Quy trình đối chiếu trên VIDAT nên đi theo chuỗi: hóa đơn → đối tượng → ngân hàng → công nợ → kho → sổ kế toán. Mỗi bước phải có điều kiện khớp và hàng đợi ngoại lệ. Cách làm này giúp doanh nghiệp không chỉ nhập nhanh mà còn giải thích được vì sao một con số xuất hiện trên báo cáo.
Chuẩn bị dữ liệu và quy tắc kiểm soát
Trước khi chạy đối chiếu, kế toán cần khóa phạm vi kỳ, sao lưu dữ liệu và thống nhất nguồn nào là nguồn chuẩn cho từng trường thông tin. Hóa đơn điện tử là nguồn chuẩn về số hóa đơn, ký hiệu, ngày và tiền thuế; danh mục kế toán là nguồn chuẩn về mã đối tượng và tài khoản; sao kê ngân hàng là nguồn chuẩn về dòng tiền thực tế; thẻ kho là nguồn chuẩn về biến động số lượng.
| Nhóm dữ liệu | Khóa đối chiếu chính | Ngoại lệ thường gặp |
|---|---|---|
| Hóa đơn | Mã số thuế, số hóa đơn, ngày, tổng tiền | Điều chỉnh, thay thế, sai mã số thuế |
| Ngân hàng | Số tiền, ngày, tài khoản đối ứng, nội dung | Gộp nhiều hóa đơn, chuyển nội bộ, phí ngân hàng |
| Công nợ | Mã khách hàng/nhà cung cấp, chứng từ, hạn thanh toán | Ứng trước, bù trừ, trả hộ |
| Kho | Mã hàng, đơn vị tính, kho, lô | Trùng mã, quy đổi đơn vị, hàng về trước hóa đơn |
Bước 1: Tiếp nhận và phân loại hóa đơn điện tử
VIDAT tiếp nhận dữ liệu hóa đơn mua vào và bán ra, sau đó tách thông tin đầu hóa đơn và chi tiết hàng hóa dịch vụ. Hệ thống có thể gợi ý đối tượng, mã hàng và cách phân loại qua kho hoặc không qua kho.
Kế toán nên tạo ba trạng thái: đủ điều kiện xử lý, cần bổ sung hồ sơ và không ghi nhận. Hóa đơn có thông tin bất thường không được đi thẳng vào sổ chỉ vì phần mềm đọc được dữ liệu.
Bước 2: Chuẩn hóa khách hàng, nhà cung cấp và vật tư
Mã số thuế là khóa tốt để nhận diện doanh nghiệp nhưng không đủ cho mọi tình huống. Một nhà cung cấp có thể có nhiều tài khoản ngân hàng; một mặt hàng có thể xuất hiện với nhiều cách viết. Cần có quy tắc tên thay thế, đơn vị tính quy đổi và người duyệt khi tạo mã mới.
Trên VIDAT, nên ưu tiên ghép vào mã đã tồn tại. Chỉ tạo mới khi đã kiểm tra không trùng. Danh mục sạch là điều kiện để công nợ, kho và báo cáo quản trị không bị chia nhỏ.
Bước 3: Nhập sao kê và nhận diện giao dịch ngân hàng
Nhập sao kê từ Excel hoặc PDF, sau đó tách giao dịch thu, chi, phí và chuyển nội bộ. Hệ thống gợi ý khách hàng hoặc nhà cung cấp dựa trên tên, số tài khoản và nội dung chuyển khoản. Kế toán cần duy trì bảng ánh xạ cho các đối tượng giao dịch thường xuyên.
Không nên dùng số tiền làm khóa duy nhất. Hai hóa đơn có thể trùng số tiền; một khoản thanh toán có thể gộp nhiều hóa đơn; một hóa đơn có thể được trả nhiều lần. Khóa khớp tốt thường là tổ hợp đối tượng, số tiền, khoảng ngày và mã tham chiếu.
Bước 4: Đối trừ công nợ theo nguyên tắc có thể giải thích
Sau khi nhận diện dòng tiền, VIDAT có thể gợi ý đối trừ với khoản phải thu hoặc phải trả. Kế toán nên lưu lại lý do khớp: số hóa đơn, hợp đồng, biên bản đối chiếu hoặc nội dung thanh toán. Với ứng trước và bù trừ công nợ, cần chọn đúng loại nghiệp vụ thay vì ép khớp vào một hóa đơn chưa phát sinh.
Bước 5: Đối chiếu hóa đơn với nhập – xuất kho
Hóa đơn mua hàng qua kho phải liên kết với chứng từ nhập; hóa đơn bán hàng hóa phải có căn cứ xuất kho. Hệ thống có thể nhận diện mặt hàng và hỗ trợ tạo chứng từ, nhưng kế toán vẫn cần kiểm tra kho, thời điểm, đơn vị tính và số lượng.
Ba báo cáo nên xem song song là hàng mua chưa có nhập kho, nhập kho chưa có hóa đơn và hàng bán chưa đủ căn cứ xuất. Đây là các hàng đợi cần xử lý, không phải lỗi để xóa bỏ.
Bước 6: Kiểm tra giá vốn và giá thành
Với thương mại, kiểm tra phương pháp tính giá xuất kho và hàng âm kho. Với sản xuất, gia công hoặc xây dựng, cần kiểm tra nguyên vật liệu, đối tượng tập hợp chi phí, sản phẩm dở dang và tiêu thức phân bổ. VIDAT hỗ trợ cân đối tồn kho và tính giá thành, nhưng định mức và quy tắc phân bổ phải phản ánh quy trình thực tế.
Bước 7: Chốt ngoại lệ trước khi lên báo cáo
Cuối kỳ, không chỉ xem số dư tài khoản. Hãy rà soát danh sách giao dịch chưa nhận diện, hóa đơn chưa khớp ngân hàng, công nợ quá hạn, kho âm, chứng từ chưa duyệt và thay đổi dữ liệu sau thời điểm khóa sổ. Mỗi ngoại lệ phải có người xử lý và thời hạn.
Checklist kiểm soát cuối kỳ trên VIDAT
- Tổng tiền hóa đơn mua vào, bán ra đã đối chiếu với sổ thuế.
- Dòng tiền ngân hàng đã phân loại hết hoặc có danh sách treo được phê duyệt.
- Công nợ chi tiết khớp sổ cái và có giải trình khoản lâu ngày.
- Số lượng kho không âm bất hợp lý; chứng từ nhập – xuất có nguồn gốc.
- Giá vốn, giá thành và phân bổ được chạy sau khi khóa dữ liệu đầu vào.
- Báo cáo tài chính có thể truy ngược về chứng từ và người duyệt.
Nguyên tắc vận hành: tự động hóa có kiểm soát
Phần mềm chỉ nên tự động ghi sổ với giao dịch đáp ứng đủ điều kiện đã định nghĩa và có tỷ lệ khớp cao. Trường hợp thiếu dữ liệu phải đi vào hàng đợi, không tự suy đoán. Doanh nghiệp cần lưu lịch sử thay đổi, phân quyền phê duyệt và kiểm tra mẫu định kỳ.
Đọc tổng quan tại trang phần mềm kế toán VIDAT, xem bảy công việc có thể tự động hóa, hoặc tham khảo cách tra cứu hóa đơn điện tử trước khi thiết kế quy trình tiếp nhận.
Câu hỏi thường gặp về đối chiếu dữ liệu trên VIDAT
Đối chiếu hóa đơn, ngân hàng và kho nhằm mục đích gì?
Mục tiêu là bảo đảm giao dịch có chứng từ hợp lệ, dòng tiền được gắn đúng công nợ, hàng hóa biến động đúng kho và số liệu lên sổ có thể truy ngược.
VIDAT có tự ghi sổ mọi giao dịch ngân hàng không?
Hệ thống có thể nhận diện và gợi ý hạch toán, nhưng giao dịch thiếu thông tin hoặc thuộc nhóm ngoại lệ cần được kế toán kiểm tra trước khi ghi sổ.
Cần chuẩn hóa dữ liệu gì trước khi đối chiếu?
Tối thiểu cần chuẩn hóa mã khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàng hóa, tài khoản ngân hàng, số dư công nợ, kho và quy tắc nhận diện nội dung giao dịch.
Quy trình trên là khung kiểm soát đề xuất, cần điều chỉnh theo ngành nghề, chính sách kế toán và phân quyền của từng doanh nghiệp.
BÀI LIÊN QUAN
7 công việc kế toán có thể tự động hóa bằng phần mềm VIDAT
Chi phí phần mềm kế toán VIDAT: Chọn gói theo ngành nghề
Phần Mềm Kế Toán Hộ Kinh Doanh Miễn Phí – Trung Tâm Kế Toán Việt Hưng
Phần mềm xử lý hóa đơn điện tử VI-VOICE
Chỉ dẫn các bước làm tờ khai thuế môn bài 2020 trên phần mềm HTKK
