Kế toán xây dựng là 1 trong những lĩnh vực khó của công tác kế toán. Không những các bạn kế toán mới ra trường mà cả những kế toán lâu năm cũng khá lúng túng trong xử lý các tình huống kế toán phát sinh. Bởi vì, ngành xây dựng có những đặc thù riêng nên công tác kế toán trong lĩnh vực này cũng có những điểm khác biệt. Nhằm giúp các bạn có được bức tranh tổng thể nhất trong kế toán xây dựng, Kế Toán Việt Hưng xin chia sẻ với các bạn những kinh nghiệm làm kế toán công ty xây dựng.
Kinh nghiệm làm kế toán xây dựng cơ bản cần biết
1. Kiến thức kinh nghiệm làm kế toán xây dựng căn bản
1.1 Đọc và nghiên cứu kỹ hợp đồng ký kết
– Khi trúng thầu doanh nghiệp xây dựng ký kết một hợp đồng xây dựng với chủ đầu tư.
– Việc đầu tiên kế toán cần phải làm là đọc và nghiên cứu kỹ hợp đồng để hiểu rõ các vấn đề:
+ Tổng giá trị công trình
+ Thời hạn thi công
+ Thời gian bảo hành
+ Phương thức thanh toán
1.2 Bóc tách dự toán công trình
– Đối với mỗi một công trình xây dựng riêng biệt thì phải có một hạng mục đi kèm với những dự toán riêng biệt.
→ thực hiện công việc bóc tách số liệu về chi phí cho từng công trình xây dựng riêng.
– Dựa vào phần dự toán để chi phí phục vụ việc hạch toán, theo dõi chính xác chi phí theo từng công trình, hạng mục một cách chính xác nhất.
– Dựa vào dự toán phần Bảng tổng hợp nguyên vật liệu xây dựng của dự án sau đó đem đối chiếu với Bảng nhập xuất tồn kho xem xét xem có đúng như vậy hay là còn thiếu vật tư nào để còn liên hệ với người quản lý công trường để đi xác thực,
Tập hợp chi phí theo từng công trình và phân loại theo từng loại chi phí chi tiết như: chi phí NVL, chi phí nhân công, chi phí máy thi công… để xác định được giá vốn cho công trình đó.
1.3 Phương pháp tính giá xuất kho
Thực hiện theo phương pháp bình quân cuối kỳ
→ Bởi vì trong công ty xây dựng việc nhập – xuất kho vật tư diễn ra khá thường xuyên.
→ tính phương pháp này là hợp lý nhất, chính xác nhất.
1.4 Nghiệm thu công trình
– Công trình hoàn thành thì phải nghiệm thu và xuất hoá đơn ngay.
→ trường hợp khách hàng chưa chịu thanh toán thì công ty bạn vẫn cần phải xuất hoá đơn đúng thời điểm.
– Scan hoá đơn đầu vào gửi cho bên đối tác kê khai thuế.
→ tránh trường hợp không xuất hoá đơn làm sai nguyên tắc theo quy định về hoá đơn trong công ty xây dựng.
2. Các bước thực hiện theo kinh nghiệm làm kế toán xây dựng
Bước 1: Khi nhận hợp đồng xây dựng
– Dựa vào Dự toán phần
Bảng tổng hợp vật liệu của công trình
Bảng tổng hợp vật liệu đối chiếu Bảng nhập xuất tồn kho
→ xem còn thiếu vật tư nào để đi lấy hóa đơn vật tư đầu vào cho đủ như theo bảng kê
– Hóa đơn chứng từ phải lấy về được trước ngày nghiệm thu công trình, giá mua vào của vật tư thấp hơn hoặc bằng giá trên dự toán của bảng bảng tổng hợp vật liệu, nếu không sẽ bị bóc ra khi quyết toán
Hạch toán nguyên vật liệu mua vào:
+ Nếu vật tư nhập kho, quy trình như sau:
Mua hàng → nhập kho → xuất cho công trình theo định mức, kế toán hạch toán như sau:
Khi mua vật tư:
Nợ TK 152, 1331
Có TK 111, 112, 331
+ Nếu vật tư xuất thẳng công trình như sau:
Nợ TK 621
Có TK 111, 112, 331
Bước 2: Chi phí nguyên vật liệu
Xuất kho: Phiếu xuất kho + Phiếu yêu cầu vật tư.
Nợ 621/ Có 152
⇒ Cuối kỳ kết chuyển: Nợ 154/ có 621
– Căn cứ phiếu yêu cầu làm phiếu xuất kho cho công trình, mỗi công trình là một mã 15401, 15402, 15403… để theo dõi giá thành riêng của mỗi công trình.
+ Khi xuất vật tư, bạn sẽ phải xuất chi tiết cho công trình, để tập hợp chi phí vào công trình đó để theo dõi tính giá thành cho từng công trình: 15401, 15402, 15403 bạn dựa vào BẢNG PHÂN TÍCH VẬT TƯ rồi xuất vật tư cho công trình thi công.
+ Cuối kỳ: kết chuyển sang tài khoản 154. Chi tiết cho các công trình 15401,15402,15403.
Nợ 154
Có 621
+ Vật tư trong dự toán với thực tế thi công có thể xuất chênh lệch so với dự toán có thể cao hơn hoặc thấp hơn một chút càng tốt vì thực tế không thể khớp 100% với dự toán được mà sẽ có hao hụt như người thợ làm hư hoặc kỹ thuật tay nghề yếu kém gây lãng phí khi thi công , đừng để chênh lệch nhiều quá là được nếu chênh lệch quá cao thuế sẽ xuất toán phần chênh lệch này, kể cả chi phí nhân công cũng vậy nếu lớn hơn đều bị xuất toán ra.
Bước 3: Chi phí nhân công trực tiếp
Hồ sơ bao gồm:
Hồ sơ lao động
Hợp đồng lao động
Quy chế tiền lương, các QĐ của giám đốc
Các thủ tục liên quan đến thuế TNCN
Bảng chấm công, bảng lương
Căn cứ vào định mức nhân công trong Bảng tổng hợp vật tư, kế toán sẽ thấy được số ngày công và bậc thợ cho từng hạng mục công trình. Kế toán cần theo dõi nhân công và chấm công theo từng hạng mục, công trình cụ thể.
Thường nhân công trong công trình xây dựng không ổn định, do việc thi công của từng giai đoạn có thể sử dụng những nhóm thợ khác nhau, hoặc phụ thuộc vào thời gian thi công, nên việc theo dõi nhân công mỗi công ty, công trình, tay nghề sẽ được thực hiện khác nhau. Kế toán cần linh hoạt trong chi phí này
Bước 4: Chi phí máy thi công
Căn cứ vào dự toán được duyệt, kế toán sẽ thấy được chi phí máy thi công. Máy thi công được tính cho từng loại máy, và số ca máy.
Giá của máy thi công trên Bảng tổng hợp vật tư chỉ mang tính tham khảo. Đơn vị thi công có thể thuê máy thi công cao hơn, hoặc thấp hơn định mức đó, tùy theo giá trị trường và thỏa thuận với bên thi công
Nếu đơn vị thi công có máy thi công phù hợp, thì được tính các chi phí cho máy thi công trên cơ sở ca máy, như :
- Xăng dầu
- Khấu hao máy
- Tiền lương cho nhân công lái máy
- Chi phí sửa chữa nhỏ của máy trong quá trình thi công
Bước 5: Chi phí chung cho công trình
Các chi phí chung cho công trình bao gồm: chi phí lán trại, điện nước, lương cán bộ quản lý… và các chi phí phục vụ chung phát sinh tại công trình
Về chi phí chung thì tùy theo các nghiệp vụ cụ thể, tập hợp chứng từ và chúng ta hạch toán như sau:
3. Những sai sót thường gặp với kinh nghiệm làm kế toán xây dựng
Sau đây là tổng hợp một số vướng mắc được thống kê mà doanh nghiệp thường xuyên gặp phải bạn có thể đối chiếu với doanh nghiệp của mình.
– Số lượng nguyên vật liệu xuất dùng cho công trình thiếu so với dự toán hoặc thừa nhiều
– Hóa đơn NVL thường về chậm so với tiến độ thi công (mua NVL về nhưng chưa có hóa đơn về ngay)
– Đưa NVL xuất dùng vào công trình không khớp với tiến độ thi công
– Các thủ tục hồ sơ đối với công nhân không đảm bảo
– Các thủ tục liên quan đến thuế TNCN không đầỳ đủ
– Không có dự toán cho công trình xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn TSCĐ,…
– Thủ tục đầu tư chưa đầy đủ: Không có quyết định đầu tư, quyết định phê duyệt dự toán, không tổ chức đấu thầu, đấu giá…
– Hồ sơ, chứng từ thanh toán tiền chưa đẩy đủ: mua thiết bị không có hóa đơn, chi trả tiền cho đối tác nước ngoài, không thực hiện thanh toán qua NH.
– Khoản chi cho hoạt động XDCB không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
– Giá trị trên Báo cáo chi tiết đầu tư từng công trình chênh lệch với sổ kế toán.
– Chi phí sửa chữa lớn đưa vào chi phí SXKD trong kì mà không phân bổ
– Phân bổ chi phí sản xuất chung, chi phí khấu hao vào giá trị công trình chưa hợp lý, không có tiêu thức phân bổ thích hợp.
– Chi phí XDCB dở dang cuối kì xác định chưa phù hợp, chỉ trên cơ sở ước tính.
– Không chi tiết các khoản đầu tư XDCB cuối kì là của công trình nào.
– Xuất hóa đơn không đúng thời điểm xác định doanh thu xây lắp
– Không xuất hóa đơn của phần bảo hành cùng với giá trị công trình
– Không kê khai và nộp thuế vãng lai đối với những công trình ngoại tỉnh
Trên đây là những kinh nghiệm được Kế Toán Việt Hưng đúc kết trong nhiều năm làm việc tại các công ty xây dựng. Kế Toán Việt Hưng hy vọng sẽ giúp bạn đọc tự tin hơn trong lĩnh vực xây dựng đặc thù này.
Chúc các bạn may mắn và thành công trong công việc của chính mình!