Tìm hiểu về quy trình hoạt động bộ máy kế toán khách sạn

Kế toán trưởng 

• Kế toán trưởng là người có trách nhiệm và quyền hạn cao nhất của phòng kế toán, điều hành toàn bộ công tác chuyên môn đối với các nhân viên kế toán trong khách sạn.
• Có nhiệm vụ thiết lập hệ thống báo cáo kiểm soát kế toán của các nhân sự điều hành hàng tuần, tháng, quý, năm, hệ thống thiết kế lưu trữ sổ sách với thuế và kế toán nội bộ doanh nghiệp.
• Kế toán trưởng tham mưu cho ban lãnh đạo về tình hình sức khỏe tài chính của doanh nghiệp, lên kế hoạch chi phí, đầu tư hợp lý. 
• Thực hiện lập các báo cáo tài chính, báo cáo thuế cho khách sạn theo luật định.
• Kiểm soát công tác thu – chi hàng ngày, điều chuyển tiền dư vào tài khoản ngân hàng.
• Kiểm tra, giám sát và ký các chứng từ kế toán (bộ máy kế toán khách sạn)
• Quan hệ với các cơ quan chức năng: thuế, thanh tra, kiểm toán, chi cục quản lý tài chính doanh nghiệp,…

Kế toán tổng hợp 

• Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tổng  hợp số liệu từ các phần hành, thực hiện quản lý chung 
• Thực hiện các bút toán ghi sổ tổng hợp cuối tháng
• Hoàn tất các báo cáo của công ty hàng tháng; quyết toán các hợp đồng còn lại
• Lập và phân tích giá thành sản phẩm
• Làm việc trực tiếp với cơ quan thuế, ngân hàng liên quan đến quyết toán công trình

Thủ quỹ

• Quản lý, theo dõi các khoản thu – chi tiền mặt
• Báo cáo tiền mặt tại quỹ vào cuối mỗi ngày
• Nộp tiền vào ngân hàng khi tồn quỹ vượt mức theo quy định
• Kiểm kê quỹ định kỳ và lập báo cáo kiểm kê vào cuối tháng
• Chịu trách nhiệm về việc chi tiền ra theo đúng quy trình, quy định; giải trình các khoản tiền chênh lệch khi có yêu cầu
• Kiểm soát sự biến động của ngoại tệ
• Sắp xếp, lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán

• Theo dõi hàng hóa mua vào theo từng mặt hàng, nhà cung cấp, hợp đồng
• Theo dõi các khoản phải trả và thanh toán cho nhà cung cấp
• Cập nhật các chứng từ bù trừ công nợ (bộ máy kế toán khách sạn)
• Kết hợp với các kế toán bộ phận khác kiểm tra, đối chiếu công nợ phải trả cho các nhà cung cấp
• Báo cáo tình hình công nợ và thời hạn thanh toán. Lập kế hoạch thanh toán hàng tháng
• Kiểm tra chứng từ, sổ sách, kiểm kê bàn giao tiền mặt tại các quầy thu ngân
• Chuyển hồ sơ chứng từ đến nhân viên kiểm soát doanh thu
• Phụ trách thu ngân các quầy từ 23h hàng ngày
• Báo cáo doanh thu từng vụ việc trong ngày
• Báo cáo hàng bể vỡ
• Đóng hệ thống POS

• Tham gia công tác kiểm kê, đánh giá tình hình tăng giảm TSCĐ, CCDC
• Kiểm tra việc bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng TSCĐ
• Tổ chức ghi chép, phản ánh các số liệu liên quan đến TSCĐ, CCDC như: nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn vốn, mục đích sử dụng, bộ phận sử dụng, nước sản xuất, ngày đưa vào sử dụng
• Tính toán và phân bố khấu hao TSCĐ, phân bố chi phí CCDC hàng tháng vào chi phí hoạt động
• Báo cáo tình hình bể vỡ của CCDC hàng tháng (bộ máy kế toán khách sạn)
• Giám sát các hoạt động hàng ngày của nhân viên thu mua theo quy trình được phê duyệt
• Điều phối hoạt động, lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất
• Hướng dẫn công tác mua hàng, nhập hàng, cân đối với hạn mức tồn kho từng loại vật liệu
• Kiểm tra chọn mẫu hàng tháng về giá cả và chất lượng
• Theo dõi tiền gửi, tiền vay tại nhiều ngân hàng
• Theo dõi chi tiết tình hình vay tiền, tính lãi, trả nợ gốc, số dư theo từng khế ước vay tại các ngân hàng, các đối tượng cho vay khác
• Lập bảng kê vay vốn, thu hồi và kiểm tra các chứng từ gốc vay vốn, sắp xếp và hoàn trả chứng từ gốc cho bộ phận lưu trữ chứng từ
• Kết hợp với kế toán công nợ phải thu để báo cáo tình hình công nợ phải thu một cách chính xác
• Theo dõi tình hình thanh toán thẻ tín dụng của khách hàng, lập bút toán điều chỉnh chênh lệch tỷ giá

• Theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ
• Kiểm kê quỹ hàng quý
• Theo dõi tiền mặt VNĐ, tiền mặt ngoại tệ các loại
• Lập phiếu thu – chi hàng ngày
• Theo dõi và báo cáo thu – chi tiền mặt
• Báo cáo luân chuyển tiền tệ (bộ máy kế toán khách sạn)
• In các bảng kê chứng từ hàng tháng giao cho bộ phận quản lý chứng từ
• Soạn thảo các công văn liên quan các vấn đề về thuế
• Hỗ trợ kế toán trưởng trong việc hỗ trợ và giải trình với các cơ quan thuế
• Kiểm tra và báo cáo thuế GTGT đầu vào và đầu ra, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo thời gian quy định
• Quản lý và theo dõi các khoản phải nộp vào ngân sách nhà nước

• Kiểm tra quy trình, thủ tục nhập – xuất của nhân viên cấp dưới
• Theo dõi báo cáo vật tư, đối chiếu với báo cáo kiểm kê kho hàng tháng, phụ trách kiểm kê hàng hóa, vật liệu định kỳ
• Hạch toán và phân bố giá vốn chi phí hợp lý
• Theo dõi các khoản chi phí với định mức của kế hoạch chi phí, đề xuất các trường hợp vượt quá định mức
• Xác định giá vốn phân theo các nhóm dịch vụ thích hợp
• Phân tích biến động của các chi phí, đề xuất các biện pháp quản lý chi phí, tài sản
• Kiểm tra, phân bổ các chi phí khấu hao và lương vào các trung tâm chi phí
• Kiểm tra, theo dõi các loại hợp đồng, đảm bảo hạch toán đầy đủ các chi phí theo đúng nguyên tắc
• Kiểm soát giá cả, dịch vụ hàng hóa, yêu cầu tổ mua hàng hoặc bộ phận liên quan giải trình nếu có sai sót hoặc sự cố

• Kiểm tra, đối chiếu số liệu trên captain order từ nhà hàng, từ bếp,…với số liệu của khách, số liệu của khách với hóa đơn GTGT để đảm bảo tính nhất quán của số liệu (bộ máy kế toán khách sạn)
• Kiểm soát giá cả hàng hóa, dịch vụ bán ra
• Hỗ trợ kế toán công nợ trong công tác thu hồi công nợ
• Kiểm tra việc hạch toán, nhập liệu doanh thu hàng ngày của các thu ngân
• Đối chiếu doanh thu của các bộ phận hàng ngày

• Lập biên bản những trường hợp sai phạm của nhân viên thu ngân và đề xuất biện pháp xử lý kỉ luật thích hợp
• Lập danh sách lịch làm việc của nhân viên thu ngân hàng tuần
• Giám sát thời gian làm việc và nghiệp vụ của các thu ngân

• Kiểm soát nhân viên nhà hàng trong quá trình ghi nhận captain order, thu tiền và hoàn trả tiền thừa cho khách
• Kiểm soát hàng hóa, dụng cụ bể vỡ tại khu vực phụ trách, lập biên bản, báo cáo đến kế toán CCDC
• Thực hiện công việc thu ngân theo quy trình, quy định
• Báo cáo và nộp tiền mặt cho thủ quỹ theo quy định

• Thực hiện lệnh mua hàng từ yêu cầu của các bộ phận, chịu trách nhiệm về số lượng, chất lượng, giá cả
• Báo cáo tình hình mua hàng, phân tích giá cả và đánh giá các nhà cung cấp cho cấp trên hàng tháng.
• Thực hiện quy trình mua hàng theo quy định (bộ máy kế toán khách sạn)
• Chịu trách nhiệm giao nhận hàng hóa đặt mua, ký xác nhận vào biên bản giao nhận hàng hóa
• Khảo sát thị trường, tìm kiếm và đề xuất những nhà cung cấp phù hợp, đáp ứng tiêu chí khách sạn đề ra

• Nắm rõ hợp đồng cung ứng thực phẩm
• Kiểm soát giá cả hàng hóa thực phẩm
• Kiểm tra, kiểm soát giá vốn trước khi xuất hàng cho bộ phận bếp
• Kiểm tra hàng tồn kho trước khi kiểm phiếu yêu cầu qua thủ kho
• Cùng với kế toán công nợ phải trả kiểm tra, đối chiếu công nợ phải trả cho các nhà cung cấp thực phẩm
• Lập phiếu yêu cầu mua hàng chuyển cho tổ mua hàng
• Kiểm kê hàng tồn kho cuối tháng, lập báo cáo nhập – xuất tồn, báo cáo chênh lệch tồn kho trên sổ sách và thực tế
• Kiểm tra các biên bản hủy hàng, báo cáo tình hình hàng hư hỏng, kém chất lượng
• Kiểm tra, kiểm soát chứng từ nhập – xuất, điều chuyển hàng hóa phát sinh tại kho bếp

• Báo cáo nhập xuất tồn tại các quầy
• Báo cáo tình hình hàng tồn kho xuất chậm, hàng đến hạn cần xử lý
• Đối chiếu hóa đơn hợp đồng của nhà cung cấp (bộ máy kế toán khách sạn)
• Cùng với kế toán công nợ kiểm tra, đối chiếu công nợ phải trả cho nhà cung cấp
• Kiểm tra, kiểm soát các chứng từ nhập xuất, điều chuyển hàng phát sinh tại kho tổng. Đối chiếu với các báo cáo sử dụng của các bộ phận khác
• Kiểm kê hàng tồn kho cuối tháng. Lập báo cáo nhập xuất tồn tại kho tổng

• Lập chứng từ Nhập/xuất kho theo đề nghị được duyệt
• Thống kê các mặt hàng trong Kho -> lập file Excel theo dõi nhập – xuất – tồn kho
• Cùng kế toán công nợ, kế toán thanh toán, đối chiếu các chứng từ và số liệu nhập xuất
• Nhập liệu vào hệ thống phần mềm kế toán
• Theo dõi và báo cáo tình hình sử dụng và tồn kho vật tư hàng hóa
• Theo dõi hàng hóa tồn kho theo định mức và những quy định đã ban hành nhằm tránh lãng phí trong quá trình sử dụng và phát hiện những bất hợp lý

• Lập bảng kê khai, đề xuất, dự trù các sản phẩm hàng hóa đã mua, cần mua do trưởng các bộ phận xác nhận đề nghị ứng tiền để thu mua hàng hóa
• Lập giấy đề nghị thanh toán, Phiếu chi tiền, Bảng thống kê các khoản chi phí mua, Hóa đơn thu mua hàng hóa
• Sổ đối chiếu quyết toán thu mua với chi phí tạm ứng hàng ngày của nhân viên thu mua (bộ máy kế toán khách sạn)
• Trực tiếp đi thu mua xem xét các góc độ nghiệp vụ: nhà cung cấp, đầu mối thu mua, giá cả thị trường
• Liên hệ phòng ban có nhu cầu sử dụng và đề xuất xuống nhận và bàn giao và chuyển chứng từ cho kế toán kho tiếp nhận theo dõi nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu và phân theo dõi các phòng ban