Tùy theo quy mô, đặc điểm hoạt động và trình độ thì sổ kế toán là phương tiện để ghi chép hệ thống. Và lưu giữ thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh trong đơn vị kế toán. Các đơn vị HCSN có thể lựa chọn hình thức kế toán phù hợp. Trong mỗi hình thức kế toán có số lượng, nội dung và kết cấu các mẫu sổ khác nhau. Tuy nhiên khi mở và sử dụng sổ kế toán các đơn vị HCSN phải tuân thủ các quy định về mở, ghi và sửa chữa sổ kế toán.
1. Mở sổ kế toán
1.1. Nguyên tắc mở sổ kế toán
Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau khi có quyết định thành lập. Và bắt đầu hoạt động của đơn vị kế toán. Sổ kế toán được mở đầu năm tài chính, ngân sách mới. Để chuyển số dư từ sổ kế toán năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh thuộc năm mới từ ngày 01/01 của năm tài chính, ngân sách mới.
Số liệu trên các sổ kế toán theo dõi tiếp nhận và sử dụng nguồn ngân sách nhà nước sau ngày 31/12. Được chuyển từ tài khoản năm nay sang tài khoản năm trước. Để tiếp tục theo dõi số liệu phát sinh trong thời gian chỉnh lý quyết toán. Phục vụ lập báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước theo quy định.
Đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị.
1.2. Trường hợp mở sổ kế toán bằng tay (thủ công)
Đơn vị kế toán phải hoàn thiện thủ tục pháp lý của sổ kế toán như sau:
– Đối với sổ kế toán đóng thành quyển:
+ Ngoài bìa (góc trên bên trái) phải ghi tên đơn vị kế toán. Giữa bìa ghi tên sổ, ngày, tháng năm lập sổ, ngày, tháng, năm khóa sổ, họ tên và chữ ký của người lập sổ. Kế toán trưởng. Hoặc người phụ trách kế toán và thủ trưởng đơn vị ký tên, đóng dấu. Ngày, tháng, năm kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao sổ cho người khác.
+ Các trang sổ kế toán phải đánh số trang từ trang một (01) đến hết trang số cuối cùng. Giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.
+ Sổ kế toán sau khi làm đầy đủ các thủ tục trên mới được coi là hợp pháp.
– Đối với sổ tờ rời:
+ Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên đơn vị, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên của người giữ sổ và ghi sổ kế toán.
+ Các sổ tờ rời trước khi sử dụng phải được Thủ trưởng đơn vị ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng thẻ tờ rời.
+ Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo an toàn và dễ tìm.
1.3. Trường hợp lập sổ kế toán trên phương tiện điện tử:
Phải đảm bảo các yếu tố của sổ kế toán theo quy định của pháp luật về kế toán. Nếu lựa chọn lưu trữ sổ kế toán trên phương tiện điện tử. Thì vẫn phải in sổ kế toán tổng hợp ra giấy, đóng thành quyển và phải làm đầy đủ các thủ tục quy định nêu tại điểm b, khoản 5 Điều này.
Các sổ kế toán còn lại, nếu không in ra giấy, mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử. Thì Thủ trưởng đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm để bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu. Và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
2. Ghi sổ kế toán
– Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán phải có chứng từ kế toán chứng minh. Phải đảm bảo số và chữ rõ ràng, liên tục có hệ thống. Không được viết tắt, không ghi chồng đè, không được bỏ cách dòng.
– Trường hợp ghi sổ kế toán thủ công, phải dùng mực không phai, không dùng mực đỏ để ghi sổ kế toán. Phải thực hiện theo trình tự ghi chép và các mẫu sổ kế toán quy định tại Phụ lục số 03. Khi ghi hết trang sổ phải cộng số liệu của từng trang. Để mang số cộng trang trước sang đầu trang kế tiếp. Không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới. Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, không tẩy xóa, cấm dùng chất hóa học để sửa chữa.
3. Khóa sổ kế toán
Khóa sổ kế toán là việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có. Và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho.
3.1. Kỳ khóa sổ
– Sổ quỹ tiền mặt phải thực hiện khóa sổ vào cuối mỗi ngày. Sau khi khóa sổ phải thực hiện đối chiếu giữa sổ tiền mặt của kế toán với sổ quỹ của thủ quỹ và tiền mặt có trong két đảm bảo chính xác, khớp đúng. Riêng ngày cuối tháng phải lập Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt, sau khi kiểm kê. Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt được lưu cùng với sổ kế toán tiền mặt ngày cuối cùng của tháng.
– Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc phải khóa sổ vào cuối tháng để đối chiếu số liệu với ngân hàng, kho bạc. Bảng đối chiếu số liệu với ngân hàng, kho bạc (có xác nhận của ngân hàng, kho bạc). Được lưu cùng Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc hàng tháng.
– Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán tại thời điểm cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính.
– Ngoài ra, đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê đột xuất. Hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
3.2. Trình tự khóa sổ kế toán
(1) Đối với ghi sổ thủ công:
Bước 1: Kiểm tra, đối chiếu trước khi khóa sổ kế toán
– Cuối kỳ kế toán, sau khi đã phản ánh hết các chứng từ kế toán phát sinh trong kỳ vào sổ kế toán. Tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên chứng từ kế toán (nếu cần) với số liệu đã ghi sổ. Giữa số liệu của các sổ kế toán có liên quan với nhau để đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ kế toán với số liệu đã ghi sổ và giữa các sổ kế toán với nhau. Tiến hành cộng số phát sinh trên Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết.
– Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết cho những tài khoản phải ghi trên nhiều sổ hoặc nhiều trang sổ.
– Tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Sổ Cái. Hoặc Nhật ký – Sổ Cái đảm bảo số liệu khớp đúng và bằng tổng số phát sinh. Sau đó tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên Sổ Cái với số liệu trên sổ kế toán chi tiết. Hoặc Bảng tổng hợp chi tiết, giữa số liệu của kế toán với số liệu của thủ quỹ, thủ kho. Sau khi đảm bảo sự khớp đúng sẽ tiến hành khóa sổ kế toán. Trường hợp có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và xử lý số chênh lệch cho đến khi khớp đúng.
Bước 2: Khóa sổ
– Khi khóa sổ phải kẻ một đường ngang dưới dòng ghi nghiệp vụ cuối cùng của kỳ kế toán. Sau đó ghi “Cộng số phát sinh trong tháng” phía dưới dòng đã kẻ;
– Ghi tiếp dòng “Số dư cuối kỳ” (tháng, quý, năm);
– Ghi tiếp dòng “Cộng số phát sinh lũy kế các tháng trước” từ đầu quý;
– Ghi tiếp dòng “Tổng cộng số phát sinh lũy kế từ đầu năm”;
Dòng “Số dư cuối kỳ” tính như sau:
| Số dư Nợ cuối kỳ | = | Số dư Nợ đầu kỳ | + | Số phát sinh Nợ trong kỳ | – | Số phát sinh Có trong kỳ |
| Số dư Có cuối kỳ | = | Số dư Có đầu kỳ | + | Số phát sinh Có trong kỳ | – | Số phát sinh Nợ trong kỳ |
Sau khi tính được số dư của từng tài khoản, tài khoản nào dư Nợ. Thì ghi vào cột Nợ, tài khoản nào dư Có thì ghi vào cột Có.
– Cuối cùng kẻ 2 đường kẻ liền nhau kết thúc việc khóa sổ.
– Riêng một số sổ chi tiết có kết cấu các cột phát sinh Nợ, phát sinh Có và cột “Số dư” (hoặc nhập, xuất, “còn lại” hay thu, chi, “tồn quỹ”…). Thì số liệu cột số dư (còn lại hay tồn) ghi vào dòng “Số dư cuối kỳ” của cột “Số dư”. Hoặc cột “Tồn quỹ”, hay cột “Còn lại”.
Sau khi khóa sổ kế toán, người ghi sổ phải ký dưới 2 đường kẻ, kế toán trưởng. Hoặc người phụ trách kế toán kiểm tra đảm bảo sự chính xác, cân đối sẽ ký xác nhận. Sau đó trình Thủ trưởng đơn vị kiểm tra và ký duyệt để xác nhận tính pháp lý của số liệu khóa sổ kế toán.
(2) Đối với ghi sổ trên máy vi tính:
Việc thiết lập quy trình khóa sổ kế toán trên phần mềm kế toán cần đảm bảo. Và thể hiện các nguyên tắc khóa sổ đối với trường hợp ghi sổ kế toán thủ công
Trên đây kế toán Việt Hưng hướng dẫn bạn phương pháp mở sổ, khoá sổ đối với đơn vị HCSN có thu. Ngoài ra khoá học kế toán HCSN có thu tại trung tâm. Sẽ giúp học viên hiểu sâu hơn nữa về đơn vị mà mình đang công tác.
Xem thêm: Điểm khác về tài sản cố định trong đơn vị hành chính sự nghiệp