Kế toán doanh thu chi phí và xác định kết quả kinh doanh là bước quan trọng trong quá trình công tác làm việc trong mọi lĩnh vực. Dưới đây, Kế toán Việt Hưng chia sẻ thực trạng công tác kế toán thực tế tại một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực khách sạn – du lịch mô hình đặc thù riêng luôn “hot” nhất cho đến thời điểm hiện tại.
1. Kế toán chi phí cung cấp dịch vụ
1.1 Các khoản mục chi phí
Cũng giống như các doanh nghiệp khác, chi phí kinh doanh trong kinh doanh khách sạn cũng phân loại như sau:
– Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là những chi phí vật liệu kinh doanh phát sinh liên quan trực tiếp đến kinh doanh du lịch, khách sạn. Chi phí NVL trực tiếp được sử dụng cho việc sản xuất sản phẩm và thực hiện lao vụ, dịch vụ của ngành kinh doanh khách sạn du lịch và dịch vụ. Trong từng hoạt động kinh doanh, chi phí vật liệu trực tiếp không giống nhau. Đối với
những vật liệu khi xuất dùng có liên quan trực tiếp đến từng đối tượng tập hợp chi phí riêng biệt như kinh doanh hàng ăn, kinh doanh vận chuyển, kinh doanh buồng ngủ, kinh doanh dịch vụ… thì được hạch toán trực tiếp cho đối tượng đó. Trường hợp vật liệu xuất dùng có liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phí không thể tách riêng được thì phải áp dụng phương pháp phân bổ gián tiếp để phân bổ cho các đối tượng có liên quan.
VD: Chi phí nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động kinh doanh buồng ngủ ở Công ty bao gồm những khoản chi phí như chè, xà phòng, ozave, xịt muỗi, dầu gội đầu, giấy vệ sinh…
– Chi phí nhân công trực tiếp là những khoản chi phí lao động trực tiếp phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm, trực tiếp thực hiện các lao vụ, dịch vụ (nhân viên hướng dẫn du lịch, nhân viên phục vụ buồng ngủ, nhân viên bếp, bar, bàn…) gồm các khoản lương chính lương phụ phải trả và các khoản phụ cấp có tính chất lương, các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, KDCĐ theo tỷ lệ với tiền lương phát sinh tính vào chi phí.
– Chi phí sản xuất chung là những chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm, thực hiện các lao vụ, dịch vụ, là những chi phí còn lại chi ra trong phạm vi bộ phận kinh doanh (buồng, bếp, bar, vận chuyển…).
⇒ Các khoản chi phí nói trên tạo thành chỉ tiêu giá thành thực tế của sản phẩm và dịch vụ. Bên cạnh đó, hoạt động kinh doanh dịch vụ phát sinh chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Đây là toàn bộ các khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến việc tiêu thụ hay tổ chức, quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty.
1.2 Chi phí tiền lương
– Tiền lương phải trả cho nhân viên trực tiếp tham gia các hoạt động kinh doanh được xác định căn cứ vào mức lương cơ bản do Nhà nước quy định và mức lương khoán của Công ty (kế toán doanh thu chi phí và xác định kết quả kinh doanh)
– Ở Công ty khách sạn Du lịch X, tiền lương trả cho nhân viên được chia làm 2 kỳ:
Kỳ 1: Vào ngày 10 hàng tháng trả lương cơ bản
Kỳ 2: Vào ngày 25 hàng tháng trả lương khoán.
– Khi phát sinh nghiệp vụ tính tiền lương phải trả cho công nhân viên bộ phận kinh doanh buồng ngủ, kế toán căn cứ vào lương cơ bản và lương khoán của công nhân viên để xác định tiền lương phải trả theo công thức:
Tiền lương phải trả cho một công nhân viên = Lương cơ bản + Lương khoán + Phụ cấp không trong định mức + Tiền làm thêm giờ – BHXH /BHYT /KPCĐ
– Căn cứ vào bảng tính tiền lương phải trả cho công nhân viên trong kỳ, kế toán ghi vào sổ nhật ký chung, sổ cái TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” và TK 334 “Phải trả công nhân viên” theo định khoản:
Nợ TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” (Chi tiết 1544 kinh doanh buồng)
Có TK 334 “Phải trả công nhân viên”
Đặc điểm của công ty trong việc nâng cao năng lực của người lao động thu hút nhân tài để đưa ra các sáng kiến cũng như thỏa mãn được những nhu cầu ngày càng đa dạng và phức tạp của du khách.
Để tìm hiểu kỹ hơn ta đi sâu phân tích tình hình lao động dựa vào các chỉ tiêu phân loại lao động trong Khách sạn.
– Phân theo giới tính
Đây là doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ nên số lao động cũng không nhiều. Nhìn vào bảng ta thấy số lao động nữ luôn chiếm trên 70% . Năm 2017 và 2018 lao động nam tăng 7 người tương ứng với 26%. Điều này cũng dễ hiểu vì do tính chất công việc đòi hỏi nhân viên phải khéo léo, cần cù, chịu khó, nhanh nhẹn…nên nhân viên nữ chiếm phần đa trong Khách sạn, nhân viên nữ chủ yếu phục vụ ở bộ phận buồng, lễ tân,bàn, nhà hàng
– Phân theo trình độ văn hóa
Lao động có trình độ đại học tăng lên qua các năm. Năm 2011 lao động có trình độ đại học là 27 người chiếm 24%, năm 2018 là 47 người chiếm 27% và đến năm 2019 là 51 người chiếm 48%, đồng thời lao động có trình độ Cao đẳng, Trung cấp và lao động phổ thông lại giảm lý do là Khách sạn cắt giảm lao động ưu tiên những người có trình độ. Điều này chứng tỏ Khách sạn đã biết chú trọng vào công tác bồi dưỡng, nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên, điều này hoàn toàn phù hợp với đòi hỏi ngày càng cao của công tác quản lý để phù hợp với quy mô và tốc độ của thế giới nói chung và của toàn Khách sạn nói riêng, đòi hỏi lao động phải có trình độ (kế toán doanh thu chi phí và xác định kết quả kinh doanh)
– Phân theo trình độ ngoại ngữ
Lao động có trình độ ngoại ngữ ở Khách sạn chủ yếu tập trung chủ yếu là ở bộ phận lễ tân, phòng kế toán –tài chính, bộ phận quản lý và ở một số bộ phận khác, nhìn vào bảng ta thấy trình độ ngoại ngữ của lao động đã có nhiều sự thay đổi theo chiều hướng tốt, điều đáng kể là số lao động chưa có ngoại ngữ đã giảm xuống từ 26,67% năm 2017 xuống còn 24% năm 2018 và đến năm 2019 thì số lao động chưa có ngoại ngữ vẫn chiếm 24%. Qua đó ta cũng thấy được sự nổ lực của Khách sạn trong việc đổi mới ngày một coi trọng chất lượng lao động
2. Kế toán doanh thu
2.1 Đặc điểm chung về doanh thu tại Khách sạn
Quá trình thanh toán:
Công ty áp dụng nhiều phương thức thanh toán khác nhau tùy theo đối tượng và yêu cầu của khách hàng, bao gồm:
- Thanh toán bằng tiền mặt: thường diễn ra khi khách hàng sử dụng dịch vụ của khách sạn hoặc khi khách sử dụng các bữa tiệc của khách sạn
- Thanh toán bằng chuyển khoản: trường hợp du khách nội địa hay quốc tế sử dụng dịch vụ của khách sạn mà không thanh toán bằng tiền mặt mà chuyển tiền vào TK tiền gởi ngân hàng của Công ty. Tuy đây là doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ nên đặc điểm về doanh thu có một số điểm khác với các doanh nghiệp sản xuất nhưng điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ giống như doanh nghiệp sản xuất
Theo chuẩn mực kế toán số 14 ban hành ngày 31/12/2001 của Bộ Tài Chính.
Điều kiện ghi nhận doanh thu:
– Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá cho người mua
– Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý, quyền kiểm soát hàng hoá
– Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
– Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ bán hàng
– Xác định được chi phí liên quan đến bán hàng (kế toán doanh thu chi phí và xác định kết quả kinh doanh)
Hệ thống chứng từ sử dụng:
– Hóa đơn GTGT 3 liên
– Bảng kê hóa đơn chứng từ bán hàng hóa bán ra
– Phiếu thu
– Báo cáo bán hàng
– Phiếu xuất kho
– Sổ tài khoản chi tiết
– Nhật ký chứng từ
– Sổ cái
a. Hệ thống tài khoản sử dụng
Sử dụng Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Tài khoản này được mở chi tiết như sau:
2.2 Kế toán doanh thu phòng ngủ
Ở Khách sạn hoạt động doanh thu phòng ngủ là hoạt động chính. Doanh thu phòng ngủ được phản ánh trên Tài khoản 5113 – Doanh thu phòng ngủ. Đây là hoạt động chiếm vị trí quan trọng trong kinh doanh khách sạn, là dịch vụ chính đem lại doanh thu lưu trú với tỉ trọng cao trong tổng doanh thu.
Khi khách đặt phòng tại Lễ tân, sau khi thỏa thuận, khách nhận phòng, đến khi hết hợp đồng khách trả phòng và Lễ tân là người trực tiếp viết hóa đơn thanh toán với khách. Sau khi thanh toán xong Lễ tân lên báo cáo doanh thu chuyển cho bộ phận kế toán và nộp tiền. Kế toán căn cứ vào báo cáo doanh thu và sổ theo dõi doanh thu để cuối tháng tổng hợp.
– Đối với khách tour:
Căn cứ vào Fax đặt phòng của khách hàng khi khách hàng đến, Lễ tân đón khách và hướng dẫn khách làm những thủ tục cần thiết. Hết thời gian lưu trú tại
khách sạn ngay sau khi khách hàng làm thủ tục trả phòng, Lễ tân lập hóa đơn tài chính có chữ ký xác nhận của hướng dẫn viên hoặc trưởng đoàn. Lễ tân sắp giá phòng tùy theo hợp đồng phục vụ khách được ký kết từ trước.Cuối ngày bộ phận Lễ tân lập bảng kê và chuyển về phòng kế toán
– Đối với khách lẻ:
+ Hằng ngày khi khách đến có nhu cầu thuê phòng nghỉ, Khách được Lễ tân đón tiếp và hướng dẫn những thủ tục cần thiết khi thuê phòng. Với khách hàng bình thường thì phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ trình với Lễ tân. Sau khi xem xét các thủ tục cần thiết và thỏa thuận giá cả với khách. Lễ tân giao phòng cho khách và theo dõi khách hàng trên sổ đặt phòng để làm cơ sở thanh toán với khách hàng và qua đó kế toán cũng thống kê được tình hình sử dụng các loại (kế toán doanh thu chi phí và xác định kết quả kinh doanh)
+ Khách hàng đến lễ tân thanh toán và nhận lại các giấy tờ. Khi khách trả phòng Lễ tân lập hóa đơn GTGT, kế toán tổng hợp toàn bộ hóa đơn nộp về phòng kế toán. Kế toán căn cứ vào bảng kê nộp tiền để lập phiếu thu
- Cuối ngày khi lập xong bảng kê doanh thu phòng, nhân viên Lễ tân nộp bảng kê về phòng kế toán. Kế toán căn cứ vào báo cáo bán hàng, phiếu phòng ngủ trên cơ sở kiểm tra tính hợp lệ sau đó thu tiền
- Cuối tháng kế toán tập hợp các hóa đơn GTGT này và lên bảng kê hóa đơn chứng từ bán ra.
VÍ DỤ: Ngày 18/06/2019 Công ty Việt Hưng cử N.T.V.H tới đặt 2 phòng từ 18/06/2013 đến 19/06/2013. Đơn giá 200.000đ/1p chưa có thuế VAT. Hóa đơn sẽ có thuế khi thanh toán như sau: Căn cứ vào hóa đơn GTGT 0034146 ngày 18/06/2013 kế toán tổng hợp hạch toán như sau:
Nợ TK 1111 880.000
Có TK 5113 800.000
Có TK 3331 80.000
2.3 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
a. Tài khoản kế toán sử dụng
Ở khách sạn hàng hoá chính là thực phẩm như các món ăn, hàng uống, hàng ăn sáng và các loại hàng hoá khác. Ngoài những ngành nghề chính trên thì doanh thu cung cấp dịch vụ du lịch cũng là hoạt động chính của khách sạn, nguồn thu chủ yếu của khách sạn cũng chính từ các hoạt động đó. Tại khách sạn doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đã sử dụng các tài khoản như sau:
5111A :Doanh thu bán hàng Nhà Hàng (NH)
5111A1: Doanh thu bán hàng (NH) 2
5111B: Doanh thu dịch vụ Karaoke
5111B1: Doanh thu bán hàng công nghệ phẩm
5112A: Doanh thu hàng pha chế NH 1
5112A1: Doanh thu hàng pha chế NH2
5112B: Doanh thu hàng tự chế NH 1
5112B1: Doanh thu hàng tự chế NH 2
5113B: Doanh thu giặt là
5113D: Doanh thu tiền điện thoại
5113: Doanh thu lữ hành
5114: Doanh thu bán hàng Minibar
b. Trình tự luân chuyển chứng từ
– Khi khách vào đặt ăn, uống ở nhà hàng, nhà hàng có nhiệm vụ phục vụ khách. Khi xong việc nhà hàng viết hóa đơn chuyển lên Lễ tân, Lễ tân thu tiền của khách và lên báo cáo doanh thu chuyển cho bộ phận kế toán. Kế toán căn cứ vào sổ theo dõi doanh thu hàng ngày để cuối tháng tổng hợp.
– Hàng ngày, căn cứ vào lượng hàng bán ra và căn cứ vào thực đơn hàng thực phẩm (hàng tự chế), quầy bán hàng căn cứ để lập hóa đơn tiêu thụ cho từng đối tượng khách hàng. Đồng thời kế toán nhà hàng căn cứ vào hóa đơn bán hàng để lập báo cáo bán hàng.
– Sau khi tập hợp các hóa đơn bán hàng trong ngày, nhà hàng lên báo cáo của từng ngày sau đó gửi về cho phòng kế toán. Cuối tháng kế toán tổng hợp lại để lên bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa bán ra trong tháng và từ đây để vào sổ chi tiết doanh thu trong tháng (kế toán doanh thu chi phí và xác định kết quả kinh doanh)
VD: Ngày 30/ 06/2019 có tình hình tiêu thụ như sau
3. Kế toán xác định kết quả kinh doanh
3.1 Kế toán giá vốn hàng bán
a. Chứng từ và tài khoản sử dụng
Như sử dụng TK 632 – Giá vốn hàng bán để hạch toán giá trị sản phẩm đã xác định tiêu thụ trong kỳ.Các chứng từ được sử dụng để hạch toán giá vốn hàng bán bao gồm: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, phiếu giao hàng, thẻ kho.
b. Trình tự luân chuyển chứng từ và phương pháp tính giá
Hàng hóa Khách sạn mua với mục đích để bán, bao gồm: Bia, rượu, thuốc lá…và các loại thực phẩm tươi sống. Khách sạn thực hiện việc mua hàng bằng cách khoán toàn bộ trong giá mua. Vậy giá mua thực tế là tổng giá thanh toán.
Căn cứ vào nhu cầu hoặc lệnh của cấp trên, bộ phận mua hàng tìm kiếm đối tác và lập hợp đồng mua hàng. Sau khi hợp đồng được lập xong, chuyển đến Giám đốc duyệt và ký, xong giao lại cho người mua hàng. Cuối ngày chuyển chứng từ về phòng kế toán (kế toán doanh thu chi phí và xác định kết quả kinh doanh)
Cuối tháng, kế toán tổng hợp và tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân:
Hàng ngày căn cứ vào bảng kê mua hàng, kế toán nhập kho. Thủ kho xác nhận và căn cứ vào lượng thực tế mua trong ngày để vào thẻ kho. Phiếu nua hàng được kế toán tập hợp trong ngày. Kế toán thanh toán căn cứ vào bảng kê mua hàng có xác nhận của kế toán, có duyệt chi của kế toán trưởng và phụ trách đơn vị để lập phiếu chi.
Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho hàng hóa, kế toán vào sổ chi tiết hàng hóa, để rồi vào sổ Nhật ký chứng từ và vào Sổ Cái.
VD: Ngày 30/06/2019 Bộ phận nhà hàng xuất dùng một số một số dụng cụ.Kế toán phản ánh dựa vào phiếu xuất kho như sau:
3.2 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
a. Kế toán chi phí bán hàng
Chứng từ và tài khoản sử dụng
Chi phí bán hàng là những chi phí phát sinh nhằm thúc đẩy quá trình tiêu thụ sản phẩm. Công ty sử dụng TK 641 – Chi phí bán hàng để theo dõi các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ, bao gồm chi phí lương nhân viên, chi phí vận chuyển hàng đi tiêu thụ…Khách sạn mở các tài khoản chi tiết để thuận lợi cho việc theo dõi chi phí bán hàng phát sinh ở từng kho, quầy (kế toán doanh thu chi phí và xác định kết quả kinh doanh)
Chứng từ sử dụng: Kế toán căn cứ vào các chứng từ chủ yếu sau để hạch toán chi phí bán hàng: Phiếu chi, bảng thanh toán tiền lương, hoá đơn dịch vụ mua ngoài…
b. Trình tự và phương pháp hạch toán
Trình tự ghi sổ
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc (phiếu chi, bảng thanh toán tiền lương, hoá đơn dịch vụ mua ngoài,…) kế toán nhập số liệu vào bảng kê chứng từ TK 641, sổ chi tiết TK 641, sổ cái TK 641. Cuối tháng kế toán thực hiện bút toán kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh
b. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chứng từ và tài khoản sử dụng:
– Chứng từ sử dụng: Để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí QLDN, kế toán Khách sạn đã sử dụng các chứng từ: Phiếu chi tiền mặt, bảng phân bổ tiền lương, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ…
– Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp để hạch toán các khoản chi phí QLDN phát sinh tại Khách sạn
Tài khoản 642 được chi tiết thành các tài khoản sau:
Tài khoản 6421: Chi phí nhân viên quản lý
Tài khoản 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng
Tài khoản 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ
Tài khoản 6425: THạ Long, phí, lệ phí
Tài khoản 6427: Chi phí bằng tiền khác
Quy trình và phương pháp hạch toán:
Tương tự chi phí bán hàng. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc (phiếu chi, bảng phân bổ tiền lương, Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ…) kế toán nhập số liệu vào bảng kê chứng từ TK 642, sổ chi tiết TK 642, sổ cái TK 642 (kế toán doanh thu chi phí và xác định kết quả kinh doanh)
Cuối tháng kế toán thực hiện bút toán kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh
Kế toán xác định kết quả kinh doanh
VD: Thực hiện việc xác định kết quả kinh doanh mỗi tháng một lần vào thời điểm cuối tháng.
Tài khoản sử dụng: TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Trình tự hạch toán:
Trên đây Kế toán Việt Hưng chia sẻ thực trạng kế toán doanh thu chi phí và xác định kết quả kinh doanh về khía cạnh thực tế cho các bạn tham khảo. Mọi thắc mắc về Khoá học kế toán online Nhà hàng – Khách sạn xin hãy liên hệ ngày cho chúng tôi để được giải đáp.