Hàng năm các doanh nghiệp đều tổ chức cho các nhân viên đi tham quan nghỉ mát định kỳ 1-2 lần trong năm như một sự khích lệ động viên đội ngũ công nhân viên cố gắng làm việc làm tăng tính đoàn kết tình đồng nghiệp gắn bó hơn. Cùng Kế toán Việt Hưng tìm hiểu cách lập hồ sơ chi phí, quy định – hạch toán & mẫu quyết định cho nhân viên đi nghỉ mát qua bài viết ngay sau đây.
1. Lập hồ sơ chi phí nghỉ mát cho nhân viên
Hồ sơ quy định của doanh nghiệp:
– Hợp đồng lao động
– Thỏa ước lao động tập thể
– Quy chế tài chính của Công ty
Bộ hồ sơ chứng từ thanh toán
(1) Doanh nghiệp tổ chức thành đoàn cho nhân viên đi nghỉ mát:
– Quyết định của Giám đốc về việc đi nghỉ mát cụ thể số ngày nghỉ được phép, thời gian nghỉ, phê duyệt kinh phí.
– Dự toán kinh phí nghỉ mát
– Bảng kê danh sách người lao động được tham gia đi nghỉ mát có ký tên đầy đủ
– Các hóa đơn tiền phòng, ăn uống, dịch vụ vui chơi, vé máy bay, tàu xe,… thời gian trên hóa đơn phải trùng với thời gian đi du lịch nghỉ mát, các khoản chi không được vượt dự toán kinh phí nghỉ mát.
– Giấy báo nợ/UNC nếu thanh toán bằng chuyển khoản. Nếu giá trị thanh toán ghi trên hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
(2) Doanh nghiệp trích quỹ chi phí nghỉ mát chi tiền mặt cho nhân viên:
– Quyết định của Giám đốc về việc đi nghỉ mát cụ thể số ngày nghỉ được phép, thời gian nghỉ, phê duyệt kinh phí.
– Dự toán kinh phí nghỉ mát
– Bảng kê danh sách nhận tiền nghỉ mát (nếu chi bằng tiền)
– Bảng kê danh sách người lao động được tham gia đi nghỉ mát có ký tên đầy đủ
– Giấy báo nợ/UNC nếu thanh toán bằng chuyển khoản.
2. Chi nghỉ mát cho nhân viên có được tính chi phí hợp lý
Chi nghỉ mát cho nhân viên có được khấu trừ khi tính thuế TNDN:
“Từ kỳ tính thuế năm 2014 Công ty có chi các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động như: cưới hỏi, ốm đau, thai sản, ma chay cho bản thân và gia đình người lao động; chi phí tổ chức họp mặt và giao lưu cuối năm giữa các nhân viên trong toàn Công ty, chi nghỉ mát cho người lao động…nếu có hóa đơn chứng từ chi theo quy định của pháp luật (trường hợp ký hợp đồng với các Công ty dịch vụ tổ chức cho cán bộ công nhân viên đi nghỉ mát thì phải có hóa đơn hợp pháp và phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt ( nếu giá trị thanh toán ghi trên hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên)) và tổng số các khoản chi có tính chất phúc lợi nêu trên không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm 2014 thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.” (Công văn 11819/CT-TTHT ngày 31/12/2014 của Cục thuế TP. HCM) |
Các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động vào chi phí hợp lý thì cần:
- Hợp đồng kinh tế
- Bảng kê danh sách người lao động được tham gia đi nghỉ mát
- Quyết định của Giám đốc về việc đi nghỉ mát, phê duyệt kinh phí
- Các hóa đơn tiền phòng, ăn uống…, nếu là đơn vị cung cấp dịch vụ cho công ty thì phải thể hiện trên văn bản (Nếu giá trị thanh toán ghi trên hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt)
Chi nghỉ mát cho nhân viên có khấu trừ thuế GTGT:
“Căn cứ các hướng dẫn trên, trường hợp doanh nghiệp có khoản chi phúc lợi mà người lao động được thụ hưởng trực tiếp thì khoản chi đó được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế đối với khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động nếu có đầy đủ hóa đơn chứng từ và tổng số chi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế theo quy định, đồng thời doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đối với những khoản chi phúc lợi tương ứng với khoản tiền được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nêu trên nếu đáp ứng được các điều kiện về khấu trừ theo quy định.” (Theo Công văn 4005/TCT-CS ngày 29/09/2015 của Tổng cục thuế gửi Cục Thuế tỉnh Đồng Nai) |
3. Cách hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên
3.1 Khoản chi phí doanh nghiệp không có trích lập quỹ khen thưởng phúc lợi
Khoản chi phí này doanh nghiệp có thể hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng:
Nợ TK 641/642
Nợ TK 133
3.2 Khoản chi phí doanh nghiệp có trích lập quỹ khen thưởng phúc lợi
– Trong năm khi tạm trích quỹ khen thưởng, phúc lợi, ghi:
Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối.
Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532, 3534).
– Cuối năm, xác định quỹ khen thưởng, phúc lợi được trích thêm, ghi:
Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối.
Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531, 3532, 3534).
– Tính tiền thưởng phải trả cho công nhân viên và người lao động khác trong doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531).
Có TK 334 – Phải trả người lao động.
– Dùng quỹ phúc lợi để chi trợ cấp khó khăn, chi cho công nhân viên và người lao động nghỉ mát, chi cho phong trào văn hóa, văn nghệ quần chúng, ghi:
Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532).
Có các TK 111, 112.
4. Mẫu quyết định cho nhân viên đi nghỉ mát
—————————o0o————————- Căn cứ theo Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty……………………………………… Chức năng quyền hạn của Giám đốc. QUYẾT ĐỊNH Về việc đi nghỉ mát năm … Điều 1. Quyết định những cán bộ, công nhân viên được đi nghỉ mát: – Những cán bộ, công nhân viên được liệt kê trong: Bảng kê danh sách người lao động được tham gia đi nghỉ mát của Công ty. Điều 2. Thời gian, địa điểm đi nghỉ mát: – Thời gian: 4 ngày 3 đêm: Từ Sáng ngày 16/7/20xx, đến Chiều 19/7/20xx. – Địa điểm: Bãi biển Cửa Lò Điều 3: Kinh phí dự kiến: – Kinh phí dự kiến: …………………. VNĐ. Cụ thể như sau: – Giá tour là: ………………………../người. – Có xxx người sẽ được đi nghỉ mát. – Công ty sẽ hỗ trợ toàn bộ chi phí trên cho tất cả các nhân viên trong công ty (Những người được đi nghỉ mát trong Danh sách). Những nhân viên có người nhà đi kèm sẽ tự chịu về chi phí của người nhà đi kèm. Điều 4. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Tất cả các phòng ban của Công ty có trách nhiệm thông báo cho toàn bộ Nhân viên để chuẩn bị
|
Trên đây tải mẫu quyết định cho nhân viên đi nghỉ mát mà Kế toán Việt Hưng muốn chia sẻ mong rằng sẽ hữu ích cho các bạn xem – Tham gia ngay khoá học kế toán Online 1 kèm 1 CAM KẾT chất lượng đầu ra KHÔNG HIỆU QUẢ HOÀN PHÍ bề dày kinh nghiệm 15 năm trong ngành đào tạo dạy học Online cho hơn 20.000 học viên toàn quốc.
