Thủ tục hồ sơ sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì? Là giấy xác nhận của tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ thuế. Cùng Kế toán Việt Hưng tìm hiểu chi tiết thủ tục hồ sơ tiến hành sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN qua bài viết ngay dưới đây.

chứng từ khấu trừ thuế tncn
Thủ tục hồ sơ sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN cấp khi nào?

a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

b) Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:

b.1) Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ 15: Ông Q ký hợp đồng dịch vụ với công ty X để chăm sóc cây cảnh tại khuôn viên của Công ty theo lịch một tháng một lần trong thời gian từ tháng 9/2013 đến tháng 4/2014. Thu nhập của ông Q được Công ty thanh toán theo từng tháng với số tiền là 03 triệu đồng. Như vậy, trường hợp này ông Q có thể yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ theo từng tháng hoặc cấp một chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến tháng 12/2013 và một chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến tháng 04/2014.

b.2) Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ 16: Ông R ký hợp đồng lao động dài hạn (từ tháng 9/2013 đến tháng hết tháng 8/2014) với công ty Y. Trong trường hợp này, nếu ông R thuộc đối tượng phải quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế và có yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ thì Công ty sẽ thực hiện cấp 01 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến hết tháng 12/2013 và 01 chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến hết tháng 8/2014.

2. Thủ tục hồ sơ tiến hành sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN

2.1 Trường hợp tự đặt in chứng từ khấu trừ thuế TNCN

a. Điều kiện để tổ chức, cá nhân được phép in chứng từ khấu trừ thuế

– Đơn vị, cá nhân phải có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật.

– Đơn vị, cá nhân bắt buộc đã đăng ký thuế và có mã số thuế

– Đơn vị, cá nhân phải có trang thiết bị máy tính và phần mềm bảo vệ

– Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế từ 02 lần trở lên Trong thời gian 01 năm trở về trước

Căn cứ theo Điều 3 Thông tư 37/2010/TT-BTC thì:

+ Đơn vị trả thu nhập đủ điều kiện được tự in và phải đăng ký mẫu “Chứng từ khấu trừ tự in”

+ Đơn vị gửi đơn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN và phải được sự chấp thuận của cơ quan thuế.

  Mẫu số (form No):

Ký hiệu (Serial No):

Số (No):

 
TÊN TỔ CHỨC TRẢ THU NHẬP

——-

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

———

SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM

Independence – Freedom – Happiness

CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN

(Liên 1: Lưu)

CERTIFICATE OF PERSONAL INCOME TAX WITHHOLDING

(Original 1: For checking)

I. THÔNG TIN TỔ CHỨC TRẢ THU NHẬP (Information of the income paying organization)

[01] Tên tổ chức trả thu nhập (Name of the income paying organization): ……………………………………………………………………………………………………………………………….

[02] Mã số thuế:

(Tax identification number)

                           

[03] Địa chỉ (Address):

[04] Điện thoại (Telephone number):

II. THÔNG TIN NGƯỜI NỘP THUẾ (Information of taxpayer)

[05] Họ và tên (Full name):…………………………………………………………………………………..

[06] Mã số thuế:

(Tax identification number)

                           

[07] Quốc tịch (Nationality):………………………………………………………………………………….

[08] Cá nhân cư trú (Resident individual)  [09] Cá nhân không cư trú (Non-resident individual)

[10] Địa chỉ hoặc điện thoại liên hệ (Contact Address or Telephone Number): ………………………………………………………………………………………………………………………………..

Trường hợp không có mã số thuế thì ghi thông tin cá nhân theo 2 chỉ tiêu [11] & [12] dưới đây:

If Taxpayer does not have Tax identification number, please fill in 2 following items [11] & [12] :

[11] Số CMND hoặc số hộ chiếu (ID/Passport Number): …………………………………………………

[12] Nơi cấp (Place of issue):…………………………………..[13] Ngày cấp (Date of issue):…………………………….

III. THÔNG TIN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN KHẤU TRỪ (Information of personal income tax withholding)

[14] Khoản thu nhập (Type of income): …………………………………………………………………………..

[15] Thời điểm trả thu nhập (Time of income payment): tháng (month) ………… năm (year): ……….

[16] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ (Total taxable income to be withheld): …………………….

[17] Tổng thu nhập tính thuế (Total tax calculation income)

[18] Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ (Amount of personal income tax withheld): ……………….

……, ngày (date)…… tháng (month)…… năm (year) ………

ĐẠI DIỆN TỔ CHỨCTRẢ THU NHẬP

(Income paying organization)

Ký, đóng dấu (ghi rõ họ, tên và chức vụ)

(Signature, seal, full name and designation)

> TẢI VỀ 

 b. Thủ tục đăng ký mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in

Tổ chức trả thu nhập có nhu cầu sử dụng chứng từ khấu trừ tự in phải nộp hồ sơ cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý. Hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ sau:

– Công văn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ tự in (theo mẫu đính kèm Thông tư này).

– Mẫu chứng từ khấu trừ dự kiến tự in theo đúng hướng dẫn tại Điều 2 Thông tư 37/2010/TT-BTC

– Giấy chứng nhận đăng ký thuế có xác nhận sao y bản chính của tổ chức trả thu nhập;

– Giải pháp kỹ thuật in chứng từ khấu trừ từ máy tính.

=> Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo chấp thuận của Cục thuế tỉnh, thành phố, tổ chức trả thu nhập phải thông báo phát hành chứng từ khấu trừ tại trụ sở làm việc của mình. Thông báo phát hành chứng từ khấu trừ phải nêu rõ về hình thức, kích thước, lô gô của mẫu chứng từ khấu trừ.

c. Báo cáo về việc sử dụng chứng từ khấu trừ tự in

  • Hàng quý thực hiện báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ (theo phụ lục đính kèm Thông tư này) chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau.
  • Tổ chức trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ khi sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu, phá sản, ngừng hoạt động, phải báo cáo quyết toán sử dụng chứng từ khấu trừ đã phát hành với cơ quan thuế nơi đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ trong thời hạn chậm nhất là 05 ngày làm việc, kể từ ngày có quyết định sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu, phá sản, ngừng hoạt động.

2.2 Trường hợp mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Khi không đủ điều kiện hoặc không được cơ quan Thuế chấp thuận việc tự in chứng từ khấu trừ thì cần đăng ký mua tại cơ quan Thuế

a. Thủ tục đăng ký mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN

– 1 bản: Mẫu số 07/CTKT-TNCN | Đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/06/2015)

Cách ghi:

+ Điền: Tên Cục thuế hoặc chi cục thuế quản lý trực tiếp

+ Điền: Tên doanh nghiệp

+ Điền: Mã số thuế doanh nghiệp

+ Điền: Địa chỉ doanh nghiệp

+ Điền: Số điện thoai, fax (nếu có)

Mẫu số: 07/CTKT-TNCN

(Ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày

15/6/2015 của Bộ Tài chính)

 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

 ———————————–

ĐƠN ĐỀ NGHỊ

CẤP CHỨNG TỪ KHẤU TRỪ THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN

 

Kính gửi: …………………………………………………………………………………………………………………………………..

 

1. Tên tổ chức, cá nhân trả thu nhập: ………………………………………………………………………………………

2. Mã số thuế:                            

3. Địa chỉ: …………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………

4. Số điện thoại: …………………… ………………5. Số fax: …………………………………………………………..

6. Số tài khoản: ……………………………….…………7. Nơi mở tài khoản: …………………………………

Theo quy định của Luật Thuế thu nhập cá nhân, Luật sửa đổi một số điều Luật Thuế thu nhập cá nhân và các văn bản hướng dẫn thi hành, căn cứ vào tình hình thực tế tại đơn vị, đề nghị cơ quan thuế cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho tôi (đơn vị chúng tôi).

 Tôi (đơn vị chúng tôi) chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo đúng các quy định hiện hành về quản lý và sử dụng ấn chỉ thuế./.

 

….., ngày …… tháng …… năm …..

NGƯỜI ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP

CỦA TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRẢ THU NHẬP

Ký, ghi rõ họ tên; chức vụ và đóng dấu (nếu có)

TẢI VỀ

 – 1 bản: Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới nhất (do sở kế hoạch và đầu tư tỉnh cấp)

– 1 bản: Chứng minh thư photo (hoặc thẻ căn cước công dân) công chứng của người đi mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN (kèm theo CMND/Căn cước bản gốc đối chiếu khi mua)

– 1 bản: Giấy giới thiệu của Công ty cử cá nhân đại diện đi mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN

b. Nộp chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở đâu?

  • Phòng ấn chỉ Chi cục thuế quản lý Doanh nghiệp
  • Mỗi loại 1 bản
  • Nhận Phiếu xuất ấn chỉ (có chữ ký của trưởng phòng Ấn Chỉ và đóng dấu treo của Cục thuế /Chi cục thuế.

=> Cấp 01 quyển chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Một cuốn chứng từ khấu trừ thuế TNCN có 50 số, mỗi số có 2 liên: Liên 1 – Báo soát và Lưu & Liên 2 – Giao cho người nộp thuế (cá nhân được khấu trừ thuế)

chứng từ khấu trừ thuế tncn
Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN của cơ quan thuế

c. Hướng dẫn viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN

I. THÔNG TIN TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRẢ THU NHẬP:

[01] Tên tổ chức, cá nhân trả thu nhập: Ghi tên in hoa tổ chức trả thu nhập

[02] Mã số thuế: Ghi mã số thuế của tổ chức trả thu nhập

[03] Địa chỉ: Ghi địa chỉ của tổ chức trả thu nhập

[04] Điện thoại: Ghi số điện thoại của tổ chức trả thu nhập

II. THÔNG TIN NGƯỜI NỘP THUẾ:

[05] Họ và tên: Ghi chữ in hoa theo tên trên chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu

[06] Mã số thuế: Ghi đầy đủ mã số thuế của người nộp thuế như trên Thông báo mã sô thuế do cơ quan thuế cấp.

[07] Quốc tịch: Ghi Quốc tịch của người nộp thuế

[08], [09] Đánh dấu “x” vào ô tương ứng là cá nhân cư trú hoặc không cư trú

[10] Địa chỉ hoặc điện thoại liên hệ: Ghi địa chỉ hoặc số điện thoại để thuận tiện cho việc liên hệ giữa cơ quan thuế và người nộp thuế

[11] Số CMND hoặc số hộ chiếu:

[12] Nơi cấp: …… [13] Ngày cấp: Ghi theo trên CMND hoặc hộ chiếu

III. THÔNG TIN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN KHẤU TRỪ:

[14] Khoản thu nhập: Ghi rõ loại thu nhập các nhân nhận được (thu nhập từ tiền lương tiền công, thu nhập từ kinh doanh từ đầu tư vốn,…)

[15] Thời điểm trả thu nhập: Là thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập của tháng trong năm dương lịch. Trường hợp chi trả thu nhập trong khoảng thời gian thì phải ghi từ tháng nào đến tháng nào.

Ví dụ: Công ty A chi trả thu nhập cho cá nhân B từ tháng 2 đến 4 năm 2016 thì ghi: “2,3,4 năm 2016”

[16] Tổng thu nhập chịu thuế đã trả: Ghi tổng số thu nhập chịu thuế đã chi trả cho cá nhân đó (là tổng thu nhập chưa trừ các khoản giảm trừ như giảm trừ gia cảnh, đóng bảo hiểm, từ thiện, nhân đạo,…)

Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập – Các khoản được miễn thuế (Không phải khoản giảm trừ )

[17] Số thuế TNCN đã khấu trừ: Là số tiền thuế TNCN mà DN đã khấu trừ của cá nhân đó (là số tiền thuế đã khấu trừ theo biểu lũy tiến hoặc tỷ lệ 10%)

[18] Số thu nhập cá nhân còn được nhận: [(16)-(17)]: Là số tiền mà cá nhân đó còn nhận được

d. Báo cáo về việc sử dụng chứng từ khấu trừ mua

Tại Điểm 3, Phần thứ ba, Quyết định 440/QĐ-TCT ngày 14/3/2013 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế) quy định:
“Báo cáo tình hình sử dụng biên lai thuế, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của tổ chức trả thu nhập (mẫu CTT25/AC); thời hạn gửi báo cáo: chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau.”
Đơn vị, cá nhân thu: KẾ TOÁN VIỆT HƯNG

MST: 0106145319

Mẫu CTT25/AC

Số: 01/20XX

BẢNG KÊ CHỨNG TỪ 

Quý 1 năm 20XX

Ký hiệu mẫu Tên biên lai Ký hiệu Từ số đến số Số sử dụng Số xóa bỏ Số mất, cháy Cộng
1 2 3 4 5 6 7 8
CTT78  Chứng từ khấu trừ thuế TNCN AH/20XX 8901 – 8905  4 1

(8902) 

0 5
               
               
               
             

Cộng: 5

Ghi chú: Cột 4, 5 ghi chi tiết từng số xóa bỏ, mất cháy

Hà Nội, Ngày 29 tháng 04 năm 20XX

Tổ chức, cá nhân sử dụng biên lai

(Ký, ghi rõ họ, tên)

Cách ghi:

[1] Ghi theo Mẫu số trên Chứng từ khấu trừ thuế TNCN

[2] Tên “Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân”

[3] Ghi theo ký hiệu trên Chứng từ khấu trừ thuế TNCN

[4] Trong quý bắt đầu sử dụng từ số nào thì bắt đầu từ số đó, và đến số cuối cùng trong quý sử dụng.

[5] Những số đã sử dụng (Không bao gồm: Xóa bỏ, mất ..)

[6] Những số xóa bỏ (Phải ghi chi tiết từng số xóa bỏ)

[7] Những số mất cháy (Phải ghi chi tiết từng số mất cháy)

3. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN bị sai

TRƯỜNG HỢP TỰ IN: Sai nội dung

(1) Chưa giao cho người nộp thuế: Cần hủy bỏ chứng từ khấu trừ thì gạch chéo để huỷ bỏ và phải lưu đầy đủ các liên của số chứng từ khấu trừ.

(2) Đã được lập và giao cho người nộp thuế: Phải lập lại chứng từ khấu trừ thay thế thì tổ chức trả thu nhập phải

  • Lập biên bản ghi rõ nội dung sai, số, ngày chứng từ khấu trừ đã lập sai có chữ ký xác nhận của người nhận thu nhập,
  • Yêu cầu người có thu nhập nộp lại liên chứng từ đã lập sai (liên giao cho người bị khấu trừ) cho tổ chức trả thu nhập để lưu cùng với biên bản.

-> Sau khi đã thu hồi chứng từ khấu trừ lập sai, tổ chức trả thu nhập lập chứng từ khấu trừ mới thay thế để giao cho người nộp thuế và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về số chứng từ khấu trừ huỷ bỏ.

TRƯỜNG HỢP MUA CHỨNG TỪ PHÍA CƠ QUAN THUẾ:

(1) Chưa đưa cho người nộp thuế: Gạch chéo để xóa bỏ và phải lưu đầy đủ 3 liên của chứng từ khấu trừ.

(2) Đã giao cho người nộp thuế: Tổ chức trả thu nhập phải lập biên bản thu hồi chứng từ khấu trừ (ghi rõ nội dung sai sót, số, ngày chứng từ đã lập sai, có chữ ký xác nhận của người có thu nhập). Người nộp thuế sẽ nộp lại liên 2 đã lập sai cho tổ chức trả thu nhập để lưu lại quyển sau này giải trình với cơ quan thuế. Sau đó tổ chức trả thu nhâp lập chứng từ khấu trừ mới để giao cho người nộp thuế.

XEM THÊM: Hơn 60 Khoá học kế toán chuyên sâu đa lĩnh vực ngành nghề

chứng từ khấu trừ thuế tncn
     Nhấn đăng ký

Trên đây là Thủ tục hồ sơ sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN mà Kế toán Việt Hưng đặc biệt chia sẻ đến các bạn đọc mong rằng sẽ hữu ích trong quá trình làm nghề. Tham gia ngay trải nghiệm Khoá học kế toán Online liền những điều thú vị từ phía các bậc thầy kỹ năng nghiệp vụ truyền dạy thực tế như đi làm KHÔNG HIỆU QUẢ hoàn phí học! 

Theo dõi
Thông báo cho
guest
0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận