Để lên báo cáo tài chính chính xác và đầy đủ, bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng từ những bước kiểm tra ban đầu. Nhưng làm thế nào để đảm bảo rằng mọi con số đều chuẩn xác và không bỏ sót bất kỳ yếu tố quan trọng nào? Lên báo cáo tài chính không phải là công việc dễ dàng, đòi hỏi sự tỉ mỉ và các bước kiểm tra chi tiết. Nếu bạn đang cảm thấy loay hoay, không biết bắt đầu từ đâu, bài viết này chính là “kim chỉ nam” dành cho bạn. Được chia sẻ độc quyền bởi đội ngũ chuyên gia của Trung tâm Kế Toán Việt Hưng, chúng tôi sẽ bật mí quy trình 25 bước kiểm tra thần tốc. Từ đó giúp bạn làm chủ mọi con số, tự tin lên báo cáo tài chính đúng, đủ và chính xác nhất.
25 Bước kiểm tra trước khi lên báo cáo tài chính
BƯỚC 1: TẬP HỢP VÀ SẮP XẾP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Đây là bước nền tảng để đảm bảo tất cả dữ liệu đầu vào đầy đủ, tránh thiếu sót trước khi kiểm tra chi tiết. Theo quy định, chứng từ phải được sắp xếp theo thời gian và loại để dễ kiểm tra.
CÁCH THỰC HIỆN
– Thu thập toàn bộ chứng từ phát sinh trong năm: hóa đơn GTGT đầu vào/ra, sao kê ngân hàng, biên bản kiểm kê, hợp đồng lao động, v.v.
– Sắp xếp theo tháng/quý, phân loại theo loại (ví dụ: chứng từ mua hàng, bán hàng, lương, thuế).
– Kiểm tra tính hợp lệ: Chứng từ phải có chữ ký, dấu (nếu yêu cầu), và không bị tẩy xóa.
VÍ DỤ THỰC TẾ
Một công ty thương mại có 500 hóa đơn mua hàng trong năm. Bạn sắp xếp chúng theo tháng, kiểm tra xem tất cả hóa đơn trên 20 triệu đồng có UNC (Ủy nhiệm chi) kèm theo chưa, để tránh bị loại trừ khi quyết toán thuế.
BƯỚC 2: ĐỐI CHIẾU TỔNG THUẾ GTGT ĐẦU VÀO VÀ ĐẦU RA TRÊN EXCEL VỚI PHẦN MỀM KẾ TOÁN
Để đảm bảo tính nhất quán giữa dữ liệu thủ công (bảng kê Excel dùng để lập tờ khai thuế nhanh) và dữ liệu trên phần mềm kế toán, tránh sai sót khi lập tờ khai GTGT và BCSDHĐ (Báo cáo sử dụng hóa đơn). Nếu lệch, có thể do thiếu nhập hóa đơn hoặc lỗi hạch toán.
CÁCH THỰC HIỆN
– Lập bảng kê Excel từ hóa đơn gốc, tính tổng thuế GTGT đầu vào (mua vào) và đầu ra (bán ra).
– So sánh với tổng thuế trên phần mềm (giả sử tất cả hóa đơn có VAT).
– Nếu khớp: Đã nhập đủ hóa đơn.
– Nếu lệch: Tìm nguyên nhân (thiếu hóa đơn, lỗi nhập liệu), sửa cho khớp rồi mới tiếp tục.
VÍ DỤ THỰC TẾ
Công ty bán hàng có tổng thuế GTGT đầu ra trên Excel là 100 triệu đồng, nhưng trên phần mềm chỉ 95 triệu. Nguyên nhân: Thiếu nhập 1 hóa đơn 50 triệu (VAT 5 triệu). Sửa bằng cách nhập bổ sung.
BƯỚC 3: KIỂM TRA SỐ DƯ LỢI NHUẬN CHƯA PHÂN PHỐI ĐÃ ĐƯỢC KẾT CHUYỂN VÀO ĐẦU NĂM TÀI CHÍNH NÀY CHƯA?
Đảm bảo lợi nhuận/lỗ từ năm trước được chuyển đúng vào năm nay, tránh sai lệch số dư đầu kỳ trên bảng cân đối kế toán (CĐPSTK).
CÁCH THỰC HIỆN
– Kiểm tra số dư cuối kỳ TK 4212 năm trước trên bảng CĐPSTK.
– Nếu TK 4212 dư Có (lãi): Hạch toán Nợ TK 4212 / Có TK 4211.
– Nếu TK 4212 dư Nợ (lỗ): Hạch toán Nợ TK 4211 / Có TK 4212.
VÍ DỤ THỰC TẾ
Năm trước công ty lãi 200 triệu (TK 4212 dư Có 200 triệu).
Hạch toán đầu năm:
Nợ TK 4212: 200 triệu
Có TK 4211: 200 triệu, để chuyển lãi vào lợi nhuận chưa phân phối.
BƯỚC 4: KIỂM TRA BÚT TOÁN THUẾ MÔN BÀI
Thuế môn bài là khoản phải nộp hàng năm, cần hạch toán đúng để phản ánh chi phí và nghĩa vụ thuế chính xác.
CÁCH THỰC HIỆN
Mức thuế môn bài Theo Thông tư 302/2016/TT-BTC:
Bậc 1: Vốn > 10 tỷ → 3 triệu đồng.
Bậc 2: Vốn ≤ 10 tỷ → 2 triệu đồng.
Chi nhánh/Văn phòng: 1 triệu đồng.
Hạch toán (theo TT 200 hoặc TT 133):
– Chi phí thuế: Nợ TK 6425 (hoặc 6422) / Có TK 3339.
– Nộp thuế: Nợ TK 3339 / Có TK 111, 112.
VÍ DỤ THỰC TẾ
Công ty vốn 15 tỷ, hạch toán:
Nợ 6425: 3 triệu
Có TK 3339: 3 triệu.
Sau đó nộp:
Nợ TK 3339: 3 triệu
Có TK 112: 3 triệu (chuyển khoản ngân hàng).
BƯỚC 5: TK 111 – TIỀN MẶT
Đảm bảo quỹ tiền mặt không âm, không dư Có (theo VAS 01), và khớp với biên bản kiểm kê, tránh gian lận hoặc lỗi hạch toán.
CÁCH THỰC HIỆN
– So sánh: Số dư đầu/cuối/phát sinh TK 1111 trên sổ cái = bảng CĐPS = sổ quỹ tiền mặt.
– Kiểm tra không âm quỹ hàng ngày/tháng; không dư Có.
– Đối chiếu với biên bản kiểm kê 31/12.
– Đánh giá ngoại tệ nếu có.
– Xử lý âm quỹ: Nhập thu trước chi sau; hoặc: (A) Tăng vốn (Nợ TK 111 / Có TK 411); (B) Treo công nợ (TK 331); (C) Vay tạm (Nợ TK 111 / Có TK 3388).
VÍ DỤ THỰC TẾ
Quỹ tiền mặt âm 10 triệu do chi trước thu. Xử lý: Lập hợp đồng vay cá nhân 10 triệu (Nợ 111 10 triệu / Có 3388 10 triệu), sau trả dần.
BƯỚC 6: TK 112 – TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
Đảm bảo khớp với sổ phụ ngân hàng, tránh sai lệch do lỗi giao dịch hoặc tỷ giá.
CÁCH THỰC HIỆN
– So sánh: Số dư đầu/cuối/phát sinh TK 112 trên sổ cái = bảng CĐPS = sổ tiền gửi = sao kê ngân hàng.
– Không dư Có.
– Lấy sổ phụ tất cả ngân hàng, đối chiếu.
– Đánh giá ngoại tệ: Lãi tỷ giá (Nợ TK 1122 / Có TK 4131); Lỗ (Nợ TK 4131 / Có TK 1122). Kết chuyển lãi vào TK 515, lỗ vào TK 635.
– Chứng từ: In sao kê 12 tháng, kẹp UNC cho hóa đơn >20 triệu.
VÍ DỤ THỰC TẾ
Sao kê ngân hàng dư cuối năm 500 triệu, nhưng sổ cái chỉ 490 triệu.
Nguyên nhân: Chưa hạch toán lãi tiền gửi 10 triệu. H
Hạch toán bổ sung.
BƯỚC 7: TK 121 – TK CHỨNG KHOÁN KINH DOANH
Đảm bảo giá trị chứng khoán cập nhật theo thị trường, tránh thổi phồng tài sản.
CÁCH THỰC HIỆN
– Đối chiếu với xác nhận số dư từ công ty chứng khoán.
– Trích lập dự phòng: Đánh giá giá thị trường 31/12, hạch toán Nợ 635 / Có 2291 (nếu giảm giá).
VÍ DỤ THỰC TẾ
Cổ phiếu mua 100 triệu, giá thị trường cuối năm 80 triệu.
Trích dự phòng:
Nợ TK 635: 20 triệu
Có TK 2291: 20 triệu.
BƯỚC 8: TK 128 – KIỂM TRA CÁC TK CHO VAY
Ghi nhận lãi đúng, đảm bảo thu hồi vốn.
CÁCH THỰC HIỆN
– Đối chiếu với bên vay.
– Tính lãi kỳ, xuất hóa đơn GTGT (không thuế suất).
– Hạch toán doanh thu: Nợ 131/138/111/112 / Có 515.
VÍ DỤ THỰC TẾ
Cho vay 200 triệu, lãi 10%/năm.
Tính lãi quý: 5 triệu/quý,
Hạch toán:
Nợ TK 131: 5 triệu
Có TK 515: 5 triệu.
BƯỚC 9: TK 128 – KIỂM TRA CÁC TK CHO VAY
Đảm bảo công nợ chính xác, tránh nợ xấu.
CÁCH THỰC HIỆN
– Đối chiếu với khách hàng, dư cuối kỳ khớp sổ tổng hợp 131.
– Trích dự phòng nợ khó đòi: Nợ 642 / Có 2293 (theo Thông tư 48/2019/TT-BTC).
VÍ DỤ THỰC TẾ
Khách hàng nợ 50 triệu quá hạn 1 năm. Trích dự phòng 50%:
Nợ TK 642: 25 triệu
Có TK 2293: 25 triệu.
BƯỚC 10: TK 133 – THUẾ GTGT ĐƯỢC KHẤU TRỪ
Đảm bảo số thuế khấu trừ đúng, khớp với tờ khai.
CÁCH THỰC HIỆN
– Chỉ dư Nợ (thuế chưa khấu trừ).
– Kết chuyển: Nợ 3331 / Có 133.
– Số dư 31/12 khớp chỉ tiêu 41 tờ khai 01/GTGT tháng 12/quý 4.
VÍ DỤ THỰC TẾ
Thuế đầu vào 150 triệu, đầu ra 100 triệu. Kết chuyển:
Nợ TK 3331: 100 triệu
Có TK 133: 100 triệu;
dư Nợ TK 133: 50 triệu (chỉ tiêu 41).
BƯỚC 11: TK 141 – TẠM ỨNG
Kiểm soát tạm ứng nhân viên, tránh lạm dụng.
CÁCH THỰC HIỆN
– Đối chiếu với nhân viên.
– Trích dự phòng nếu không đòi được (nhân viên nghỉ việc).
VÍ DỤ THỰC TẾ
Nhân viên tạm ứng 10 triệu, nghỉ việc không trả.
Trích:
Nợ TK 642 10 triệu
Có TK 229 (dự phòng).
BƯỚC 12: TK 153 – CÔNG CỤ DỤNG CỤ (CCDC)
Đảm bảo CCDC tồn tại thực tế và phân bổ đúng.
CÁCH THỰC HIỆN
– Kiểm kê thực tế so sổ sách.
– Kiểm tra bảng phân bổ khớp sổ.
VÍ DỤ THỰC TẾ
CCDC mua 20 triệu, phân bổ 12 tháng. Kiểm kê: Còn 15 triệu giá trị, khớp bảng phân bổ.
BƯỚC 13: TK 151 – 157 (HÀNG TỒN KHO)
Đảm bảo hàng tồn kho chính xác, giá vốn đúng phương pháp (thường bình quân gia quyền).
CÁCH THỰC HIỆN
– Chỉ dư Nợ.
– Kiểm kê thực tế khớp sổ.
– Kiểm tra giá xuất kho đúng.
– So sánh: Số dư/phát sinh TK 152/155/156 trên sổ cái/CĐPS = bảng kê nhập-xuất-tồn (NXT).
– Trích dự phòng giảm giá: Nợ 632 / Có 2294 (nếu giá thị trường thấp hơn giá gốc).
VÍ DỤ THỰC TẾ
Hàng tồn 100 triệu, giá thị trường 80 triệu. Trích:
Nợ TK 632: 20 triệu
Có TK 2294: 20 triệu.
BƯỚC 14: TK 211, 213, 214 – KIỂM TRA TSCĐ VÀ HAO MÒN TSCĐ
Đảm bảo khấu hao đúng, giá trị TSCĐ chính xác.
CÁCH THỰC HIỆN
– Lập bảng tính khấu hao, thẻ TSCĐ.
– Đối chiếu với phát sinh/số dư TK 211/213/214.
VÍ DỤ THỰC TẾ
Máy móc nguyên giá 500 triệu, khấu hao 10%/năm. Khấu hao năm: 50 triệu, hạch toán Nợ 627/642 / Có 214 50 triệu.
BƯỚC 15: TK 242 – CHI PHÍ TRẢ TRƯỚC
Phân bổ chi phí đúng kỳ, tránh ghi nhận sai thời điểm.
CÁCH THỰC HIỆN
– Lập bảng phân bổ.
– Đối chiếu với phát sinh/số dư TK 242.
VÍ DỤ THỰC TẾ
Thuê văn phòng trả trước 120 triệu/12 tháng. Phân bổ hàng tháng:
Nợ TK 642 10 triệu
Có TK 242 10 triệu.
BƯỚC 16: TK 331 – CÔNG NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN
Đảm bảo công nợ nhà cung cấp chính xác.
CÁCH THỰC HIỆN
– Đối chiếu với nhà cung cấp.
– TK lưỡng tính (có thể dư 2 bên).
VÍ DỤ THỰC TẾ
Nợ nhà cung cấp 300 triệu, đối chiếu xác nhận khớp 100%.
BƯỚC 17: TK 333 – CÁC KHOẢN PHẢI NỘP NHÀ NƯỚC
Đảm bảo nghĩa vụ thuế khớp với cơ quan thuế, tránh phạt.
CÁCH THỰC HIỆN
TK 3331: Dư Có = chỉ tiêu 40 tờ khai 01/GTGT.
TK 33312: Kiểm tra thuế NK đã vào TK 133.
TK 3332/3333: Kiểm tra đã vào nguyên giá hàng hóa.
TK 3334 (TNDN): Tạm tính quý (Nợ TK 8211 / Có TK 3334); cuối năm điều chỉnh. Nộp: Nợ TK 3334 / Có TK 111/112.
TK 3335 (TNCN): Khớp tờ khai quý.
TK 3338: Các thuế khác.
Xin xác nhận nghĩa vụ thuế từ cơ quan thuế, khớp số dư.
VÍ DỤ THỰC TẾ
TNDN tạm tính 100 triệu, thực tế 120 triệu.
Nợ TK 8211 20 triệu / Có TK 3334 20 triệu; nộp Nợ TK 3334 20 triệu / Có TK 112 20 triệu.
BƯỚC 18: TK 334, 338 – LƯƠNG VÀ KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Đảm bảo lương và bảo hiểm đúng quy định lao động.
CÁCH THỰC HIỆN
– Kiểm tra hợp đồng, chấm công, bảng lương.
– Phát sinh lương khớp bảng lương.
– Dư cuối kỳ: Đối chiếu nhân viên.
– Bảo hiểm khớp thông báo BHXH.
– So sánh: Số dư đầu/PS Nợ/Có TK 334 trên sổ cái = CĐPS = bảng lương.
– Kiểm tra bút toán, chứng từ ký tá, MSTCN, phụ cấp (miễn thuế: cơm ≤730k/tháng, quần áo ≤5tr/năm).
– Hồ sơ: HĐLĐ, chấm công, bảng lương, phiếu chi, tờ khai TNCN.
VÍ DỤ THỰC TẾ
Lương tháng 10 triệu/người, phụ cấp cơm 700k (miễn thuế).
Hạch toán:
Nợ TK 642 10.7 triệu
Có TK 334 10.7 triệu.
BƯỚC 19: TK 341 – CÁC KHOẢN ĐI VAY
Ghi nhận lãi vay đúng, trích thuế TNCN nếu vay cá nhân.
CÁCH THỰC HIỆN
Vay cá nhân: Đối chiếu, tính lãi, trích TNCN 5% (Nợ TK 635 / Có TK 3388; Nợ TK 3388 / Có TK 3335; thanh toán Nợ TK 3388 / Có TK 111/112).
Vay ngân hàng: Đối chiếu, tính lãi khớp ngân hàng (Nợ TK 635 / Có TK 112).
VÍ DỤ THỰC TẾ
Vay cá nhân 100 triệu, lãi 10%/năm.
Lãi quý 2.5 triệu, trích TNCN 0.125 triệu (5%).
BƯỚC 20: TK 511,515,711 – TK DOANH THU
Đảm bảo doanh thu ghi nhận đúng 5 điều kiện VAS 14 (chuyển rủi ro, kiểm soát, xác định chắc chắn, lợi ích kinh tế, chi phí liên quan).
CÁCH THỰC HIỆN
– Kiểm tra điều kiện ghi nhận.
– Khớp với tờ khai GTGT.
– Kết chuyển: Không dư đầu/cuối kỳ.
VÍ DỤ THỰC TẾ
Bán hàng 200 triệu, đã giao hàng và khách xác nhận.
Ghi nhận:
Nợ TK 131
Có TK 511: 200 triệu.
BƯỚC 21: TK 632 – GIÁ VỐN HÀNG BÁN
Đảm bảo giá vốn hợp lý, không vượt định mức.
CÁCH THỰC HIỆN
– Kiểm tra giá vốn trừ/không trừ.
– Kết chuyển: Không dư đầu/cuối kỳ.
VÍ DỤ THỰC TẾ
Giá vốn hàng bán 150 triệu (dựa trên NXT bình quân).
Kết chuyển vào TK 911.
BƯỚC 22: TK 641,642,811 – CÁC KHOẢN CHI PHÍ
Phân biệt chi phí hợp lý (có chứng từ, liên quan kinh doanh) và không hợp lý (theo TT 96/2015/TT-BTC).
CÁCH THỰC HIỆN
– Kiểm tra hợp lý/không hợp lý.
– Kết chuyển: Không dư đầu/cuối kỳ.
VÍ DỤ THỰC TẾ
Chi quảng cáo 50 triệu (hợp lý, có hóa đơn). Hạch toán:
Nợ TK 641 50 triệu
Có TK 331 50 triệu.
BƯỚC 23: TK 911 – TẬP HỢP DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH
Kết chuyển để xác định lãi/lỗ năm.
CÁCH THỰC HIỆN
– Kết chuyển doanh thu:
Nợ TK 511/515/711
Có TK 911.
– Kết chuyển chi phí:
Nợ TK 911
Có TK 632/635/641/642/811.
– Kết chuyển lãi:
Nợ TK 911 / Có TK 421; Lỗ: Nợ TK 421 / Có TK 911.
– Không dư đầu/cuối kỳ.
VÍ DỤ THỰC TẾ
Doanh thu 500 triệu, chi phí 400 triệu.
Kết chuyển lãi:
Nợ TK 911 100 triệu
Có TK 421 100 triệu.
BƯỚC 24: ĐỐI CHIẾU – SO SÁNH SỐ LIỆU TRÊN CÁC BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Đảm bảo các báo cáo liên kết (Bảng cân đối, KQKD, LCTT, Thuyết minh) không mâu thuẫn, theo VAS 21.
CÁCH THỰC HIỆN
– Kiểm tra: Lợi nhuận trên KQKD = thay đổi TK 421 trên Bảng cân đối.
– Tiền tệ trên LCTT khớp TK 111/112.
– Thuyết minh giải thích các khoản bất thường.
VÍ DỤ THỰC TẾ
Lợi nhuận KQKD 100 triệu phải khớp tăng TK 421 trên Bảng cân đối 100 triệu.
BƯỚC 25: KHÓA SỔ KẾ TOÁN VÀ LẬP BCTC CUỐI CÙNG
Theo Nghị định 151/2024/NĐ-CP, BCTC phải dựa trên sổ đã khóa, đảm bảo không chỉnh sửa saU.
CÁCH THỰC HIỆN
– Khóa sổ: Không thêm bút toán sau 31/12.
– Lập BCTC: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả SXKD, Báo Cáo Lưu Chuyển Tiền Tệ, Thuyết minh BCTC.
– Nộp cho CQT trước 90 ngày sau năm tài chính.
VÍ DỤ THỰC TẾ
Sau khóa sổ, lập BCTC với tổng tài sản 1 tỷ, khớp toàn bộ sổ sách.
XEM THÊM: Cách Lập Báo Cáo Tài Chính Theo Thông Tư 200 Trên HTKK
Hy vọng qua bài viết 25 Bước kiểm tra trước khi lên báo cáo tài chính, bạn đã có thêm kiến thức và tự tin hơn trong công việc kế toán. Nếu gặp bất kỳ thắc mắc nào về nghiệp vụ kế toán, đừng ngần ngại để lại câu hỏi dưới bài viết hoặc tham gia thành viên Zalo OA Kế Toán Việt Hưng để nhận hỗ trợ 1:1. Cập nhật ngay các ưu đãi hấp dẫn cho khóa học kế toán tổng hợp, thuế và các dịch vụ kế toán đa lĩnh vực tại Việt Hưng!