Công nợ nhỏ lẻ thường xuất hiện trong các giao dịch hàng ngày của doanh nghiệp và có thể gây ra những khó khăn nhất định trong quản lý tài chính. Dưới đây là một số trường hợp công nợ nhỏ lẻ thường gặp & cách hạch toán xử lý qua bài viết ngay trong đây
1. Các trường hợp công nợ nhỏ lẻ thường gặp
Khi các khoản công nợ của Doanh nghiệp (DN) có số dư nhỏ lẻ => Cần kiểm tra lại việc hạch toán kế toán có nhầm lẫn số học gì không. Có không ít trường hợp xuất hiện Số Dư nhỏ lẻ chỉ là do nhầm lẫn trong quá trình hạch toán kế toán. Trường hợp không có nhầm lẫn thì xem xét một số nguyên nhân thường gặp sau đây:
– Không có tiền lẻ để trả theo đúng hóa đơn, biên lai.
– Thanh toán chuyển khoản nhưng chuyển khoản thừa, thiếu số tiền rất nhỏ.
– Không thanh toán số tiền lẻ theo đúng số tiền ghi trên hóa đơn, biên lai thu tiền.
– Có nhầm lẫn nhỏ về số tiền khi thanh toán chuyển khoản với người bán.
1.1. Dư Nợ TK 131 hoặc Dư Có nhỏ lẻ của TK 131; Nhưng vì số tiền nhỏ nên cả người mua/người bán đều không yêu cầu hoàn trả lại hoặc trả thêm
* Dư Nợ hoặc Dư Có nhỏ lẻ của TK 131; Nhưng vì số tiền nhỏ nên cả người mua/người bán đều không yêu cầu hoàn trả lại hoặc trả thêm.
* Trường hợp tài khoản Phải thu của khách hàng có Số Dư nhỏ lẻ thường do các nguyên nhân sau:
– Khách hàng không có tiền lẻ để trả theo đúng hóa đơn/biên lai => Đây là trường hợp rất phổ biến với các DN thường xuyên có khách hàng thanh toán bằng tiền mặt.
Ví dụ 1: Công ty TNHH A kinh doanh lĩnh vực giáo dục về dạy tiếng anh cho trẻ em (Đối tượng không chịu thuế GTGT). Phụ huynh của học sinh B có hóa đơn GTGT học phí tháng 08/2023 là: 5.670.650 đồng. Phụ huynh của B đã nộp cho Kế toán của Công ty TNHH A tiền mặt, số tiền: 5.670.000 đồng.
=> Kế toán của Công ty TNHH A thực hiện 2 bút toán hạch toán sau:
+ Ghi nhận Doanh thu về khoản học phí phải thu của học sinh B, ghi:
Nợ TK 131: 5.670.650 đồng.
Có TK 511: 5.670.650 đồng.
+ Phụ huynh nộp tiền mặt học phí cho học sinh B, ghi:
Nợ TK 111: 5.670.000 đồng.
Có TK 131: 5.670.000 đồng.
+ Số Dư TK 131 (Chi tiết: Học sinh B) là Dư Nợ nhỏ lẻ: 650 đồng.
– Khách hàng thanh toán chuyển khoản nhưng chuyển khoản thừa/thiếu số tiền rất nhỏ: Đây cũng là trường hợp rất thường gặp trong thực tế kinh doanh, đặc biệt là với các DN có nguồn doanh thu thường là các đơn hàng bán lẻ.
Ví dụ 2: Công ty X kinh doanh lĩnh vực bán buôn quần áo. Đơn hàng bán quần áo mã S520 cho khách hàng Y số tiền: 11.999.000 đồng (Đã bao gồm thuế VAT 10%) => Khách hàng chuyển khoản vào tài khoản Công ty X số tiền là: 12.000.000 đồng.
=> Kế toán của Công ty X thực hiện hạch toán 2 bút toán sau:
– Doanh thu bán quần áo mã S520, ghi:
Nợ TK 131: 11.999.000 đồng
Có TK 511: 10.908.182 đồng
Có TK 3331: 1.090.818 đồng
– Khách hàng Y chuyển khoản tiền hàng mã S520, ghi:
Nợ TK 112: 12.000.000 đồng.
Có TK 131: 12.000.000 đồng
=> Trên tổng hợp công nợ phải thu của Công ty X, chi tiết cho khách hàng Y: Công nợ phải thu TK 131 với đối tượng khách hàng Y Dư Có: 1.000 đồng.
=> Kết luận: Các công nợ nhỏ lẻ TK 131 thường xuất hiện do khách hàng của DN thanh toán thừa/thiếu số tiền rất nhỏ. Công nợ nhỏ lẻ phổ biến ở các DN thuộc các lĩnh vực kinh doanh mà nguồn doanh thu của DN thường là các đơn hàng/hóa đơn có số tiền tương đối nhỏ như trong lĩnh vực bán lẻ hay các DN có đối tượng khách hàng chủ yếu là cá nhân.
1.2. Dư Nợ hoặc Dư Có nhỏ lẻ TK 331
Tương tự như TK 131, nguyên nhân TK 331 có Số Dư nhỏ lẻ cũng thường do một số tình huống sau đây:
– Khi thanh toán các chi phí bằng tiền mặt, DN không thanh toán số tiền lẻ theo đúng số tiền ghi trên hóa đơn/biên lai thu tiền:
Ví dụ 3: Ngày 31/08/2023, Công ty TNHH C, thực hiện đặt tiệc mùng 2/9 tại Nhà hàng D. Theo hóa đơn GTGT của nhà hàng thì tiền dịch vụ chưa thuế VAT là: 13.898.658 đồng, thuế GTGT 8% là: 1.111.893 đồng, tổng giá trị dịch vụ đã bao gồm thuế là là 15.010.551 đồng.
=> Kế toán của Công ty TNHH C thực hiện hạch toán 2 bút toán sau:
– Chi phí tổ chức tiệc mùng 2/9 tại Nhà hàng D, ghi:
Nợ TK 642: 13.898.658 đồng
Nợ TK 1331: 1.111.893 đồng
Có TK 331: 15.010.551 đồng
– Thủ quỹ và kế toán thực hiện chi tiền mặt ngày 31/08/2023 số tiền: 15.010.551 đồng, ghi:
Nợ TK 331: 15.010.000 đồng
Có TK 111: 15.010.000 đồng
=> TK 331 (Chi tiết với đối tượng Nhà hàng D) tại ngày 31/08/2023 là Dư Có 551 đồng. Cũng theo Ví dụ 3 nêu trên, trong trường hợp DN thực hiện chi từ quỹ tiền mặt số tiền: 15.011.000 đồng thì TK 331 (Chi tiết Nhà hàng D) tại ngày 31/08/2023: Dư Nợ số tiền: 449 đồng.
– Kế toán có nhầm lẫn nhỏ về số tiền khi thanh toán chuyển khoản tới người bán, dẫn đến Số Dư nhỏ lẻ trên TK 331:
– Một số trường hợp, kế toán nhầm lẫn về số tiền phải thanh toán đến nhà cung cấp, dẫn đến công nợ không hết Số Dư mà còn Số Dư nhỏ lẻ.
=> Từ các phân tích và ví dụ 3 nêu trên => Kết luận: Thông thường các trường hợp công nợ nhỏ lẻ đều do nguyên nhân khách quan và số tiền thừa/thiếu thường rất nhỏ nên cả người mua/người bán đều không yêu cầu trả thêm.
2. Bút toán xử lý chênh lệch công nợ nhỏ lẻ bằng cách xử lý luôn các khoản này vào Thu nhập khác hoặc Chi phí khác trong kỳ
– Các trường hợp phát sinh số dư công nợ nhỏ lẻ; Nếu kế toán không muốn thực hiện xử lý ngay và đối tác (người mua, người bán) vẫn đang tiếp tục hoạt động mua bán với DN => Kế toán có thể thỏa thuận với đối tác bù trừ vào những hóa đơn cho lần mua tiếp theo để thực hiện xóa toàn bộ các chênh lệch công nợ nhỏ lẻ này một lần vào cuối quý hoặc cuối năm => Đây cũng là cách xử lý phổ biến, giúp tiết kiệm thời gian.
– Tuy nhiên, do các chênh lệch công nợ nhỏ lẻ thường có giá trị không đáng kể, không có tính trọng yếu, nên để đơn giản trong xử lý số liệu => Kế toán thường lựa chọn xử lý luôn các khoản này vào Thu nhập khác hoặc Chi phí khác trong kỳ => Phương thức này đảm bảo Bảng tổng hợp công nợ cuối kỳ (I) của DN “gọn gàng” hơn.
– Trường hợp công nợ TK 331 và TK 131 tồn tại Số Dư Có nhỏ lẻ, ghi:
Nợ TK 331, 131
Có TK 711
– Trường hợp công nợ TK 331 và TK 131 tồn tại Số Dư Nợ nhỏ lẻ, ghi:
Nợ TK 811
Có TK 331, 131
Ví dụ 4: Tiếp tục Ví dụ 1 nêu trên, Số Dư Tài Khoản Công Nợ phải thu (TK 131: Chi tiết của học sinh B) là dư nợ nhỏ lẻ: 650 đồng => Xử lý hết Số Dư nhỏ lẻ này => Kế toán thực hiện xử lý công nợ nhỏ lẻ, ghi:
Nợ TK 811: 650 đồng
Có TK 131: 650 đồng
=> Công nợ TK 131 (Chi tiết: Học sinh B) đã hết số dư nhỏ lẻ.
Ví dụ 5: Tiếp tục Ví dụ 3 nêu trên, Công Nợ TK 331 (Chi tiết cho Nhà hàng D) đang Dư Có nhỏ lẻ 551 đồng.
Xử lý hết Số Dư nhỏ lẻ này => Kế toán thực hiện xử lý công nợ nhỏ lẻ, ghi:
Nợ TK 331: 551 đồng
Có TK 711: 551 đồng
=> Công nợ TK 331 (Chi tiết: Nhà hàng D) đã hết số dư nhỏ lẻ.
3. Một vài lưu ý kế toán cần ghi nhớ trong xử lý chênh lệch công nợ nhỏ lẻ
– Kế toán nên xử lý các công nợ nhỏ lẻ vào thời điểm DN khóa sổ kế toán, lập Báo cáo tài chính.
– Cuối năm khi thực hiện xác nhận công nợ với đối tác có Số Dư Công Nợ nhỏ lẻ; Nếu kế toán đã thực hiện xử lý công nợ nhỏ lẻ thì cũng cần ghi chú lại để đối tác nắm rõ.
– Chứng từ sử dụng: Phiếu kế toán tổng hợp/Chứng từ tổng hợp.
– Phương thức xử lý Số Dư công nợ nhỏ lẻ cần có quy chế cụ thể, nhất quán. Quá trình xử lý công nợ nhỏ lẻ cần xử lý lần lượt từng đối tượng công nợ (Từng nhà cung cấp, từng người mua) theo đúng nguyên tắc hạch toán các tài khoản công nợ trong DN. Sau khi xử lý công nợ nhỏ lẻ => Kế toán cần kiểm tra lại tổng hợp công nợ của tất cả các nhà cung cấp/người mua để đảm bảo các tài khoản công nợ này đã hết Số Dư.
– Việc xử lý công nợ nhỏ lẻ sẽ không bị cơ quan thuế chú ý khi thực hiện kiểm tra thuế tại DN không? Nguyên nhân do việc ghi nhận thu nhập khác và chi phí khác khi xử lý công nợ nhỏ lẻ thường là những số tiền rất nhỏ => Không ảnh hưởng đáng kể đến báo cáo thuế của DN. Tuy nhiên để đảm bảo độ chính xác trong Tờ khai quyết toán thuế TNDN, kế toán cần lưu ý như sau:
+ Chi phí khác liên quan đến xử lý công nợ nhỏ lẻ là chi phí không được trừ khi Quyết toán thuế (Mặc dù chi phí này rất nhỏ nhưng DN cũng nên lưu ý khi làm Tờ khai Thuế TNDN).
+ Tương tự như chi phí khác khi xử lý công nợ nhỏ lẻ, thu nhập khác phát sinh khi xử lý công nợ nhỏ lẻ cũng cần đưa vào thu nhập khi DN làm Tờ khai quyết toán thuế TNDN.
+ Ngoài tài khoản 131, 331 nêu trên; Trên thực tế còn tồn tại nhiều khoản công nợ phải thu, phải trả khác (TK 138, TK 338, TK 141, TK 334,…) cũng có thể xuất hiện Số Dư là các khoản nhỏ lẻ tương tự, đặc biệt là tài khoản tạm ứng hoặc phải trả người lao động => Kế toán có thể xử lý theo nguyên tắc tương tự khi xử lý Số Dư nhỏ lẻ đối với TK 131 và TK 331 nêu trên.