Kiểm kê hàng tồn kho là công việc được mỗi doanh nghiệp đơn vị thực hiện định kỳ theo tháng, theo quý. Nhằm xác định số lượng hàng hóa sản phẩm thừa thiếu sau thời gian kinh doanh. Vậy, hạch toán hàng tồn kho sau kiểm kê như nào? Kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn kế toán viên hạch toán hàng tồn kho sau kiểm kê trong bài viết dưới đây.
Hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Hàng tồn kho giúp một doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả kinh tế của sản lượng lớn, cân bằng cung và cầu… đóng vai trò như “bước đệm” giữa những mắt xích trong chuỗi cung ứng.
Mục đích kiểm kê hàng tồn kho:
- Sử dụng hiệu quả, tránh tổn thất về hàng hóa/ nguyên vật liệu
- Tiết kiệm chi phí lưu kho
- Sử dụng hiệu quả và dự trù được lượng vốn lưu động
- Nguyên vật liệu được tồn trữ ở mức hợp lý, hỗ trợ cho hoạt động sản xuất giúp DN:
+ Giảm thiểu việc hết hàng và thời gian máy ngừng chạy;
+ Đảm bảo nguyên vật liệu nhận được đúng theo yêu cầu đặt hàng;
+ Đảm bảo báo cáo đúng lợi nhuận của công ty thông qua báo cáo tồn kho chính xác;
+ Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng;
+ Giảm thiểu chi phí sản xuất bằng cách sử dụng hợp lý máy móc, thiết bị và nguồn nhân lực;
+ Cung cấp đầy đủ bảng kê nguyên liệu nhập – xuất;
Kiểm kê hàng hóa bị thiếu
Hàng thiếu khi kiểm kê tức là số lượng hàng có trong kho ở thời điểm kiểm kê nhỏ hơn số lượng hàng được theo dõi trên sổ sách kế toán. Số chênh lệch, kế toán phải điều chỉnh số liệu hàng hóa trên sổ sách để khớp đúng với số liệu thực tế khi kiểm kê.
Hạch toán hàng tồn kho bị thiếu
Khi chưa xác định được nguyên nhân, kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK 152, 153: Nguyên liệu, vật liệu hoặc Công cụ, dụng cụ
Có TK 155: Thành phẩm
Có TK 156: Hàng hóa
Khi xác định được nguyên nhân, dựa vào quyết định xử lý để định khoản theo từng trường hợp sau:
- Hàng thiếu do bên bán giao thiếu hàng, yêu cầu bên bán giao thêm số hàng còn thiếu, khi nhập hàng, dựa vào chứng từ bên bán giao hàng thêm, kế toán ghi:
Nợ TK 152, TK 153, TK 155, TK 156
Có TK 1381
- Nếu thiếu hàng tồn kho do lỗi của cá nhân quản lý hàng, quy trách nhiệm cá nhân bồi thường thiệt hại (trừ lương hoặc bồi thường bằng tiền) kế toán ghi:
Nợ TK 1388, TK 1111 (Nếu thu bằng tiền mặt), TK 334 (Nếu trừ lương)
Có TK 1381
- Không tìm được nguyên nhân dẫn đến thiếu hàng trong kho, kế toán dựa vào quyết định xử lý của Ban giám đốc để hạch toán vào chi phí khác
Nợ TK 811
Có TK 1381
Kiểm kê hàng hóa bị thừa
Hàng thừa khi kiểm kê tức là số lượng hàng có trong kho tại thời điểm kiểm kê lớn hơn số lượng hàng đang được theo dõi trên sổ sách kế toán ở thời điểm đó. Số chênh lệch đó, kế toán phải điều chỉnh giảm số liệu hàng hóa trên sổ sách để bằng với số liệu thực tế khi kiểm kê.
Hạch toán hàng tồn kho bị thừa
Khi chưa xác định được nguyên nhân, kế toán định khoản
Nợ TK 152: Nếu thừa nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 155: Nếu thừa thành phẩm
Nợ TK 156: Nếu thừa hàng hóa
Có TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý chưa rõ nguyên nhân
Khi xác định được nguyên nhân dẫn đến hàng thừa, căn cứ vào quyết định xử lý của Ban giám đốc để tiến hành định khoản theo từng trường hợp như sau:
- Hàng thừa do nhà cung cấp giao thừa, quyết định trả hàng thừa cho nhà cung cấp, kế toán ghi:
Nợ TK 3381
Có TK 152, TK 155, TK 156
- Hàng thừa do nhà cung cấp giao thừa, quyết định mua hết số hàng giao thừa. Căn cứ vào hóa đơn nhà cung cấp xuất bổ sung, ghi:
Nợ TK 3381
Nợ TK 1331
Có TK 331
- Không xác định được nguyên nhân hàng thừa, dựa vào quyết định xử lý của Ban giám đốc công ty, kế toán ghi tăng vào thu nhập khác:
Nợ TK 3381: Tài sản thừa chờ xử lý
Có TK 711: Thu nhập khác
Hạch toán hàng tồn kho sau kiểm kê là quy trình bắt buộc được thực hiện trong mỗi thời điểm để phát hiện sự chênh lệch giữa thực tế và sổ sách. Kế toán viên cần phân biệt rõ từng trường hợp hàng tồn kho để hạch toán nghiệp vụ và quy kết trách nhiệm, bồi thường cho doanh nghiệp.