Điều gì có thể dẫn đến sai lầm trong thực tế kế toán bất động sản, và làm thế nào để tránh những lỗi này? Đó chính là những điều mà chúng tôi muốn chia sẻ với bạn trong bài viết hôm nay. Hãy cùng Trung Tâm Kế Toán Việt Hưng khám phá “07 Lỗi sai thường gặp trong kế toán bất động sản” để củng cố kiến thức của bạn và nâng cao hiệu suất công việc kế toán.
Kế toán bất động sản là lĩnh vực đặc biệt trong nghề kế toán, nơi mà các quy định và quy tắc khi đối mặt với việc mua, bán, và quản lý bất động sản được áp dụng. Các công việc cụ thể có thể bao gồm, nhưng không giới hạn ở:
– Hạch toán các giao dịch liên quan đến mua, bán, hoặc cho thuê bất động sản.
– Kiểm soát và theo dõi chi phí phát sinh trong quá trình phát triển dự án, từ giai đoạn thăm địa đến hoàn thiện dự án.
– Xác định và hạch toán thuế liên quan, như thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng, thuế bất động sản…
– Lập và phân tích báo cáo tài chính, bao gồm báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo kết quả kinh doanh, và báo cáo tình hình vốn chủ sở hữu.
07 lỗi sai kế toán bất động sản thường gặp trong phát sinh thực tế
(1) Giao dịch trong lĩnh vực bất động sản thường có giá trị lớn. Vì vậy, kế toán cần làm việc chặt chẽ với ngân hàng, theo dõi được các giao dịch, quản lý dòng tiền cho doanh nghiệp và đặc biệt không giao dịch nhận tiền qua tài khoản cá nhân của người là cộng tác viên – môi giới của công ty, lúc xuất hóa đơn sẽ có sự chênh lệch giữa công nợ và thanh toán.
VÍ DỤ 1: Trong lĩnh vực bất động sản, việc quản lý tài chính và giao dịch đúng là vô cùng quan trọng. Dưới đây là một ví dụ thực tế: Công ty BĐS “A” đã bán một căn hộ cho khách hàng “B” với giá 5 tỷ đồng. Để thuận tiện cho việc giao dịch, “B” đã chuyển toàn bộ số tiền này vào tài khoản cá nhân của một cộng tác viên – môi giới của công ty “A”. Tuy nhiên, khi kế toán bất động sản công ty “A” xuất hóa đơn cho “B”, họ nhận ra một vấn đề khá lớn: số tiền mà “B” đã thanh toán lớn hơn số tiền mà công ty “A” ghi nhận trong sổ sách của họ. Điều này gây ra sự chênh lệch lớn giữa công nợ và thanh toán, làm công ty gặp khó khăn vì nếu không giải quyết vấn đề này kịp thời, họ có thể phải đối mặt với các vấn đề nghiêm trọng về tuân thủ pháp luật. → Cuối cùng, công ty “A” đã phải tìm cách giải quyết vấn đề này bằng cách tìm hiểu nguồn gốc của các khoản tiền này và điều chỉnh lại các giao dịch trong sổ sách của họ. Công ty “A” cũng nhận ra rằng việc cho phép khách hàng gửi tiền vào tài khoản cá nhân là một nguy cơ lớn đối với việc tuân thủ quy định và đã thay đổi chính sách của mình để ngăn chặn việc này xảy ra trong tương lai. |
(2) Dòng tiền của doanh nghiệp bất động sản cần được quản lý chặt chẽ. Bởi, bất động sản cũng có thể xem là loại hình hoạt động đầu tư dài hạn. Dòng tiền lưu chuyển trong doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng đến hoạt động, kinh doanh của doanh nghiệp BĐS trong thời gian dài. Việc này lưu ý ở phần vốn góp ảo trên giấy đăng ký kinh doanh, cần cân nhắc số vốn ảo huy động tránh tồn quỹ tiền mặt nhiều.
VÍ DỤ 2: Về việc quản lý dòng tiền, đây là một ví dụ thực tế về một doanh nghiệp bất động sản: Công ty ABC là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bất động sản. Công ty có một dự án lớn đang được triển khai với chi phí dự kiến cần phải trả trong các năm tới. Với quy mô và thời gian của dự án, công ty cần lập ra một kế hoạch quản lý dòng tiền chặt chẽ. Trong quá trình kinh doanh, công ty phải đối mặt với tình hình là có một lương tiền mặt lớn từ việc huy động vốn, nhưng không thể sử dụng ngay để đầu tư vào dự án vì các nguyên tắc và quy định pháp lý. Đây là phần vốn góp ảo mà công ty đã nêu trên giấy đăng ký kinh doanh. Tuy vốn ảo này giúp kế toán bất động sản công ty ABC trở nên hấp dẫn hơn đối với các nhà đầu tư, nhưng việc quản lý số tiền mặt này đòi hỏi sự cẩn trọng. Nếu không, công ty có thể gặp rủi ro về lưu chuyển tiền tệ, cũng như các vấn đề liên quan đến nợ và chi phí tài chính. Vì vậy, việc đầu tiên công ty ABC phải làm là lập kế hoạch cho từng chi tiêu của dự án, bao gồm cả chi phí cho nhân viên, vật tư, và các chi phí khác. Việc này giúp họ hiểu rõ hơn về dòng chảy của vốn và thời điểm họ cần nó. Tiếp theo, công ty cần có một hệ thống quản lý dòng tiền hiệu quả. Công ty có thể sử dụng phần mềm hoặc công cụ quản lý tài chính để theo dõi vốn đầu tư và dòng tiền của mình. Họ cũng cần tổ chức các cuộc họp định kỳ để xem xét các hoạt động tài chính của mình và đưa ra các điều chỉnh cần thiết. Nếu có thể, công ty ABC cũng nên tìm cách đầu tư số tiền mặt thừa vào các khoản đầu tư khác có lợi nhuận cao hơn, nhưng vẫn đảm bảo an toàn vốn. Điều này giúp họ giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc giữ tiền mặt và tăng thêm thu nhập cho công ty. Trên hết, việc quản lý chặt chẽ dòng tiền và vốn của mình sẽ giúp doanh nghiệp ABC hoạt động một cách hiệu quả hơn và chống lại các rủi ro tài chính. |
(3) Các doanh nghiệp bất động sản thường sẽ có thêm các chi phí phát sinh như quảng cáo, tổ chức các buổi hội thảo, sự kiện để giới thiệu dự án,… Vì vậy để hợp lý những khoản chi phí này kế toán phải đính kèm rất nhiều chứng từ để hợp thức hóa tránh bị loại chi phí.
VÍ DỤ 3: Công ty XYZ là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bất động sản. Trong quá trình kinh doanh, công ty đã tổ chức các buổi hội thảo, sự kiện để giới thiệu dự án và tạo dựng hình ảnh thương hiệu. Công ty cũng đã chi tiền cho các hoạt động quảng cáo để tăng cường hiệu quả bán hàng. Khi tiến hành các hoạt động này, công ty XYZ phải chịu một số chi phí phát sinh như chi phí thuê địa điểm, tổ chức sự kiện, in ấn, giảng viên, bảo hiểm, và quảng cáo. Những chi phí này cần được hạch toán một cách hợp lý bởi đây là những giao dịch hợp lệ trong kỳ kế toán, và được coi là các chi phí kinh doanh cần thiết. Để hợp thức hóa những khoản chi phí này, bộ phận kế toán của công ty phải đính kèm các thông tin, tài liệu liên quan như có thể. Điều này bao gồm hóa đơn, biên lai, hợp đồng thuê, phụ lục hợp đồng, báo cáo sự kiện, bảng kê chi phí, và bất kỳ chứng từ chứng minh nào khác. Tất cả những thông tin này phải được lưu trữ một cách có tổ chức và cẩn thận để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch. Kế toán cũng cần hạch toán chi phí phát sinh này theo đúng quy định của pháp luật về thuế và kế toán. Điều này không chỉ giúp hạch toán chi phí một cách chính xác mà còn đảm bảo công ty tuân thủ đúng các yêu cầu và quy định pháp lý. Vì vậy, việc quảng lý và hợp thức hóa các chi phí phát sinh không chỉ giúp kế toán bất động sản công ty XYZ tiết kiệm tiền mà còn giúp công ty đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về thuế và kế toán, đồng thời giảm thiểu rủi ro phát sinh sau này. |
(4) Không đinh hướng hạch toán rõ các mảng trong BĐS như: Dịch vụ môi giới – Phân lô bán nền – Xây dựng BĐS để bán mà HV đang để chung vào là một nên không xác định đúng đường đi hạch toán, hạch toán sai tài khoản, của từng loại doanh thu – chi phí
VÍ DỤ 4: Công ty Bất động sản LMN là một ví dụ thực tế khi không xác định rõ hướng hạch toán cho các mảng hoạt động khác nhau trong doanh nghiệp. Công ty LMN có ba mảng hoạt động chính: dịch vụ môi giới, phân lô bán nền, và xây dựng BĐS để bán. Tuy nhiên, do lỗi trong quy trình hạch toán, doanh nghiệp đang hạch toán tất cả các khoản thu – chi, doanh thu – chi phí vào cùng một nhóm, làm cho việc phân loại các loại thu chi, doanh thu – chi phí trở nên khó khăn và gây rối rắm trong kế toán. Cho ví dụ, khi công ty LMN phân lô một dự án bất động sản để bán, họ đã hạch toán tất cả chi phí liên quan đến dự án này vào mục “dịch vụ môi giới”, trong khi một phần lớn chi phí thực tế liên quan đến việc “xây dựng BĐS để bán”. Điều này đã gây ra sự nhầm lẫn trong quy trình hạch toán và vuột mất sự minh bạch trong báo cáo tài chính của công ty. Tương tự, khi công ty thực hiện dịch vụ môi giới, doanh thu từ dịch vụ này lại được hạch toán vào mục “phân lô bán nền”. Điều này đã làm cho việc theo dõi và đánh giá hiệu quả của từng hoạt động kinh doanh trở nên khó khăn hơn. Lỗi trong quá trình hạch toán này không chỉ làm giảm tính minh bạch và chính xác của báo cáo tài chính, mà còn ảnh hưởng đến khả năng quản lý và điều hành công ty, và có thể dẫn đến việc đánh giá sai lệch về sức khỏe tài chính của công ty. Doanh nghiệp cần rõ ràng hóa quy trình khắc phục lỗi này và nhanh chóng xác định đúng đường đi cho các khoản hạch toán của từng hoạt động để nâng cao chất lượng quản lý tài chính và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. |
(5) Hạch toán ở BDS đầu tư hay phân lô bán nền một số bạn xác định sai không theo dõi dự án trên TK 241 mà đưa sang TK 217 nên dẫn tới không theo dõi đúng chi phí hạch toán và tài khoản hạch toán, sai hoàn toàn bản chất.
VÍ DỤ 5: Công ty bất động sản KLM là một ví dụ về việc hạch toán sai lệch khi đầu tư hay phân lô bán nền. Theo quy định của Bộ Tài chính, khi một doanh nghiệp mua đất để phân lô bán nền, doanh nghiệp phải theo dõi hạch toán dự án này trên tài khoản 241 – “Bất động sản dở dang”. Tuy nhiên, do không rõ ràng trong việc hướng dẫn và chuẩn bị hạch toán, doanh nghiệp đã đưa tất cả các thỏa thuận mua đất vào tài khoản 217 – “Hàng hóa”, và không theo dõi chi phí đầu tư cho việc xây dựng hay mua đất. Điều này đã dẫn tới tình trạng không theo dõi được toàn bộ chi phí phát sinh từ việc đầu tư phân lô, gồm cả chi phí mua đất, chi phí xây dựng cơ bản, chi phí phát sinh khác như lãi vay ngân hàng, chi phí quảng cáo… Điều này cũng làm sai lệch bản chất của các tài khoản trong báo cáo tài chính, khiến cho việc quản lý, kiểm soát tài chính và đánh giá hiệu quả kinh doanh trở nên khó khăn. Đây là một lỗi hạch toán nghiêm trọng, có thể ảnh hưởng tới việc báo cáo tài chính, quản lý tài chính và hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này cần được sửa chữa ngay lập tức để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc hạch toán và quản lý tài chính. |
XEM THÊM:
(6) Trong quá trình xây dựng cơ bản hồ sơ xây dựng, hồ sơ dự án ban đầu được coi như giấy khai sinh của dự án nếu không nắm rõ quy trình thì sẽ dẫn tới hạch toán sai giá vốn, ghi nhận sai giá trị TSCĐ khi hoàn thành.
VÍ DỤ 6: Công ty BĐS OPQ là một ví dụ thực tế về việc không nắm bắt chính xác quy trình tạo lập hồ sơ dự án và xây dựng cơ bản, khiến cho việc hạch toán bị sai lệch. OPQ quyết định đầu tư vào một dự án mới. Trong quy trình này, hồ sơ dự án ban đầu được tạo ra như một giấy khai sinh của dự án. Đây bao gồm các thông tin về giá trị đầu tư ban đầu, dự toán chi phí xây dựng, kế hoạch triển khai, v.v.. Tuy nhiên, công ty không hiểu đầy đủ quy trình này nên khi ghi nhận giá trị tài sản cố định dở dang (TSCĐ), họ đã không hạch toán chính xác giá vốn ban đầu. Họ ước lượng thiếu một số chi phí xây dựng cơ bản, dẫn đến việc giá trị TSCĐ khi hoàn thành không chính xác. Trong suốt quá trình xây dựng, công ty đã hạch toán sai một số giá trị chi phí liên quan đến việc xây dựng, như tiền vay hay chi phí triển khai các dịch vụ phát sinh. Khi dự án hoàn thành, quy mô và giá trị thực tế của TSCĐ không phản ánh chính xác tổng chi phí thực tế bỏ ra cho dự án. Lỗi này không chỉ làm giảm tính chính xác của báo cáo tài chính, mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả đầu tư, khả năng hồi vốn và lợi nhuận dự kiến từ dự án. Đối với các doanh nghiệp trong lĩnh vực bất động sản, việc hiểu rõ quy trình xây dựng, quy hoạch và xây dựng cơ bản là rất quan trọng, không chỉ để hạch toán chính xác, mà còn để quản lý tốt dự án và đảm bảo sự thành công của dự án. |
(7) Cập nhật các Thông tư, nghị định hướng dẫn về quy định đầu tư, các loại thuế, phí liên quan bất động sản tại tỉnh có dự án chứ không thể áp dụng nguyên của của Bộ Tài chính sẽ bị sai sót.
VÍ DỤ 7: Công ty BĐS XYZ là một ví dụ minh họa về việc không cập nhật đúng các thông tư, nghị định và quy định về đầu tư của cấp tỉnh, làm cho việc hạch toán thuế và phí bất động sản bị sai lệch. XYZ đang thực hiện một dự án ở tỉnh A. Tuy nhiên, họ đã mắc phải lỗi không cập nhật chính xác và kịp thời các thông tư, nghị định mới nhất của tỉnh A về quy định đầu tư, các loại thuế và phí liên quan đến bất động sản. Thay vào đó, họ chỉ áp dụng nguyên tắc hoạt động của Bộ Tài chính. Kết quả là, trong việc hạch toán các khoản thuế và phí, họ đã mắc phải sai sót và bỏ sót một số khoản, dẫn đến việc giá trị dự án thực tế có sự khác biệt so với giá trị hạch toán. Ví dụ, tỉnh A có một quy định cụ thể về thuế môi trường đối với dự án BĐS lớn, nhưng họ đã không hạch toán mục thuế này và dẫn đến những sai sót trong báo cáo tài chính ngắn hạn và dài hạn của dự án. Ngữ cảnh cụ thể và quy định cấp tỉnh là rất quan trọng đối với hoạt động của các doanh nghiệp địa phương. Đối với công ty XYZ, việc hiểu rõ và cập nhật kịp thời các quy định cấp tỉnh không chỉ giúp họ tối ưu thuế và phí, mà còn đảm bảo kế hoạch tài chính đúng đắn cho dự án của mình. |