Hướng dẫn chi tiết các nghiệp vụ kế toán vận tải

Mỗi ngành lại có những nghiệp vụ kế toán đặc thù riêng và từ đó kế toán phải linh hoạt vận dụng những chuyên môn của mình để phù hợp với ngành đó. Vậy trong các công ty vận tải thì kế toán vận tải có gì khác biệt so với các ngành khác. Chúng ta cùng theo dõi bài viết dưới đây của kế toán Việt Hưng nhé. 

1. Nhiệm vụ của kế toán vận tải 

– Nhập chứng từ chi hộ vận tải, làm hàng logistic.

– Nhập sổ theo dõi vận chuyển hàng hóa.

– Lập sổ, theo dõi kế toán nội bộ trong công ty

– Đối với hoạt động vận tải: Theo dõi được doanh thu, chi phí, lãi lỗ từng đầu xe

– Đối với hoạt động kinh doanh phương tiện vận tải: Theo dõi được doanh thu, giá vốn và lãi lỗ từng phương tiện kinh doanh

– Đối với hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa: Theo dõi lịch trình, thời gian bảo dưỡng của từng xe, chi phí từng lần sửa chữa

– Theo dõi doanh thu, chi phí, lỗ lãi của từng mảng kinh doanh

– Theo dõi lịch trình, thời gian bảo dưỡng, chi phí bảo dưỡng của từng xe.

– Hỗ trợ các thủ tục: Hải quan, kho bãi, cảng vụ…

– Quản lý giám sát việc vận chuyển hàng hóa bằng sổ sách và thực tế.

– Làm báo cáo, theo dõi công nợ.

– Quản lý, làm việc với các đối tác vận tải;

– Lập Kế hoạch, điều độ vận tải;

– Lập bảng kê vận chuyển, xuất hóa đơn, theo dõi thu hồi công nợ.

– Lập bảng tính lương tài xế hàng tháng.

2. Các nghiệp vụ chi tiết của kế toán vận tải 

Thực hiện ghi nhận chi phí trực tiếp 

* Chi phí xăng xe

– Tàixế lái xe nộp lại các phiếu mua xăng cho phòng kế toán mỗi khi kết thúc ca hoặc định kỳ theo quy định của công ty.

– Đơn vị cung cấp xăng gửi bảng kê tiền xăng từng ngày theo từng đầu xe

– Phòng kế toán kiểm tra đối chiếu với bảng kê, đối chiếu với số xăng dầu tiêu hao của từng xe trên cơ sở định mức tiêu hao nhiên liệu và quãng đường

– Hạch toán chi phí xăng:

Nợ TK154

Có TK331, 111. (Chi tiết cho từng đầu xe, hay từng hợp đồng)

* Chi phí lương lái xe

– Kế toán xác định doanh thu khi lái xe kết thúc ca

– Kế toán vận tải thực hiện đối chiếu với bảng định mức doanh thu để tính lương cho từng ca. Bảng định mức doanh thu để tính lương. Có thể tính trực tiếp tiền lương của từng lái xe,hoặc phân bổ nếu không tính lương trực tiếp cho từng lái xe được

– Hạch toán lương lái xe:

Nợ TK154

Có TK334 chi tiết cho từng đầu xe và nhân viên lái xe

* Chi phí sửa chữa

– Kế toán vận tải hạch toán trực tiếp cho từng đầu xe, hoặc hợp đồng. Việc sửa chữa, thay thế thiết bị cũng được theo dõi theo từng đầu xe và quãng đường thực hiện để tính định mức thay thế lốp, phụ tùng khác cho từng xe

– Định khoản:

Nợ TK154

Có TK111, 112 chi tiết theo từng đầu xe, nhân viên lái xe

* Chi phí khấu hao

– Hạch toán trực tiếp cho từng xe, hoặc phân bổ cho từng hợp đồng

– Định khoản:

Nợ TK154

Có TK214 chi tiết theo từng đầu xe, nhân viên lái xe

* Chi phí khác

– Hạch toán:

 Nợ TK642,641

Có TK111, 112 chi tiết theo từng đầu xe, nhân viên lái xe, hay phân bổ cho từng hợp đồng

Kế toán vận tải thực hiện ghi nhận doanh thu trực tiếp 

Hạch toán:

 Nợ TK111,112,131

 Có TK513,3331 chi tiết cho từng xe, từng hợp đồng

Kế toán ghi nhận chi phí gián tiếp và phân bổ 

– Các chi phí gián tiếp bao gồm: Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp (hạch toán thông thường) – Không ghi nhận chi tiết

– Phân bổ cho từng mảng kinh doanh, từng xe để xác định lãi lỗ của từng mảng kinh doanh, từng hợp đồng, hoặc từng đầu xe

Xác định kết quả hoạt động vận tải 

3. Ví dụ quy trình cung ứng cơ bản tại một công ty vận tải

Quy trình giao nhận cơ bản

(1) Nhận lịch xuất hàng

Công việc kiểm tra hàng lần cuối được tiến hành khi người kiểm tra hàng lần cuối nhận được lịch xuất hàng từ Giám đốc hay các bộ phận có liên quan.

(2) Chuẩn bị kiểm tra

(3) Chọn mẫu

Số lượng mẫu dựa theo tiêu chuẩn ISO 2859 AQL 2.5

Mẫu được chọn ngẫu nhiên

Ví dụ: Đối với việc giao hàng bình thường của một lô hàng là 1250 cái, số mẫu cần lấy để kiểm tra là 50 cái và mức độ kiểm tra cấp 1 được tiến hành.

Nếu số lượng không hợp quy cách là 3 cái hoặc ít hơn thì lô hàng đó được chấp nhận

Nếu số lượng không hợp quy cách là 4 cái hoặc nhiều hơn thì lô hàng đó không được chấp nhận và phải thực hiện kế hoạch khắc phục hàng không đạt chất lượng.

Sau khi lô hàng được khắc phục thì mức độ 2 sẽ được sử dụng. Trong 1250 cái thì 125 mẫu sẽ lấy ra để kiểm tra. Nếu số lượng không phù hợp quy cách là 5 cái hoặc ít hơn thì lô hàng chấp nhận được

(4) Kiểm tra Kiểm tra từ ngoài vào trong theo thứ tự lần lượt từng sản phẩm

• Kiểm tra bên ngoài: kiểm tra thùng carton, pallet, nhãn FP( cả mã vạch), kích thước carton, pallet, đóng gói…
• Kiểm tra bên trong: kiểm tra cách gói chi tiết, đảm bảo cách thức đóng gói bảo vệ sản phẩm và đúng yêu cầu kỹ thuật.
• Kiểm tra chi tiết: kiểm tra số lượng, nhãn hàng, kích thước, màu sắc, bề mặt, men rạn nứt…

(5) Lô hàng bị giữ

Lô hàng bị giữ lại khi số lỗi được phát hiện trong quá trình kiểm tra vượt quá lỗi cho phép của AQL 2.5. Treo bảng:” Hàng chờ xử lý”.

(6) Kiểm tra 100% chờ sửa chữa

Trên cơ sở biên bản kiểm tra hàng lần cuối, bộ phận KCS tiến hành kiểm tra lại toàn bộ lô hàng bị giữ đó, lập kế hoạch khắc phục hàng không đạt chất lượng và tiến hành kiểm tra, sửa chữa hoặc thay thế sản phẩm mới.

Tiến hành đóng kiện lại để tiến hành kiểm tra sản phẩm theo AQL 2.5 mức độ 2.

(7) Kiểm tra sản phẩm cấp 2

Được tiến hành tương tự như kiểm tra sản phẩm theo cấp độ 1

(8) Lưu kho chờ xuất

Nếu lô hàng kiểm tra được chấp nhận, người kiểm tra phải treo bảng” hàng kiểm đạt”

Hàng phải được di chuyển đến:” khu vực kiểm hàng đạt”

Bộ phận xuất hàng sẽ tiến hành sắp xếp các kiện hàng sao cho thuận tiện lên hàng và di chuyển đến khu vực chờ xuất.

(9) Nhận container/ truck

Khi nhận lịch xuất hàng, nhân viên giao nhận sẽ book container/ truck ở hãng tàu vả nhận container/ truck rỗng.

Khi container/ truck vận chuyển đến doanh nghiệp, nhân viên công ty tiến hành kiểm tra container/ truck, seal, nếu đủ tiêu chuẩn sẽ tiến hành nhận.

(10) Kiểm tra container/ truck rỗng

Người có trách nhiệm trong bộ phận kiểm tra hàng lần cuối sẽ tiến hành xác nhận loại container , số container, số seal.

Tiến hành kiểm tra theo thứ tự từ ngoài vào trong theo yêu cầu của các bản kiểm tra và phải kết luận cho biết có đủ điều kiện đóng hàng xuất khẩu hay không.

(11) Sửa chữa

Trong quá trình kiểm tra, nếu thấy có những tiêu chuẩn không đạt yêu cầu cho việc xuất hàng, người kiểm tra phải yêu cầu bên cấp container/ truck tiến hành sửa chữa để đảm bảo yêu cầu cho việc xuất hàng

(12) Kiểm tra lại

Sau khi tiến hành sửa chữa, người kiểm tra container sẽ tiến hành kiểm tra lại theo yêu cầu của bản kiểm tra và kết luận container có đủ điều kiện xuất hàng hay không

(13) Trả lại

Khi container/ truck không đạt được các tiêu chuẩn trong bản kiểm tra mặc dù đã qua sửa chữa.

Trong trường hợp này, bên hãng tàu phải tiến hành cấp container/ truck khác cho doanh nghiệp hoặc có những biện pháp thỏa thuận, giải quyết khác.

(14) Lên hàng

Sau khi kiểm tra container/ truck đạt yêu cầu cho việc xuất hàng, người phụ trách lên hàng hướng dẫn người lái xe di chuyển đến khu vực hàng xuất để tiến hành lên hàng.

Người phụ trách lên hàng phải tiến hành sắp xếp các pallet sao cho có thể lên hàng một cách dễ dàng và chất được các loại hàng theo yêu cầu của packinglist.

Chuẩn bị xe nâng, nhân sự phục vụ cho việc lên hàng.

Tiến hành lên hàng theo thứ tự từ trong ra ngoài container.

Đối với hàng carton, người phụ trách lên hàng hướng dẫn các nhân viên chất lên các pallet và dùng dây bụôc lại để đảm bảo hàng hóa an toàn trong quá trình vận chuyển.

(15) Kiểm tra lên hàng

Người kiểm tra lên hàng phải thực hiện các công việc sau:

+ Ghi lại hàng hóa, vị trí lên hàng trên container.

+ Kiểm tra xe trong quá trình lên hàng, hàng có bị chèn gây vỡ, bể hay làm hư hỏng bao bì hay không.

+ Kiểm tra điều kiện thời tiết lên hàng. Tuy nhiên, với mặt hàng Gốm sứ và điều kiện lên hàng trong nhà thì điều kiện thời tiết không ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm và tiến trình lên hàng.

+ Kiểm tra các pallet lên hàng có bị nghiêng hay không, nếu nghiêng phải yêu cầu nhân viên khắc phục mới cho phép tiếp tục lên hàng.

+ Kết luận quá trình lên hàng

(16) Kiểm tra chứng từ

Để đảm bảo cho việc xuất hàng, người kiểm tra hàng lần cuối phải tiến hành kiểm tra chứng từ: packinglist, container, biên bản bàn giao xem có đầy đủ hay không.

(17) Sửa chữa

Sau khi kiểm tra chứng từ, nếu phát hiện có sai sót gì, người kiểm tra phải yêu cầu sửa chữa hay làm lại cho phù hợp với yêu cầu xuất hàng.

(18) Xuất hàng

Sau khi lên hàng, kiểm tra chứng từ và có kết luận của người kiểm tra đồng ý cho xuất hàng thì tiến hành vận chuyển hàng đến cảng

Quy trình cụ thể thực tế

VD: Khách hàng mang xe ra văn phòng Cty vận tải làm giao nhận cụ thể lập biên bản giao nhận sau đó chuyển đi TP. Hồ Chí Minh

Trên đây là hướng dẫn chi tiết các nghiệp vụ của kế toán vận tải. Nếu bạn đang hoặc sắp vào các doanh nghiệp vận tải thì nên nắm vững kiến thức này để không sai sót trong quá trình làm việc nhé.