng hóa nhập khẩu về dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ
Nợ TK 152, 156, 611… Nguyên vật liệu, hàng hóa (Giá có thuế nhập khẩu)
Có TK 111, 112, 331
Có TK 3333 Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu)
Đồng thời phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp được khấu trừ
Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu)
- Trường hợp nguyên vật liệu, hàng hóa nhập khẩu về dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, hoặc dùng để sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT
Nợ TK 152, 156 Nguyên vật liệu, hàng hóa (Giá có thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu)
Có TK 111, 112, 331
Có TK 3333 Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu)
Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (33312)
- Nếu nguyên vật liệu, hàng hóa nhập khẩu phải chịu thuế tiêu thụ đặc biệt thì số thuế TTĐB phải
nộp được phản ánh vào giá gốc nguyên vật liệu, hàng hóa nhập khẩu
Nợ TK 152, 156 Nguyên vật liệu, hàng hóa (giá có thuế TTĐB hàng nhập khẩu)
Có TK 331 Phải trả người bán
Có TK 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt
Cách thức định khoản nghiệp vụ mua hàng trong nước không qua kho
Nợ TK 621, 623, 627, 641… Giá mua chưa có thuế GTGT
Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán
Khi doanh nghiệp mua hàng nhập khẩu không qua kho
- Trường hợp nguyên vật liệu, hàng hóa nhập khẩu về sử dụng ngay (không qua nhập kho) cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ:
Nợ TK 621, 623, 627, 641, 642… Giá có thuế nhập khẩu
Có TK 111, 112, 331
Có TK 3333 Thuế xuất, nhập khẩu
Đồng thời phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp được khấu trừ
Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu
- Trường hợp nguyên vật liệu, hàng hóa nhập khẩu về (không qua nhập kho) cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp:
Nợ TK 621, 623, 627, 641, 642… Giá có thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu
Có TK 111, 112, 331
Có TK 3333 Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu)
Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (33312)
- Nếu nguyên vật liệu, hàng hóa nhập khẩu phải chịu thuế tiêu thụ đặc biệt thì số thuế TTĐB phải nộp được phản ánh vào giá gốc nguyên vật liệu, hàng hóa nhập khẩu
Nợ TK 621, 623, 627, 641, 642… Giá có thuế TTĐB hàng nhập khẩu
Có TK 331 Phải trả người bán
Có TK 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt
Trên đây là hướng dẫn cách thức định khoản nghiệp vụ mua hàng mà kế toán bán hàng cần nắm được. Chúc các bạn thành công!