Sự khác nhau giữa lập hoá đơn GTGT & lập hoá đơn bán hàng

Sự khác nhau giữa lập hoá đơn GTGT & lập hoá đơn bán hàng – Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phải thường xuyên sử dụng hóa đơn để lưu thông tin. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ về hóa đơn. Hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng khác nhau như thế nào? Sự khác nhau giữa lập hóa đơn bán hàng và lập hóa đơn giá trị gia tăng là gì? Kế Toán Việt Hưng xin chia sẻ với bạn sự khác nhau giữa lập hóa đơn bán hàng và lập hóa đơn GTGT ở bài viết này.

1. Phân biệt hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng

Theo Khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Khoản 2 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về các loại hóa đơn như sau:

– Hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

+ Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;

+ Hoạt động vận tải quốc tế;

+ Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

–  Hóa đơn bán hàng dùng cho các đối tượng sau đây:

+ Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu

+ Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan” c) Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…

Lưu ý:

+ Đối với các DN áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì khi có hoá đơn đầu vào là hoá đơn GTGT thì DN được khấu trừ số thuế giá trị gia tăng trên hoá đơn đó. Nếu hoá đơn đầu vào là hoá đơn bán hàng thì DN sẽ không được khấu trừ thuế GTGT.

+ Đối với các DN áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc thuế khoán trên doanh thu thì DN sẽ không được khấu trừ thuế đầu vào kể cả hoá đơn đầu vào là hoá đơn GTGT.

2. Hướng dẫn cách lập hóa đơn giá trị gia tăng mới nhất

2.1 Thông tin “Ngày tháng năm” lập hoá đơn GTGT

Đây là ngày lập hóa đơn hay thời điểm xuất hóa đơn.

– Nếu là bán hàng hóa: Là ngày chuyển giao quyền hoặc sử dụng hàng hóa. (Không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu được tiền)

– Nếu là cung ứng dịch vụ: Là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ (Nếu thu tiền trước hoặc trong khi thực hiện dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền).

– Nếu là xây dựng, lắp đặt: Là ngày bàn giao, nghiệm thu công trình (Không phân biệt đã thu tiền hay chưa).

Chú ý: Ngày lập hóa đơn rất quan trọng, nếu sai sẽ bị phạt từ 4 – 8 tr (tội lập hóa đơn sai thời điểm).

2.2 Viết thông tin người mua hàng lập hoá đơn GTGT

Dòng “Họ tên người mua hàng” Phần này bạn cần ghi đầy đủ họ và tên người mua. Trong trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn thì ghi là: “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”

Dòng “Tên đơn vị”: ghi tên công ty của khách hàng theo đúng như tên giấy phép đăng ký kinh doanh.

Dòng “Mã số thuế”: Viết mã số thuế của công ty đó

Chú ý: Nhiều công ty thay đổi địa chỉ kinh doanh mà không thông báo cho bạn biết, muốn kiểm tra tính chính xác, bạn có thể vào trang: http://tracuunnt.gdt.gov.vn , nhập mã số thuế, mã xác nhận, bạn sẽ xem được đầy đủ thông tin của khách hàng như hình mẫu bên dưới.

Dòng “Địa chỉ”: ghi địa chỉ đăng ký kinh doanh.

Lưu ý: Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như sau: Phường là “P”; Quận là “Q”, Thành phố là ”TP”, Việt Nam là ”VN”, Cổ phần là “CP”, Trách nhiệm hữu hạn  là ”TNHH”, Khu công nghiệp là ”KCN”, Sản xuất là “SX”, Chi nhánh là ”CN”, nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

Dòng “Số tài khoản”: Chỉ tiêu này không bắt buộc, có thể điền hoặc không.

2.3 Tiêu thức “Hình thức thanh toán” lập hoá đơn GTGT

– Thanh toán tiền mặt, ghi “TM” hoặc “Tiền mặt”

– Thanh toán bằng chuyển khoản, ghi “CK” hoặc “Chuyển khoản”

– Hoặc bạn có thể ghi “TM/CK”

Lưu ý: Hóa đơn có giá trị từ 20 triệu trở lên bắt buộc phải chuyển khoản thì mới được khấu trừ thuế GTGT và được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.

2.4 Thông tin trong phần bảng liệt kê hàng hóa lập hoá đơn GTGT

Cột số thứ tự: Ghi lần lượt số thứ tự các loại hàng hóa mà người mua hàng đến mua.

Cột Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi chi tiết, cụ thể tên hàng hóa mà bạn bán ra (tên, mã, kí hiệu của hàng hóa).

Lưu ý:

• Nếu có quy định mã hàng hoá, dịch vụ để quản lý thì phải ghi cả mã hàng hoá và tên hàng hoá.
• Các loại hàng hoá cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hoá đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hoá mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu.
• Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
• Các trường hợp là hoá đơn điều chỉnh: Thì phải ghi rõ điều chỉnh sai sót, tăng, giảm của hoá đơn số bao nhiêu, ký hiệu, ngày tháng năm.
• Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một hóa đơn, người bán có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn. Nội dung trên hóa đơn phải ghi rõ “ kèm theo bảng kê số…, ngày…, tháng…, năm …”, mục tên hàng hóa chỉ ghi tên gọi chung của mặt hàng. ( Tham khảo cách lập bảng kê theo điều 19, thông tư 39/2014/TT-BTC).
• Đặc biệt đối với hóa đơn điện tử thì có thể viết nhiều trang trên 1 hóa đơn, do đó một số cơ quan thuế không chấp nhận bảng kê vật tư đính kèm hóa đơn.

Cột đơn vị tính: Ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa mà mình bán ra

Lưu ý: Trường hợp kinh doanh dịch vụ trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”

Cột số lượng: Ghi rõ số lượng hàng hóa bán ra

Cột đơn giá: Ghi rõ đơn giá của một đơn vị hàng hóa (giá chưa VAT)

Thành tiền: Là số tiền mà người mua phải trả bằng đơn giá nhân với số lượng của hàng hóa đó

Lưu ý: Sau khi viết hoàn thiện, gạch chéo phần bỏ trống trong bảng

2.5 Phần tổng cộng lập hoá đơn GTGT

Cộng tiền hàng: Là tổng số tiền ở cột thành tiền .

Thuế suất thuế GTGT: Ghi mức thuế suất của hàng hóa dịch vụ (hiện tại có 3 mức là: 0%, 5%, 10%,).

Nếu là hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, được miễn thuế GTGT thì chỉ ghi dòng giá bán là giá thanh toán, dòng thuế suất thuế GTGT không ghi và gạch bỏ (\).

Nếu là hàng thuế suất 0% thì viết là “0”

Tổng cộng tiền thanh toán: Là tổng cộng của dòng “Cộng tiền hàng” + “Tiền thuế GTGT”.

Số tiền viết bằng chữ: Viết chính xác số tiền bằng chữ ở dòng “Tổng cộng tiền thanh toán”

Lưu ý:

• Không được làm tròn số tiền lẻ trên hóa đơn GTGT
• Đồng tiền trên hóa đơn là đồng tiền Việt Nam. Trường hợp thu ngoại tệ, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.
• Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.

2.6 Phần ký tên lập hoá đơn GTGT

Người mua hàng: Người đi mua hàng kí và ghi rõ họ tên

Đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên. Nhưng người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.

Khi lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài

Người bán hàng: người lập hóa đơn ký tên

Thủ trưởng đơn vị: Thủ trưởng đơn vị là Giám đốc, yêu cầu: Ký sống, đóng dấu, ghi dõ họ tên

Chú ý: Nếu giám đốc đi vắng thì phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu treo vào góc trên bên trái của 3 liên.

3. Hướng dẫn cách lập hóa đơn bán hàng mới nhất

3.1 Chỉ tiêu ngày,tháng, năm

Ghi ngày tháng năm cùng hoặc sau ngày hợp đồng ký kết, cụ thể:

– Hoạt động bán hàng : là ngày chuyển giao quyền sở hữu (sử dụng) hàng hóa.

– Hoạt động cung cấp dịch vụ : Là ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ

– Hoạt động xây dựng : Là ngày nghiệm thu bàn giao công trình, hạng mục công trình (lập hoá đơn gtgt – bán hàng)

3.2 Thông tin người bán

– Chỉ tiêu đơn vị bán hàng: Ghi tên công ty bán hàng

– Chỉ tiêu mã số thuế: Ghi mã số thuế đơn vị bán

– Địa chỉ: Ghi địa chỉ bên bán trên đăng ký kinh doanh

– Điện thoại/Fax: Ghi điện thoại, fax của đơn vị bán (nếu có)

– Số tài khoản: Ghi số tài khoản giao dịch được đăng ký theo mẫu 08 đã nộp cơ quan thuế  vào mục này

3.3 Thông tin người mua hàng

– Họ tên người mua hàng: Ghi đầy đủ họ tên cá nhân đi mua hàng vào mục này nếu không có  có thể bỏ trống mục này.

– Tên đơn vị: Ghi đầy đủ thông tin công ty mua hàng cung cấp căn cứ hợp đồng mua hàng để viết vào dòng này. Lưu ý không được viết nhầm tên người mua hàng vào đây

– Địa chỉ: ghi đầy đủ địa chỉ của công ty người mua. Trường hợp viết tắt: Khi tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng giống với viết hóa đơn GTGT (lập hoá đơn gtgt – bán hàng)

– Mã số thuế: Đánh đúng mã số thuế người mua. Bạn có thể lên website Thu nhập cá nhân Online để tra cứu thông tin người nộp thuế trước khi viết hoá đơn để tránh sai sót.

Hình thức thanh toán : Ghi tiền mặt hoặc chuyển khoản. Nếu chưa rõ ghi : TM/CK

– Số tài khoản: Ghi số tài khoản người mua: phần này không nhất thiết phải ghi.

3.4 Cách ghi thông tin hàng hoá dịch vụ

– Số thứ tự: Đánh số theo trình tự 1,2,3…theo trình tự căn cứ hợp đồng

– Tên hàng hoá, dịch vụ: Ghi rõ tên từng loại mặt hàng

– Đơn vị tính: Chiếc, cái, bộ…

– Số lượng, đơn giá: Căn cứ hợp đồng hoặc giá bán ghi vào đây

– Thành tiền: bằng số lượng * đơn giá

Cộng tiền hàng: Cộng toàn bộ dòng thành tiền các mặt hàng theo thứ tự.

Số tiền bằng chữ: Ký tự đầu tiên cần viết hoá, cuối cùng của dòng bằng chữ dùng phím ./.

XEM THÊM: Khoá học kế toán Online chuyên sâu hơn 60 lĩnh vực

Trên đây, là sự khác nhau giữa lập hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng Kế Toán Việt Hưng update mới nhất. Hy vọng, sẽ giúp các bạn dễ dàng hơn trong việc lập hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng. Mời các bạn đón đọc các bài viết tiếp theo của ketoanviethung.vn!.