Hướng dẫn tự học kế toán trên Excel Online – Hiện nay, có rất nhiều phần mềm kế toán trên thị trường đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán, hỗ trợ kế toán viên thực hiện các nghiệp vụ: quản lý hợp đồng, công nợ, kho, hạch toán, … một cách nhanh chóng và dễ dàng. Tuy nhiên phần mềm kế toán excel là một trong số những công cụ phổ biến nhất mà kế toán viên sử dụng trong việc làm kế toán. Sở dĩ excel thông dụng và được ưa chuộng đến vậy do tính sẵn có, miễn phí nhưng vẫn đáp ứng được nhu cầu làm kế toán từ cơ bản đến phức tạp hơn của kế toán viên. Hôm nay, Kế toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn cho các bạn cách tự học kế toán excel một cách nhanh và hiệu quả nhất.
I – CÁC HÀM HỌC KẾ TOÁN TRÊN EXCEL
1, Hàm VLOOKUP
Công dụng: Dò tìm một giá trị ở cột đầu tiên bên trái của một bảng dữ liệu. Nếu tìm thấy sẽ trả về giá trị ở cùng trên dòng với giá trị tìm thấy và trên cột chỉ định
Công thức: =VLOOKUP (lookup_value,table_array,col_index,range_lookup)
Ứng dụng trong kế toán:
- Tìm đơn giá Xuất kho từ bên Bảng Nhập Xuất Tồn về BNL, về Phiếu xuất kho…
- Tìm Mã hàng hóa, tên hàng hóa từ DMTK về Bảng Nhập Xuất Tồn
- Tìm Số dư của đầu tháng N căn cứ vào cột Số dư cuối của tháng N – 1.
- Tìm số “Khấu hao (Phân bổ) lũy kế từ kỳ trước” của bảng khấu hao (bảng phân bổ chi phí) tháng N, căn cứ vào “Giá trị khấu hao (phân bổ) lũy kế” của tháng N – 1.
Ví dụ: về hàm Vlookup trong tìm số dư đầu kỳ của sổ chi tiết 1111.
2, Hàm SUMIF
Công dụng: Tính tổng tất cả các số trong dãy ô thỏa mãn điều kiện cho trước.
Công thức: =SUMIF(range,criteria,sum_range)
Ứng dụng trong kế toán:
- Kết chuyển các bút toán cuối kỳ
- Tổng hợp số liệu từ Bảng nhập liệu lên Bảng cân đối số phát sinh , lên Bảng Nhập xuất tồn kho, lên Bảng tổng hợp phải thu, phải trả khách hàng….và các bảng tính có liên quan
Ví dụ: Về hàm Sumif để tổng hợp dữ liệu lên bảng cân đối phát sinh tài khoản. (học kế toán trên Excel)
II – CÔNG VIỆC ĐẦU NĂM KẾ TOÁN CẦN PHẢI LÀM HỌC KẾ TOÁN TRÊN EXCEL
- Vào số dư đầu kỳ cho “Bảng cân đối phát sinh tháng” (nhập vào TK chi tiết, ví dụ: số dư chi tiết của TK 112 phải nhập chi tiết đến từng ngân hàng).
- Vào số liệu đầu kỳ các bảng phân bổ 142, 242, bảng khấu hao TSCĐ, bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn, và các khoản chi tiết phải thu, phải trả cho từng khách hàng (nếu có)
- Chuyển lãi (lỗ) về năm trước (Căn cứ vào số dư đầu năm TK 4212 trên Bảng CĐPS tài khoản để chuyển). Việc thực hiện này được định khoản trên Bảng nhập dữ liệu và chỉ thực hiện 1 lần trong năm, vào thời điểm đầu năm.
- Hạch toán thuế môn bài năm hoạt động (Nợ 642/Có 33382)
III – CÁC CÔNG VIỆC PHÁT SINH HÀNG NGÀY TRONG KỲ HỌC KẾ TOÁN TRÊN EXCEL
Hiện nay đa số các doanh nghiệp lựa chọn ghi sổ theo hình thức Nhật Ký Chung, nên Kế Toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn cách ghi sổ nhật ký chung trên Excel.
Khi có phát sinh các nghiệp vụ như: thu – chi – nhập – xuất – tăng tài sản cố định..Các bạn hãy sử dụng sheet”nhập liệu” để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh này.
- Cột Ngày tháng ghi sổ: Ngày tháng ghi sổ bằng hoặc sau ngày chứng từ.
- Cột Số hiệu: Là số hiệu của Phiếu thu (PT), Phiếu chi (PC), Giấy báo nợ (GBN), báo có (GBC), phiếu kế toán (PKT)…
- Cột nhập xuất: Là số phiếu nhập xuất Phiếu nhập (PN), phiếu xuất (PX)
- Cột mã vật tư : Là mã vật tư hàng hóa trong danh mục vật tư (MVT001, MVT002,..)
- Cột ĐVT : Sẽ dùng hàm Vlookup tự động link từ danh mục vật tư sang.
- Cột Số lượng nhập, xuất : Thể hiện số lượng thực nhập hoặc thực xuất hàng hóa cho mỗi lần phát sinh.
- Cột nội dung diễn giải : Ghi rõ chi tiết nội dung cho từng nghiệp vụ phát sinh.Ví dụ: “Chi phí thuế môn bài 2019”.
- Cột Tài khoản Nơ : ghi số tiền tương ứng với các tài khoản ghi Nợ trong nghiệp vụ phát sinh
- Cột Tài khoản Có : ghi số tiền tương ứng với các tài khoản ghi Có trong nghiệp vụ phát sinh.
IV – CÁC CÔNG VIỆC CUỐI KỲ CẦN LÀM HỌC KẾ TOÁN TRÊN EXCEL
Thực hiện các bút toán kết chuyển cuối tháng như: Kết chuyển tiền lương, trích khấu hao TSCĐ, phân bổ chi phí, kết chuyển thuế, kết chuyển doanh thu, chi phí…
-Kết chuyển giá vốn hàng xuất bán trong kỳ:
Nợ TK 911/ Có TK 632 (= Sumif Nợ TK 632 – Sumif Có TK 632)
– Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu (nếu có): Nợ TK 5111/ Có TK 5211, 5212, 5213 (= Sumif Nợ TK 5211, 5212, 5213)
– Kết chuyển doanh thu thuần trong kỳ:
Nợ TK 5111 / Có TK 911= Sumif Có TK 5111 – Sumif Nợ TK 5111
– Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính (nếu có) trong kỳ:
Nợ TK 515/ Có TK 911 (= Sumif Có TK 515)
– Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính (nếu có) trong kỳ:
Nợ TK 911/ Có TK 635 = Sumif Nợ TK 635
– Kết chuyển chi phí bán hàng, quản lý trong kỳ:
Nợ TK 911 = Tổng cộng TK 6421 + TK 6422
Có TK 6421 = Sumif Nợ TK 6421 – Sumif
Có TK 6421 Có TK 6422 = Sumif Nợ TK 6422 – Sumif Có TK 6422
– Kết chuyển thu nhập khác (nếu có) trong kỳ:
Nợ TK 711 / Có TK 911 = Sumif Có TK 711
– Kết chuyển chi phí khác (nếu có) trong kỳ:
Nợ TK 911/ Có TK 811 = Sumif Nợ TK 811
– Cách xác định số liệu để bù trừ lãi (lỗ):
Nợ TK 821 Kết quả sau khi đã bù trừ x % thuế suất thuế TNDN.
Có TK 3334
– Kết chuyển chi phí thuế TNDN trong kỳ (nếu có) (Chỉ thực hiện ở cuối năm tài chính)
Nợ TK 911/ Có TK 821 = Sumif Nợ TK 821
– Kết chuyển lãi (lỗ) trong kỳ:
Tại cột TK Nợ/Có bạn lọc TK 911 (bên Nợ 911 tập hợp chi phí, bên Có 911 tập hợp doanh thu)
- Nếu bên Có TK 911 (DT) lớn hơn bên Nợ 911 (CP) tức có LÃI: Nợ TK 911/ Có TK 4212
= Sumif Có TK 911(DT) – Sumif Nợ TK 911(CP)
- Nếu bên Có TK 911 (DT) nhỏ hơn bên Nợ 911 (CP) tức bị LỖ: Nợ TK 4212/Có TK911 = Sumif Nợ TK 911(CP) – Sumif Có TK 911(DT)
V – HƯỚNG DẪN LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH HỌC KẾ TOÁN TRÊN EXCEL
1. Lập bảng Cân đối kế toán phát sinh năm
- Bảng này lập vào thời điểm cuối năm tài chính
Lưu ý: Để bảng CĐKT đúng thì tổng Tài sản phải bằng tổng Nguồn vốn
- Cột Dư nợ đầu kỳ: Căn cứ vào Cột cuối kỳ của “Bảng cân đối kế toán” kỳ trước.
- Cột phát sinh Nợ, phát sinh Có năm nay: Dùng hàm SUMIF tổng hợp tất cả các tháng ở bảng dữ liệu về. Phát sinh nợ = Sumifs (Thanh_Tien,TK_Nợ, Số TK& “*”)
- Cột dư Nợ, dư Có cuối kỳ: Dùng hàm MAX (= Max (Dư nợ ĐK+PS nợ -Dư có ĐK- PS Có)
- Dùng hàm SUBTOTAL tổng hợp số liệu từ TK chi tiết lên TK cấp 1.
- Dòng tổng cộng dùng hàm SUBTOTAL.
Lưu ý: Cách kiểm tra số liệu trên bảng cân đối phát sinh
- Trên CĐPS thì tổng phát sinh bên Nợ phải bằng tổng phát sinh bên Có
- Tổng PS Nợ/Có trên CĐPS bằng tổng PS Nợ/Có trên Bảng nhập liệu.
- Các tài khoản loại 1 và loại 2 không có số dư bên Có. Trừ một số tài khoản như 159, 131, 214, vv…
- Các tài khoản loại 3 và loại 4 không có số dư bên Nợ. Trừ một số tài khoản như 331, 3331, 421 vv…
- Các tài khoản loại 5 đến loại 9 cuối kỳ không có số dư.
- TK 112 phải khớp với Sổ phụ ngân hàng.
- TK 133, 3331 phải khớp với các chỉ tiêu trên tờ khai thuế.
- TK 156 phải khớp với dòng tổng cộng trên Báo cáo NXT kho.
- TK142, 242 phải khớp với dòng tổng cộng trên bảng phân bổ 142, 242.
- TK 211, 214 phải khớp với dòng tổng cộng trên Bảng khấu hao TSCĐ
2. Lập Báo cáo kết quả kinh doanh
– Bảng này lập cho thời kỳ – là tổng hợp kết quả kinh doanh của một kỳ
- Cột Số năm trước: Căn cứ vào Cột năm nay của “Báo cáo kết quả kinh doanh” năm trước.
- Cột Số năm nay: Đặt hàm SUMIF cho các chỉ tiêu tương ứng để lấy số liệu về từ CĐPS năm, với:
– Dãy điều kiện: là cột “TS,DT,CP” trên CĐPS năm.
– Điều kiện cần tính: là các ô mã số trên BCKQKD
– Dãy tính tổng: là cột phát sinh Nợ trên CĐPS năm.
(Lưu ý: với chỉ tiêu 11 – Giá vốn hàng bán, chỉ tiêu này không bao gồm giá vốn hàng bán bị trả lại, trong khi số liệu trên CĐPS năm là tổng giá vốn đã bao gồm giá vốn hàng bán bị trả lại, Chỉ tiêu 11 = Giá vốn trên CĐPS – Giá vốn hang bị trả lại )
3, Lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
-Thể hiện dòng ra và dòng vào của tiền trong Doanh nghiệp
(Để BCLCTT đúng thì chỉ tiêu (70) trên LCTT phải bằng chỉ tiêu (110) trên bảng CĐKT)
- Cột Số năm trước: Căn cứ vào Cột năm nay của “Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ” năm trước.
- Cột Số năm nay:Để lập được Báo cáo này, bên BNL bạn xây dựng thêm 1 cột “Chỉ tiêu lưu chuyển tiền tệ”.
4, Thuyết minh Báo cáo tài chính
Là báo cáo giải thích thêm cho các biểu: Bảng CĐKT, Báo cáo KQKD, Báo cáo LCTT.
Học viên căn cứ vào Bảng CĐKT, Báo cáo KQKD, Báo cáo LCTT, Bảng cân đối số phát sinh năm, Bảng trích Khấu hao TSCĐ (trường hợp thuyết minh cho phần TSCĐ) và các sổ sách liên quan để lập.
Hy vọng bài viết trên của Kế toán Việt Hưng giúp ích bạn đọc cách học kế toán trên excel online. Chúc các bạn thành công!
