Cách thức đánh lại số chứng từ theo một trình tự nhất định nhằm tránh sai sót cũng như đẹp sổ sách kế toán – còn gọi là đánh số chứng từ kế toán.
1. Căn cứ đánh số chứng từ kế toán
– Căn cứ vào loại chứng từ: tham khảo bài các loại chứng từ kế toán
– Căn cứ vào yếu tố tiền tố để thiết lập định dạng số chứng từ: Yếu tố tiền tố được đánh căn cứ vào năm phát sinh chứng từ cùng loại chứng từ.
Ví dụ: Đánh yếu tố tiền tố của các loại chứng từ phát sinh tại năm 2014
+ Phiếu chi ký hiệu: 14PC
+ Phiếu thu ký hiệu: 14PT
+ Phiếu nhập ký hiệu: 14PN
+ Phiếu xuất ký hiệu: 14PC
– Căn cứ vào giá trị bắt đầu: Giá trị bắt đầu của một chứng từ thường là 1
– Độ dài phân số của chứng từ: Độ dài của phân số chứng từ do kế toán tự mặc định
2. Cách đánh số chứng từ
Cách đánh số chứng từ kế toán cụ thể:
Đánh số toàn bộ chứng từ năm 2014 dựa trên căn cứ đánh số chứng từ ở mục 1 trên, kế toán đánh toàn bộ chứng từ năm 2014, với độ dài phân số là 3, giá trị bắt đầu là 1.
2.1. Cách đánh số chứng từ liên quan đến tiền
+ Phiếu thu tiền: 14PT001
+ Phiếu chi tiền: 14PC001
+ Séc tiền mặt: 14STM001
+ Uỷ nhiệm chi: 14UNC001
+ Nộp tiền vào tài khoản: 14NTTK001
+ Chuyển tiền nội bộ: 14CTNB001
+ Tiền đang chuyển: 14TDC001
2. 2. Chứng từ liên quan đến vật tư, hàng hoá
+ Phiếu nhập kho: 14PNK001
+ Phiếu xuất kho: 14PXK001
+ Chuyển kho: 14CK001
2.3. Chứng từ liên quan đến tài sản cố định và công cụ dụng cụ
+ Chứng từ ghi tăng tài sản cố định: 14GTTS001
+ Chứng từ ghi giảm tài sản cố định: 14GGTS001
+ Điều chỉnh tài sản cố định: 14ĐC001
+ Chứng từ khấu hao TSCĐ: 14KHTS001
+ Chứng từ ghi tăng CCDC: 14GTCC001
+ Chứng từ ghi giảm CCDC: 14GGCC001
+ Chứng từ phân bổ CCDC: 14PBCC001
+ Báo hỏng, báo mất công cụ dụng cụ: 14BH001
2.4. Chứng từ liên quan đến hoá đơn
+ Hoá đơn bán hàng: 14BH001
+ Hoá đơn mua hàng: 14MH001
+ Hàng bán trả lại: 14HBTL001
+ Hàng mua trả lại hàng: 14HMTL001
+ Tổng hợp hoá đơn bán lẻ: 14CTTH001
2.5. Chứng từ liên quan khác
+ Chứng từ nghiệp vụ khác: 14NVK001
+ Chừng từ ghi đồng thời: 14GĐT001